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Budgetauswertungen erstellen und ins Hauptbuch übertragen

Nachdem Sie einen Budgetlohnlauf berechnet haben, stehen in der Seite Budget Schema Übersicht die berechneten Werte zur Auswertung bereit. Sie können zwischen verschiedenen Spaltenlayouts wechseln, Kennzahlen wie FTE und Headcount einsehen, die Auswertung nach Excel exportieren und die freigegebenen Budgetwerte in das Sachkonto-Budget von Business Central übertragen.

Voraussetzungen

  • Budgetlohnlauf ist berechnet; Werte sind in der Budget Schema Übersicht sichtbar.
  • Spaltenlayout und Version sind für die gewünschte Auswertung gewählt.
  • Fachliche Freigabe der zu übertragenden Beträge und Perioden ist erfolgt.

Budgetwerte auswerten

Die Seite Budget Schema Übersicht ist die zentrale Arbeitsseite für alle Budgetauswertungen. Sie zeigt die Zeilen der gewählten Budgetstruktur zeilenweise an und berechnet für jede Strukturzeile die Werte der aktiven Spaltenlayoutspalten.

Kopfbereich

Der Kopfbereich steuert, welche Daten die Seite anzeigt:

Feld Beschreibung
Struktur Name Budgetstruktur, deren Zeilen angezeigt werden. Bei einem Wechsel wird automatisch die erste verfügbare Version der neuen Struktur gewählt.
Spaltenlayoutname Spaltenlayout, das die angezeigten Spalten definiert. Das Layout bestimmt, welche Werte berechnet und ob Spalten bearbeitbar sind.
Version Name Budgetversion, deren Posten in der Auswertung verwendet werden. Sie können über die Nachschlagen-Funktion gezielt eine andere Version wählen; die Seite wird mit dem entsprechenden Versionsfilter aktualisiert.
Anzeigen nach Periodengranularität der Berechnung: Woche, Monat, Quartal oder Jahr. Das Feld steuert die Schrittweite der Schaltflächen Vorherige Periode und Nächste Periode.
Datumsfilter Datumsfilter, der den Auswertungszeitraum einschränkt. Sie können einen Bereich eingeben, beispielsweise 01.01.2025..31.12.2025. Das System speichert und normiert den eingegebenen Ausdruck.

Strukturzeilen und Spaltenwerte

Die Strukturzeilen werden mit Einzug und Formatierung (fett für Zwischensummen, Überschriften, Anfangs- und Endsummen) dargestellt. Jede Zeile zeigt die Werte der aktiven Spaltenlayoutspalten. Spalten, die im Spaltenlayout als bearbeitbar markiert sind, erlauben direkte Eingaben; alle anderen sind schreibgeschützt.

Ein Klick auf einen Spaltenwert (Drilldown) öffnet die zugehörigen Detailposten.

Kennzahlen mit Budget Statistic Key Figures auswerten

Die Seite Budget Statistik Kennzahlen zeigt HR-Kennzahlen, die aus den berechneten Statistikposten des Budgets aggregiert werden. Sie können diese Seite über das Rollencenter oder über die Suche aufrufen.

Feld Beschreibung
Periodentyp Periodengranularität: Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr.
Start der Periode Erster Tag der Periode.
Ende der Periode Letzter Tag der Periode.
Periode Datum Filter Datumsfilter, der für die Berechnung der Flowfields verwendet wird.
Firmenname Mandant.
Anzahl FTE's Summe der FTE-Werte aller Statistikposten im Filterzeitraum. Berücksichtigt die aktiven Filter auf Kostenträger, Abteilung, Lohnklasse, Jobtyp, Arbeitsort, Geschlecht, Zivilstand und Dimension.
Anzahl Eintritte Anzahl der Eintritte im Filterzeitraum.
Anzahl Austritte Anzahl der Austritte im Filterzeitraum.
Anzahl Mitarbeiter Anzahl der Köpfe (Headcount) im Filterzeitraum.
Tipp

Setzen Sie Tabellenfilter auf die gewünschten Dimensionen (Abteilung, Kostenträger, Jobtyp usw.), um die Kennzahlen auf eine Teilpopulation einzuschränken.

Budgetauswertung nach Excel exportieren

Mit der Aktion Ausgabe nach Excel in der Seite Budget Schema Übersicht starten Sie den Bericht Budget Schema nach Excel exp.. Der Bericht schreibt alle sichtbaren Strukturzeilen und Spalten des aktiven Spaltenlayouts in eine neue Excel-Arbeitsmappe.

So exportieren Sie die Auswertung nach Excel

  1. Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht.
  2. Stellen Sie Struktur Name, Spaltenlayoutname, Version Name und Datumsfilter auf die gewünschten Werte ein.
  3. Wählen Sie Funktionen > Ausgabe nach Excel.
  4. Legen Sie im Optionsdialog fest, ob eine Detailzeile pro Mitarbeitenden ausgegeben werden soll.
  5. Wählen Sie OK.

Berichtsoption

Feld Beschreibung
Detail Wenn aktiviert, wird unter jeder Strukturzeile vom Typ Line eine Detailzeile pro Mitarbeitenden mit den jeweiligen Einzelwerten ausgegeben. Der Bericht berechnet dazu den Datumsbereich aus dem aktiven Spaltenlayout. Wenn deaktiviert, werden nur die aggregierten Zeilenwerte exportiert.

Die erzeugte Excel-Datei enthält in Zeile 1 die Filterangaben sowie einen Kopfbereich mit den Spaltenüberschriften aus dem Spaltenlayout. Formatierungen (fett, kursiv, unterstrichen) aus der Strukturdefinition werden übernommen. Nullwerte erscheinen als leere Zellen.

Freigabe vor dem Transfer prüfen

Bevor Sie Budgetwerte ins Hauptbuch übertragen, sollten Sie die berechneten Werte plausibilisieren:

  • Prüfen Sie in der Seite Budget Schema Übersicht alle relevanten Spaltenwerte.
  • Wechseln Sie bei Bedarf zu einem Vergleichslayout (Ist versus Budget), um Abweichungen zu erkennen.
  • Stellen Sie sicher, dass in den Budgetposten (Budget Entries) alle Zeilen mit einem Sachkonto verknüpft sind. Posten ohne Sachkontonummer werden beim Transfer ignoriert.
Wichtig

Der Transfer schreibt nur Differenzen: Wenn im Sachkonto-Budget bereits ein Betrag steht, der dem Budgetwert entspricht, wird kein neuer Eintrag erstellt. Übertragen Sie denselben Zeitraum erneut, erhöht sich der bestehende Sachkonto-Budgeteintrag nur um die Differenz.

Budgetwerte ins Hauptbuch übertragen

Mit der Aktion Budget Übergabe in FIBU in der Seite Budget Schema Übersicht starten Sie den Bericht Budget Übergabe in FIBU. Der Bericht liest alle Budgetposten der aktiven Struktur und Version im angegebenen Zeitraum, fasst sie nach Sachkonto, Datum und Dimensionen zusammen und schreibt die Differenz zum bereits vorhandenen Sachkonto-Budget.

So übertragen Sie Budgetwerte ins Hauptbuch

  1. Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht.
  2. Stellen Sie Struktur Name und Version Name auf die zu übertragende Version ein.
  3. Wählen Sie Funktionen > Budget Übergabe in FIBU.
  4. Füllen Sie die Felder im Dialog aus, und wählen Sie dann OK.

Felder im Transferdialog

Feld Beschreibung
FIBU Budget Name Sachkonto-Budget, in das die Werte geschrieben werden. Das Feld schlägt beim ersten Öffnen das erste vorhandene Sachkonto-Budget vor.
Datum ab Erster Tag des zu übertragenden Zeitraums. Bei einer Änderung wird Datum bis automatisch auf das Jahresende des eingegebenen Datums gesetzt.
Datum bis Letzter Tag des zu übertragenden Zeitraums.

Verhalten des Transfers

  • Der Bericht liest alle Budgetposten der Struktur und Version im Zeitraum Datum ab–Datum bis.
  • Posten ohne Sachkontonummer werden ignoriert.
  • Die Budgetposten werden nach Sachkontonummer, Datum, Geschäftsbereichscode, globalen Dimensionen (1 und 2) sowie Budgetdimensionen (1 bis 4) zusammengefasst.
  • Für jede Kombination wird der bereits im Sachkonto-Budget vorhandene Betrag summiert und die Differenz ermittelt. Nur wenn die Differenz ungleich 0 ist, wird ein neuer Sachkonto-Budgeteintrag erstellt.
  • Die Buchungsbeschreibung lautet Salary Budget Structure [Strukturname], Version [Versionsname].
  • Nach Abschluss zeigt das System die Anzahl der erstellten Sachkonto-Budgetposten an.
Hinweis

Ein erneuter Transfer desselben Zeitraums ist möglich und sicher: Es werden nur die Differenzen nachgeführt. Wenn Sie den Budgetposten nach einem Transfer manuell geändert haben und den Transfer wiederholen, schreibt das System ausschliesslich den Änderungsbetrag ins Sachkonto-Budget.

Gut zu wissen

  • Denselben Zeitraum erneut transferieren und doppelte Hauptbuchwerte erwarten — der Transfer schreibt nur Differenzen.
  • Budgetposten nach dem Transfer manuell ändern und den erneuten Transfer weglassen — die Differenz landet erst beim nächsten Transfer im Hauptbuch.
  • Ein Layout ohne passende Ist-/Plan-Spalten nutzen und Soll-Ist-Vergleiche ablesen wollen — die Matrix zeigt die Vergleichsspalten nicht.

Siehe auch