Rückstellungen für Ferien- und Zeitsalden einrichten
Mit Rückstellung definieren Payroll und Finanzbuchhaltung, welche Ferien- und Zeitsalden SwissSalary je Lohncode im regulären Lohnlauf bewertet. Das System erzeugt dafür automatisch Lohnposten mit dem Buchungstyp Rückstellung und löst sie im Folgemonat auf; bei der Finanzbuchung erstellt SwissSalary zusätzlich die Gegenbuchung für den ersten Tag des Folgemonats. Richten Sie die periodengerechte Saldenbewertung vor dem ersten produktiv gebuchten Rückstellungslauf ein.
Zweck
- Offene Ferien- und Zeitsalden periodengerecht bewerten.
- Rückstellungsbeträge über die Lohnartenkontierung in die Finanzbuchhaltung übertragen.
- Rückstellungen im Folgemonat automatisch zurückbuchen.
Voraussetzungen
- Die verwendeten Zeitarten und Salden werden über gebuchte Lohnposten in Stunden oder Tagen geführt.
- Die Mitarbeitenden haben den korrekten Lohncode.
- Für positive und negative Salden sind geeignete Lohnarten eingerichtet.
- Die Lohnarten sind nicht vom Berechnungstyp berechnet und verfügen über die erforderliche Fibu- und gegebenenfalls KORE-Kontierung.
- Die Übertragung in die Finanzbuchhaltung ist eingerichtet.
Ablauf
Rückstellungslohnarten vorbereiten
Richten Sie je gewünschter Saldoart Lohnarten für beide Vorzeichen ein:
- Lohnart positiv für einen positiven Saldo;
- Lohnart negativ für einen negativen Saldo.
Dabei wird in der Praxis meist dieselbe Lohnart verwendet und keine zweite erstellt.
Die Rückstellungsberechnung übergibt den Saldo als Menge an die gewählte Lohnart. Ansatz, Berechnungsart und Kontierung der Lohnart bestimmen deshalb den resultierenden Betrag und die Finanzbuchung.
Wichtig
Verwenden Sie keine Lohnart mit dem Berechnungstyp berechnet. SwissSalary bricht die Verarbeitung ab, wenn eine solche Lohnart für die Rückstellung verwendet wird.
Prüfen Sie für beide Lohnarten insbesondere:
- Berechnung und Ansatz;
- Konto und Gegenkonto;
- Buchungsgruppe beziehungsweise Buchungsmatrix;
- Kostenstellen- und Kostenträgerlogik;
- gewünschte Auswirkung auf Lohnbasen und Auswertungen.
Rückstellung einrichten
- Öffnen Sie die Lohnstammdaten.
- Wählen Sie Zugehörig > Rückstellungen.
- Erfassen Sie auf der Seite Rückstellungen je Kombination aus Lohncode und Saldoart eine Zeile.
- Wählen Sie unter Lohncode den betroffenen Lohncode:
- Lohn
- Monatslohn
- Stundenlohn
- Akkordlohn
- Monatslohn LMV
- Wählen Sie unter Saldiert die zu bewertende Saldoart.
- Hinterlegen Sie Lohnart negativ und Lohnart positiv.
- Wählen Sie unter Einheit Stunden oder Tage.
Unter Saldiert stehen folgende Werte zur Verfügung:
- Ferien
- Überstunden
- Angeordnete Mehrarbeit
- Freiwillige Mehrarbeit
- Vorholzeit
- Gleitzeit
- Arbeitszeit
- Sollzeit
- Istzeit
- Nachtarbeit
Beispiel:
- Ferien: Lohnart 7830 = Rückstellung Ferien (Typ = AG Beitrag, Berechnungsart = positiv)
- Überstunden: Lohnart 7840 = Rückstellung Überstunden (Typ = AG Beitrag, Berechnungsart = positiv)
Tipp
Verwenden Sie dieselbe Einheit wie in der fachlichen Saldenführung. Bei Stunden summiert SwissSalary die gebuchte Zeitmenge in Stunden, bei Tage die gebuchte Zeitmenge in Tagen.
Berechnung im Lohnlauf
Beim regulären Lohnlauf sucht SwissSalary für jede Person die Zeilen mit ihrem Lohncode. Für jede eingerichtete Saldoart:
- summiert SwissSalary den gebuchten Saldo der Person;
- berücksichtigt bei Ferien und Kompensationszeit bestimmte Anspruchs- und Austrittskorrekturen;
- wählt abhängig vom Vorzeichen Lohnart positiv oder Lohnart negativ;
- erzeugt bei einem Saldo ungleich null einen Lohnposten mit Buchungsart = Rückstellung.
Ist für das ermittelte Vorzeichen keine Lohnart hinterlegt, erzeugt SwissSalary für diese Zeile keinen Rückstellungsposten.
Die Ferienrückstellung wird wie folgt berechnet: Ferienanspruch bis Ende Abrechnungsmonat, abzüglich Ferienbezug, zuzüglich Saldovortrag Vorjahr, multipliziert mit dem Lohnansatz oder dem Tagesansatz (je nachdem, ob Stunden oder Tage hinterlegt sind). Die Kontierung und die Dimensionen werden berücksichtigt.
Wichtig
Massgebend für die Anzahl Ferien pro Jahr ist bei der Berechnung der Ferienrückstellung der beim Mitarbeitenden hinterlegte Absenzen Anspruch zum Zeitpunkt von Lohn abrechnen.
Beispiel Ferienrückstellung per Ende März:
| Position | Berechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Ferienanspruch für das Jahr (gemäss Absenzen Anspruch) | 200.00 Std. | |
| Ferienguthaben bis Ende März | 200 Std. / 365 Tage × 90 Tage (Januar–März) | 49.32 Std. |
| Abzüglich bezogene Ferien (Januar–März) | −40.00 Std. | |
| Zuzüglich Saldovortrag Vorjahr | +20.00 Std. | |
| Rückstellung per Ende März | 49.32 Std. − 40.00 Std. + 20.00 Std. | 29.32 Std. |
| Rückstellungsbetrag bei einem Lohnansatz von CHF 25.00 | 29.32 Std. × CHF 25.00 | CHF 733.00 |
Ob die Rückstellungslohnart für Ferien (im Beispiel Lohnart 7830 = Rückstellung Ferien) mit dem Lohnansatz oder dem Tagesansatz rechnet, legen Sie auf der Lohnartenkarte im Register Allgemein in den Feldern Lohnansatz und Ansatz pro Stellenprozente fest:
- Rechnen mit dem Lohnansatz: Ansatz pro Stellenprozente ist nicht aktiv.
- Rechnen mit dem Tagesansatz: Ansatz pro Stellenprozente ist aktiv.
Bei Rückstellungen für Über- und Gleitstunden multipliziert SwissSalary den Saldo der Über- beziehungsweise Gleitzeitstunden mit dem beim Mitarbeitenden hinterlegten Lohnansatz und bucht das Ergebnis als Rückstellung.
Hinweis
Die Rückstellungsberechnung wird im regulären Lohnlauf ausgeführt. Akonto- und andere besondere Lauftypen verwenden diesen Verarbeitungsschritt nicht.
Rückstellung prüfen und buchen
- Führen Sie zuerst einen Testlohnlauf für repräsentative Mitarbeitende aus.
- Prüfen Sie positive und negative Salden sowie die verwendete Rückstellungslohnart.
- Kontrollieren Sie Menge, Ansatz, Betrag, Konto, Gegenkonto und Dimensionen.
- Sichten Sie für den definitiven Lohnlauf den Bericht FIBU-Buchungsjournal und aktivieren Sie das Häkchen Zeitsaldo Rückstellungen, damit die Rückstellungszeilen im Journal erscheinen.
- Stimmen Sie die Totale nach Saldoart, Lohnart und Konto ab.
- Buchen Sie den geprüften Lohnlauf.
Bei der Finanzbuchung kennzeichnet SwissSalary Rückstellungszeilen separat. Die ursprüngliche Buchung erhält das gewählte Buchungsdatum. Die automatisch erzeugte Gegenbuchung erhält den ersten Tag des Folgemonats und den negativen Betrag.
Wichtig
Die Gegenbuchung basiert auf dem Buchungsdatum, nicht auf dem Abrechnungsdatum. Prüfen Sie deshalb vor dem Buchen, in welche Finanzperioden Rückstellung und Auflösung fallen.
Besonderheiten
Ferienanspruch
Bei aktiven Mitarbeitenden reduziert SwissSalary den Feriensaldo um den anteiligen Anspruch für den noch nicht abgelaufenen Teil des Kalenderjahrs. Bei Austritten und sofortiger Anspruchskorrektur gelten zusätzliche Korrekturregeln.
Kompensationszeit
Auch bei Vorholzeit berücksichtigt SwissSalary bei aktiven Mitarbeitenden den anteiligen zukünftigen Jahresanspruch. Bei einem Austritt innerhalb des Kalenderjahrs kann eine sofortige Korrektur in die Bewertung einfliessen.
Abstimmung
Wenn das Häkchen Zeitsaldo Rückstellungen im Bericht FIBU-Buchungsjournal deaktiviert ist, blendet der Bericht die Rückstellungszeilen aus. Die Option ist nur sichtbar, wenn Rückstellungszeilen eingerichtet sind und Sie Leseberechtigung darauf haben.
Warnung
Ändern Sie Rückstellungslohnarten oder Einheiten nicht ohne Vergleichsrechnung. Eine Änderung kann alle Mitarbeitenden desselben Lohncodes betreffen und die Abstimmung zwischen Zeitsaldo, Lohnlauf und Finanzbuchhaltung verändern.
Gut zu wissen
- Nutzen Sie eine Lohnart vom Typ berechnet als Rückstellung, bricht die Verarbeitung ab – Ferien- und Zeitsalden fehlen in der Bilanz.
- Hinterlegen Sie nur eine Vorzeichen-Lohnart ohne positiv/negativ, entsteht kein Posten und die Rückstellung bleibt ungebucht.
- Erwarten Sie Rückstellungen in Akonto- oder Sonderläufen, laufen sie nicht – nur der reguläre Lohnlauf bildet sie.
- Ändern Sie Einheit oder Lohnarten ohne Vergleichsrechnung, treffen falsche Beträge alle Personen desselben Lohncodes.