Stellen, FTE und Vakanzen budgetieren
Legen Sie Stellen mit Kriterien und Dimensionen an, prüfen Sie die Vollzeitäquivalente (FTE) in der Matrix und führen Sie besetzte Vakanzen in Mitarbeitendendatensätze über.
Voraussetzungen
- SwissSalary Budget-Einrichtung ist konfiguriert (FTE-Berechnung, Vakanznummernserie).
- Arbeitsorte, Abteilungen, Funktionen und Lohnklassen aus dem Lohnstamm sind verfügbar.
- Mindestens eine Budgetstruktur bzw. Version für die Matrixarbeit ist angelegt.
Stellen pflegen
Stellen bilden die Brücke zwischen den Mitarbeitenden in SwissSalary und den Budgetposten. Beim Übertragen eines Lohnlaufs vergleicht SwissSalary Budget die Kriterien jeder Stelle mit den Stammdaten der Mitarbeitenden und weist den Budgetposten automatisch die passende Stelle zu.
Wichtig
Stellen müssen definiert sein, bevor Sie einen Lohnlauf übertragen. Budgetposten, deren Kriterien keiner Stelle entsprechen, können nicht zugewiesen werden und fliessen daher nicht in die Bewertung ein. Wenn Sie nachträglich eine neue Stelle anlegen, können bereits übertragene Lohnläufe jederzeit erneut übertragen werden.
Stellenliste öffnen
- Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Stellen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Felder der Stellenkarte
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Code | Eindeutiger Bezeichner der Stelle. Frei wählbar. |
| Bezeichnung | Beschreibender Name der Stelle, z. B. Projektleiter oder Lernende 2. Lehrjahr. |
| Arbeitsort | Einschränkung auf einen bestimmten Arbeitsort aus SwissSalary. Leer lassen, um alle Arbeitsorte einzuschliessen. |
| Abteilung | Einschränkung auf eine bestimmte Abteilung aus SwissSalary. Leer lassen, um alle Abteilungen einzuschliessen. |
| Funktion | Einschränkung auf eine bestimmte Funktion (Rolle) aus SwissSalary. Leer lassen, um alle Funktionen einzuschliessen. |
| Bewertung | Gewichtungsfaktor für die FTE-Berechnung der Ist-FTE. Standardwert ist 1. Tragen Sie z. B. 0.5 ein, wenn nur 50 % dieser Stelle in die FTE einfliessen sollen (z. B. Lernende 2. Lehrjahr). |
| Lohnklasse | Einschränkung auf eine bestimmte Lohnklasse aus SwissSalary. |
| Dimensionszuordnung | Zeigt an, welche Dimensionen dieser Stelle zugewiesen sind. Verwenden Sie die Aktion Stellendimensionen, um Dimensionen zu hinterlegen. |
Dimensionen einer Stelle zuweisen
Wenn dieselbe Stelle in mehreren Kostenstellen erscheinen soll – zum Beispiel ein Projektleiter in zwei verschiedenen Kostenstellen –, legen Sie die Stelle mehrfach an und weisen Sie jeweils die entsprechende Dimension zu.
- Öffnen Sie die gewünschte Stelle in der Stellenliste.
- Wählen Sie die Aktion Stellendimensionen.
- Hinterlegen Sie eine oder mehrere Dimensionen und ihre Werte.
- Schliessen Sie die Seite.
FTE in der Budgetschema-Matrix planen
Die Budgetschema-Matrix ist die zentrale Arbeitsoberfläche in SwissSalary Budget. Sie dient drei Zwecken:
- Budget erstellen – manuelle Eingaben und berechnete Werte wie Sozialversicherungsbeiträge
- Prognose erstellen – ausschliesslich berechnete Werte
- Auswertungen – z. B. Soll-Ist-Vergleich
Budgetschema-Matrix öffnen
- Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Budgetschema-Matrix ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Kopffelder der Matrix
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Budgetstrukturname | Wählen Sie die Budgetstruktur aus, die Sie bearbeiten oder auswerten möchten. |
| Spaltenlayoutname | Wählen Sie ein vorkonfiguriertes Spaltenlayout. |
| Versionsname | Wählen Sie die Version aus. Version 1 wird für jede Budgetstruktur automatisch angelegt. |
| Anzeigen nach | Legt fest, in welcher Periodeneinheit (Monat, Quartal, Jahr) die Werte zusammengefasst werden. |
| Datumsfilter | Definiert den Zeitraum, für den Werte angezeigt werden. Geben Sie bei einem Jahresbudget mit monatlicher Eingabe (z. B. Monatslohn) den Januar des Budgetjahres ein. |
Aktionen in der Matrix
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Vorherige Spalte | Blättert zur vorherigen Spalte, wenn nicht alle Spalten gleichzeitig dargestellt werden können. |
| Nächste Spalte | Blättert zur nächsten Spalte. |
| Vorherige Periode | Wechselt zur vorherigen Periode; die Matrixwerte aktualisieren sich automatisch. |
| Folgeperiode | Wechselt zur nächsten Periode; die Matrixwerte aktualisieren sich automatisch. |
| Budget abrechnen | Rechnet das Budget ab. Weitere Informationen finden Sie im Artikel zum Budgetlohnlauf. |
| Nach Excel exportieren | Exportiert die Matrixdaten nach Excel. Wählen Sie Neue Arbeitsmappe für eine neue Datei oder Arbeitsmappe aktualisieren für eine bestehende Datei. Aktivieren Sie Details, um alle Einzelwerte zu exportieren; andernfalls werden nur Summen übertragen. |
| Struktur bearbeiten | Öffnet direkt die aktuell gewählte Budgetstruktur zur Bearbeitung. |
| Budgetposten löschen | Löscht alle sichtbaren Budgetposten. Der Löschbereich ergibt sich aus der Einstellung von Anzeigen nach und Datumsfilter: Bei «Monat» und Datumsfilter 01.07.2025..31.07.2025 werden alle Budgetposten des Juli 2025 gelöscht. |
Ist-FTE übernehmen
Mit dem Bericht Ist-FTE kopieren (BdgCopyActualFTE) können Sie die tatsächlich berechneten FTE-Werte aus den übertragenen Lohnläufen in die Budgetplanung übernehmen. Dies ist nützlich, wenn Sie einen Forecast auf Basis der Ist-Entwicklung erstellen oder einen neuen Budgetlauf mit realen FTE-Werten initialisieren möchten.
- Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Ist-FTE kopieren ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
- Legen Sie die gewünschte Budgetstruktur, Version und den Datumsfilter fest.
- Wählen Sie OK, um die Ist-FTE-Werte zu übernehmen.
FTE-Berechnungsmethode
Die FTE-Berechnung wird in der SwissSalary Budget Einrichtung gesteuert:
| Methode | Beschreibung |
|---|---|
| Lohnsumme | FTE wird anhand der tatsächlich ausbezahlten Beträge berechnet. Absenzen (Krankheit, Militär usw.) reduzieren den FTE anteilig. Beispiel: Ausbezahlter Betrag Fr. 7'550 ÷ Theoretischer Monatslohn Fr. 8'800 = 0,86 FTE. |
| Stellenprozent | FTE wird anhand der im Mitarbeitendenstamm hinterlegten Stellenprozente ermittelt. |
Hinweis
Pro-rata-Effekte: Tritt ein Mitarbeiter mit 100 % Pensum zur Monatsmitte ein oder aus, ergibt sich für diesen Monat 0,5 FTE. Welche Lohnarten in die Lohnsumme einfliessen, steuern Sie über das Feld Stellenindex in der jeweiligen Lohnart.
Vakanzen erfassen und verwalten
Vakanzen bilden Personen ab, die noch nicht als Mitarbeitende in SwissSalary erfasst sind. So können Sie auch geplante Neueinstellungen budgetieren. Die Vakanzenkarte enthält dieselben Felder wie die Personalkarte, jedoch auf die budgetrelevanten Angaben reduziert.
Hinweis
In der SwissSalary Budget Einrichtung muss eine Nummernserie für Vakanzen hinterlegt sein, bevor Sie eine neue Vakanz anlegen können.
Vakanzenliste öffnen
- Wählen Sie das Symbol Suchen aus, geben Sie Vakanzen ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link.
Aktionen auf der Vakanzenkarte
| Aktion | Beschreibung |
|---|---|
| Sozialversicherungen | Weist der Vakanz Sozialversicherungspflichten zu. |
| Personaldimensionen | Weist der Vakanz eine oder mehrere Personaldimensionen zu. |
| Lohnarten | Weist der Vakanz individuelle Lohnarten zu, z. B. feste BVG-Beiträge, Pauschalspesen oder den Privatanteil Geschäftsfahrzeug. |
| Aus Personal erstellen | Erstellt eine neue Vakanz auf Basis eines bestehenden Mitarbeitenden. Die Stammdaten der gewählten Personalnummer werden übernommen; passen Sie anschliessend die noch nicht bekannten Felder an (Name, Geburtsdatum, Lohn usw.). |
| In Personal umwandeln | Wandelt die Vakanz in einen echten Mitarbeitenden in SwissSalary um. Die Vakanz wird aus der Vakanzenliste entfernt. Die Vakanznummer wird zur Personalnummer. Ist die Vakanz in einer Budgetstruktur enthalten, wird die Vakanznummer dort automatisch durch die neue Personalnummer ersetzt. |
Vakanz aus bestehendem Mitarbeitenden erstellen
Öffnen Sie die Vakanzenkarte oder wählen Sie Neu in der Vakanzenliste.
Wählen Sie die Aktion Aus Personal erstellen.
Füllen Sie folgende Felder aus:
Feld Beschreibung Personalnr. Wählen Sie den SwissSalary-Mitarbeitenden, dessen Stammdaten übernommen werden sollen. Gemäss Nummernserie Aktivieren Sie diese Option, um die nächste verfügbare Nummer der hinterlegten Vakanznummernserie zu verwenden. Manuell eingegebene Nummer Tragen Sie manuell eine Vakanznummer ein, wenn die Nummernserie nicht verwendet wird. Wählen Sie OK.
Vakanz in Mitarbeitenden umwandeln (BdgConvertVacancyToEmp)
Wenn eine Vakanz besetzt wird, überführen Sie sie direkt in SwissSalary als Mitarbeitenden. Sie müssen die Daten nicht erneut erfassen.
Öffnen Sie die Vakanzenkarte der zu besetzenden Stelle.
Wählen Sie die Aktion In Personal umwandeln.
Füllen Sie folgende Felder aus:
Feld Beschreibung Gemäss Nummernserie Aktivieren Sie diese Option, um die nächste verfügbare Nummer der Personalnummernserie zu verwenden. Manuell eingegebene Nummer Tragen Sie manuell eine Personalnummer ein, wenn die Nummernserie nicht verwendet wird. Wählen Sie OK.
Hinweis
Nach der Umwandlung:
- Die Vakanz erscheint nicht mehr in der Vakanzenliste.
- Die Vakanznummer wird als Personalnummer verwendet.
- Budgetstrukturen, die diese Vakanz enthielten, werden automatisch aktualisiert – die Vakanznummer wird durch die Personalnummer ersetzt. Eine manuelle Nachbearbeitung der Strukturen ist nicht erforderlich.
Bewertung und FTE-Konsistenz prüfen
- Definieren Sie Stellen vor dem ersten Lohnlauftransfer. Spätere Ergänzungen erfordern eine erneute Übertragung der betroffenen Lohnläufe.
- Nutzen Sie das Feld Bewertung, um Stellenkategorien unterschiedlich zu gewichten – z. B. 0,5 für Lernende oder 0 für ausschliesslich administrativ geführte Stellen.
- Bei Budgetstrukturen, in denen dieselbe Stelle mehrfach (für verschiedene Kostenstellen) erscheint, weisen Sie über Stellendimensionen jeweils die passende Dimension zu.
Gut zu wissen
- Stellen erst nach dem Lohnlauftransfer anlegen — betroffene Posten fehlen in der Bewertung.
- Neue Vakanzen anlegen, ohne die Vakanznummernserie in der Budget-Einrichtung zu setzen — das System legt keine Vakanzen an.
- FTE nur über Beträge steuern und Lohnsumme vs. Stellenprozent sowie Pro-rata bei Ein-/Austritt übersehen — Pensum und Stellenindex weichen ab.
- Dieselbe Stelle über mehrere Kostenstellen nur einmal führen — Anteile und Dimensionen vermischen sich; legen Sie getrennte Stellendatensätze mit passenden Stellendimensionen an.