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Istwerte und gebuchte Lohnläufe ins Budget übernehmen

Übertragen Sie gebuchte Lohnläufe als Istposten ins Budget, prüfen Sie den Transferstatus und wiederholen Sie die Übertragung nach Struktur- oder Stellenänderungen.

Voraussetzungen

  • SwissSalary Budget ist eingerichtet (FTE-Berechnung, Ist-Übernahme).
  • Stellen und Budgetstrukturen sind für die Zuordnung der Lohnposten definiert.
  • Die betroffenen Lohnläufe sind in SwissSalary gebucht (bzw. abgerechnet, wenn die automatische Übernahme darauf basiert).

Übertragungsmodell festlegen

In der SwissSalary Budget Einrichtung legen Sie mit dem Feld Berechnung Ist-Lohnarten fest, wann gebuchte Lohnposten als Istposten ins Budget übernommen werden:

Option Verhalten
Manuell Gebuchte Lohnläufe müssen manuell übertragen werden. Sie finden die noch nicht übertragenen Lohnläufe in der Liste Zu übertragende Lohnläufe.
Automatisch beim Abrechnen Die Istposten werden beim Abrechnen des Lohnlaufs in SwissSalary automatisch angelegt.
Automatisch beim Buchen Die Istposten werden beim Buchen des Lohnlaufs in SwissSalary automatisch angelegt.
Hinweis

Bei allen drei Optionen werden Budget-Istposten automatisch gelöscht, wenn ein Lohnlauf in SwissSalary storniert wird. Ein bereits übertragener Lohnlauf kann jederzeit erneut übertragen werden – zum Beispiel nach dem Anlegen neuer Stellen oder nach Strukturanpassungen.

Zu übertragende Lohnläufe finden

Die Seite Zu übertragende Lohnläufe (BdgPayrollLog) ist nur relevant, wenn in der Budget Einrichtung Manuell gewählt wurde. Sie zeigt alle gebuchten Lohnläufe aus SwissSalary, die noch nicht als Istposten ins Budget übertragen wurden.

Zu übertragende Lohnläufe öffnen

  1. Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Zu übertragende Lohnläufe ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

Die Liste zeigt alle Lohnläufe, die noch übertragen werden müssen.

Lohnlauf als Istposten ins Budget übertragen

Sie können einen oder mehrere Lohnläufe gleichzeitig übertragen.

Einen oder mehrere Lohnläufe übertragen

  1. Öffnen Sie die Seite Zu übertragende Lohnläufe.
  2. Markieren Sie die zu übertragenden Lohnläufe. Um mehrere Zeilen auszuwählen, halten Sie die Umschalttaste oder Strg-Taste gedrückt.
  3. Wählen Sie die Aktion Lohnlauf übertragen.
  4. Bestätigen Sie den Vorgang.

Bei der Übertragung:

  • Alle gebuchten Lohnposten des gewählten Lohnlaufs werden gelesen.
  • Für jeden Lohnposten wird geprüft, ob eine Stelle mit passenden Kriterien (Arbeitsort, Abteilung, Funktion, Lohnklasse) vorhanden ist.
  • Die Posten werden als Istposten in SwissSalary Budget geschrieben.
  • Der übertragene Lohnlauf verschwindet aus der Liste Zu übertragende Lohnläufe.
  • Er erscheint nun in der Liste Übertragene Lohnläufe.
Wichtig

Lohnposten, die keiner definierten Stelle zugeordnet werden können, werden zwar übertragen, aber nicht bewertet. Falls noch Stellen fehlen, legen Sie diese zuerst an und übertragen Sie den Lohnlauf anschliessend erneut. Weitere Informationen finden Sie unter Stellen, FTE und Vakanzen budgetieren.

Transferstatus prüfen

Übertragene Lohnläufe anzeigen

Die Seite Übertragene Lohnläufe (BdgPayrollLogPosted) zeigt alle Lohnläufe, die bereits erfolgreich als Istposten ins Budget übertragen wurden.

  1. Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Übertragene Lohnläufe ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.

Die Liste enthält alle Lohnläufe, für die Istposten in SwissSalary Budget vorhanden sind.

Lohnlauf erneut übertragen

Ein bereits übertragener Lohnlauf kann jederzeit erneut übertragen werden. Dies ist in folgenden Situationen notwendig:

  • Sie haben eine neue Budgetstruktur angelegt oder eine bestehende Struktur angepasst.
  • Sie haben nachträglich neue Stellen angelegt und möchten, dass die Posten früherer Lohnläufe der neuen Stelle zugeordnet werden.
  • Die Ist-Lohnposten in SwissSalary wurden korrigiert.
Hinweis

Da gebuchte Lohnposten beim Zeitpunkt der Übertragung einer Stelle zugeordnet werden, ist eine erneute Übertragung immer dann erforderlich, wenn sich die Stellenzuordnungskriterien geändert haben.

Lohnlauf erneut übertragen

  1. Öffnen Sie die Seite Übertragene Lohnläufe.
  2. Markieren Sie den Lohnlauf, den Sie erneut übertragen möchten.
  3. Wählen Sie die Aktion Lohnlauf erneut übertragen.
  4. Bestätigen Sie den Vorgang.

SwissSalary Budget löscht die bestehenden Istposten des gewählten Lohnlaufs und schreibt sie auf Basis der aktuellen Stellen- und Strukturdefinitionen neu.

Automatischen Transfer prüfen und korrigieren

Wenn Sie Automatisch beim Abrechnen oder Automatisch beim Buchen gewählt haben, erscheinen die Lohnläufe direkt nach dem Lohnlauf in der Liste Übertragene Lohnläufe, ohne dass ein manueller Schritt erforderlich ist.

Stellen Sie bei automatischer Übertragung sicher:

  • Alle relevanten Stellen sind vor dem Lohnlauf definiert.
  • Die Strukturen entsprechen dem aktuellen Stand.

Falls eine nachträgliche Korrektur nötig ist, können Sie jeden Lohnlauf über Übertragene Lohnläufe jederzeit erneut übertragen.

Kontrolle in der Budgetschema-Matrix

Nach der Übertragung können Sie die Istposten in der Budgetschema-Matrix prüfen:

  1. Öffnen Sie die Budgetschema-Matrix.
  2. Wählen Sie die gewünschte Budgetstruktur, das Spaltenlayout und die Version.
  3. Stellen Sie im Spaltenlayout sicher, dass mindestens eine Spalte vom Typ Ist konfiguriert ist.
  4. Prüfen Sie die Ist-Werte pro Mitarbeitender, Stelle und Periode.

Weitere Informationen finden Sie unter Budgetauswertungen erstellen und ins Hauptbuch übertragen.

Übertragung kontrollieren

  • Legen Sie alle Stellen und ihre Dimensionen fest, bevor Sie den ersten Lohnlauf übertragen.
  • Übertragen Sie Lohnläufe in chronologischer Reihenfolge, damit die Ist-Verläufe korrekt abgebildet werden.
  • Wenn Sie Strukturänderungen vornehmen, übertragen Sie alle betroffenen Lohnläufe erneut, um konsistente Auswertungen zu erhalten.
  • Prüfen Sie nach der Übertragung in der Budgetschema-Matrix, ob alle erwarteten Mitarbeitenden und Stellen mit Ist-Werten erscheinen.

Gut zu wissen

  • Lohnläufe übertragen, bevor alle benötigten Stellen angelegt sind — Posten landen im Budget, werden aber nicht bewertet.
  • Stellenzuordnungskriterien nach dem Transfer ändern und erwarten, dass bestehende Istposten mitwandern — die Zuordnung gilt zum Übertragungszeitpunkt.
  • Bei automatischer Übernahme Stellen und Strukturen erst nach dem Lohnlauf nachziehen — Korrekturen erfordern einen erneuten Transfer über Übertragene Lohnläufe.
  • Einen Lohnlauf in SwissSalary stornieren und die Budget-Istwerte unberührt lassen wollen — die zugehörigen Budget-Istposten werden mitgelöscht.

Siehe auch