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Budgetstrukturen, Dimensionen und Mitarbeitende aufbauen

Legen Sie eine Budgetstruktur an, bauen Sie die Zeilenhierarchie mit Summen und Dimensionszuteilungen auf und übernehmen Sie die Mitarbeitenden kontrolliert aus dem Lohnstamm. Alternativ kopieren Sie eine bestehende Struktur als Grundlage für ein neues Budgetjahr.

Voraussetzungen

  • Budget-Einrichtung und Versionen sind vorhanden.
  • Dimensionen und Mitarbeitendenstamm in SwissSalary sind aktuell.

Budgetstrukturname anlegen

Der Budgetstrukturname ist der übergeordnete Behälter für alle Strukturzeilen und Versionen einer Budgetperiode.

  1. Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Budgetstrukturname ein, und wählen Sie dann den entsprechenden Link.
  2. Wählen Sie Neu, um einen neuen Eintrag anzulegen.
  3. Füllen Sie die Felder wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.
Feld Beschreibung
Name Eindeutiger Code der Budgetstruktur (max. 10 Zeichen, Pflichtfeld).
Beschreibung Aussagekräftiger Name der Budgetstruktur (max. 80 Zeichen).
Zuordnungsgruppe Optionale Zuordnungsgruppe, die den Datenzugriff auf Mitarbeitende und Strukturzeilen einschränkt. Beim Anlegen einer neuen Struktur wird die Zuordnungsgruppe des aktuell angemeldeten Benutzers automatisch eingetragen.
Hinweis

Wenn Sie einen Budgetstrukturnamen löschen, werden alle zugehörigen Strukturzeilen und Versionen – einschliesslich ihrer Budgetposten – ebenfalls gelöscht. Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.

Budgetstruktur bearbeiten

Wählen Sie auf der Seite Budgetstrukturname den gewünschten Eintrag aus, und wählen Sie dann die Aktion Struktur bearbeiten (oder drücken Sie die Eingabetaste). Das Arbeitsblatt Budgetstruktur wird geöffnet.

Budgetstruktur kopieren

Wenn eine bestehende Struktur als Vorlage für ein neues Budgetjahr dienen soll, können Sie sie vollständig kopieren.

  1. Wählen Sie auf der Seite Budgetstrukturname den zu kopierenden Eintrag aus.
  2. Wählen Sie Budgetstruktur > Kopieren.
  3. Füllen Sie die Felder im Dialogfeld wie in der folgenden Tabelle beschrieben aus.
Feld Beschreibung
Ursprüngliche Budgetstruktur Name der Quellstruktur. Dieses Feld ist schreibgeschützt und wird automatisch aus dem ausgewählten Datensatz befüllt.
Beschreibung Beschreibung der Quellstruktur. Schreibgeschützt.
Ursprüngliche Budgetversion Version der Quellstruktur, deren Budgetposten beim Kopieren übernommen werden sollen. Pflichtfeld, wenn Budgetposten kopieren aktiviert ist.
Neue Budgetstruktur Neuer, eindeutiger Name für die Zielstruktur (max. 10 Zeichen). Der Name darf noch nicht vorhanden sein.
Budgetposten kopieren Gibt an, ob die Budgetposten der angegebenen Ursprungsversion in die neue Struktur übernommen werden. Ist das Feld aktiviert, muss eine Ursprüngliche Budgetversion angegeben sein.
Tipp

Kopieren Sie die Struktur zu Jahresbeginn ohne Budgetposten, um mit einer sauberen Basis zu starten, und fügen Sie anschliessend die aktuellen Mitarbeitenden neu ein.

Strukturzeilen im Arbeitsblatt aufbauen

Das Arbeitsblatt Budgetstruktur zeigt alle Zeilen der gewählten Budgetstruktur in einer einrückbaren Listenansicht. Zeilen mit dem Typ Überschrift, Summe, Summenanfang und Summenende werden fett und eingerückt angezeigt; Zeilen vom Typ Zeile sind normal formatiert.

Füllen Sie die Spalten je nach Zeilentyp wie folgt aus:

Feld Beschreibung
Zeilennr. Eindeutige Zeilennummer innerhalb der Struktur (max. 20 Zeichen). Bei numerischen Nummern berechnet die automatische Einrückung Summenbereiche als Bereichsfilter (z. B. 10..90).
Beschreibung Bezeichnung der Zeile (max. 80 Zeichen). Bei Zuweisung einer Stelle oder einer Mitarbeiter-Nr. wird die Beschreibung automatisch aus dem Stamm übernommen.
Typ Steuert die Rolle der Zeile in der Hierarchie. Mögliche Werte: Zeile (Budgetdatenzeile), Überschrift (Gruppentitel ohne Berechnung), Summe (freie Summenformel), Summenanfang (öffnet Einrückungsebene), Summenende (schliesst Einrückungsebene und berechnet Summe).
Summenfeld Filterausdruck für Summenzeilen und Summenenden, z. B. 10..90 oder 10|20|30. Das Feld ist nur editierbar, wenn Typ den Wert Summe oder Summenende hat.
Stelle Verweist auf eine definierte Budget-Stelle. Nur bei Typ Zeile erlaubt. Bei Zuweisung werden Dimensionen aus der Stellenkonfiguration automatisch in die Zeile übertragen und vorhandene Dimensionszeilen gelöscht.
Mitarbeiter-Nr. Mitarbeitender aus dem Lohnstamm. Beim Ausfüllen werden Abteilung, Arbeitsort, Stellenart, Lohnklasse, Lohnstufe, Buchungsgruppe, Lohncode, Zuordnungsgruppe und Beschäftigung % automatisch aus dem Mitarbeitenden-Stamm übernommen.
Abteilung Abteilungscode zur Filterung in der Budgetmatrix.
Arbeitsort Arbeitsort des Mitarbeitenden oder der Stelle.
Stellenart Stellenart (Funktionscode) der Zeile.
Neue Seite Gibt an, ob vor dieser Zeile in der gedruckten Budgetauswertung ein Seitenumbruch eingefügt wird.
Hinweis

Die Felder Buchungsgruppe, Lohnklasse, Lohnstufe, Lohncode, Zuordnungsgruppe und Beschäftigung % sind standardmässig ausgeblendet. Blenden Sie sie bei Bedarf über Spalten personalisieren ein.

Dimensionen an einer Strukturzeile hinterlegen

Für jede Zeile vom Typ Zeile, die mit einer Stelle verknüpft ist, können Sie Dimensionszuteilungen hinterlegen. Diese steuern, wie Budgetbeträge auf Dimensionswerte aufgeteilt werden.

  1. Wählen Sie im Arbeitsblatt Budgetstruktur die gewünschte Zeile aus.
  2. Wählen Sie die Aktion Dimension (Tastenkürzel Umschalt+Strg+J).
  3. Die Seite Budgetstrukturzeilen-Dimensionen wird geöffnet und zeigt die Dimensionszuteilungen der ausgewählten Zeile.
Feld Beschreibung
Dimension Dimension, nach der gefiltert wird (Kopfzeilen-Auswahl). Beim Öffnen der Seite wird die erste in der Finanzbuchhaltungs-Einrichtung definierte Kurzdimension vorausgewählt.
Dimensionswert Dimensionswert, dem der Anteil zugeordnet wird (Pflichtfeld). Das System prüft beim Speichern, ob der Wert in Business Central gültig ist.
Dimensionsname Bezeichnung des Dimensionswerts. Schreibgeschützt, wird automatisch befüllt.
Anteil Prozentualer oder numerischer Anteil des Dimensionswerts. Beim Speichern prüft das System, ob ein Dimensionswert eingetragen ist. Die Summe aller Anteile für aktive Einträge wird unten auf der Seite angezeigt.
Gültig von Startdatum der Zuteilung. Beim Ändern wird Gültig bis automatisch validiert.
Gültig bis Enddatum der Zuteilung. Muss grösser oder gleich Gültig von sein; andernfalls verhindert das System das Speichern.
Beschreibung Freitextbeschreibung der Zuteilung (max. 50 Zeichen). Beim Speichern prüft das System, ob ein Dimensionswert eingetragen ist.
Tipp

Das Feld Summe am unteren Rand der Seite zeigt die Summe aller Anteile, deren Gültig von ≤ Arbeitsdatum und Gültig bis ≥ Arbeitsdatum oder leer ist. Prüfen Sie damit, ob die aktiven Anteile sich auf 100 % summieren.

Hinweis

Mit der Aktion Mitarbeiterdimensionen können Sie den Bericht SwS Employee Dimension direkt aus der Dimensionsseite aufrufen und die Dimensionszuteilungen der Mitarbeitenden prüfen.

Mitarbeitende automatisch in die Budgetstruktur einfügen

Statt Zeilen manuell anzulegen, können Sie aktive Mitarbeitende aus dem Lohnstamm über einen Bericht einfügen. Die Budgetstruktur muss dabei leer sein.

  1. Öffnen Sie das Arbeitsblatt Budgetstruktur für eine leere Budgetstruktur.
  2. Wählen Sie Funktionen > Mitarbeitende einfügen.
  3. Legen Sie im Dialogfeld die Filter und Optionen fest:
Feld Beschreibung
Datumsbereich von Startdatum des Zeitraums (Pflichtfeld). Beim Eingeben wird Datumsbereich bis automatisch auf das Monatsende gesetzt. Mitarbeitende, die bis zu diesem Datum noch nicht ausgetreten sind, werden berücksichtigt.
Datumsbereich bis Enddatum des Zeitraums. Beim Eingeben wird Datumsbereich von automatisch auf den Monatsbeginn korrigiert, wenn das bis-Datum davor liegt.
Gruppierung Legt fest, wie die Mitarbeitenden in der Struktur gegliedert werden. Mögliche Werte: Mitarbeiter-Nr. (eine Zeile pro Mitarbeitendem), Kostenstelle (Gruppenzeile pro Kostenstelle), Kostenträger (Gruppenzeile pro Kostenträger), Abteilung (Gruppenzeile pro Abteilung), Arbeitsort (Gruppenzeile pro Arbeitsort), Buchungsgruppe (Gruppenzeile pro Buchungsgruppe).
Nur verwendete Gruppen einfügen Wenn aktiviert, werden nur Gruppenzeilen erzeugt, denen mindestens ein Mitarbeitender zugeordnet ist. Inaktive oder leere Gruppen werden übersprungen.

Zusätzlich können Sie auf dem Filter-Tab die Mitarbeitenden nach Mitarbeiter-Nr., Dimensionszuteilung, Arbeitsort und Abteilung einschränken.

Wichtig

Beim Ausführen des Berichts werden Mitarbeitende berücksichtigt, deren Austrittsdatum nach Datumsbereich von liegt oder leer ist. Mitarbeitende mit einer Zuordnungsgruppe, die nicht der Zuordnungsgruppe des aktuell angemeldeten Benutzers entspricht, werden automatisch herausgefiltert.

Hinweis

Wenn die Budgetstruktur bereits Zeilen enthält, verhindert das System das Einfügen und gibt die Meldung aus, dass eine leere Budgetstruktur verwendet werden muss.

Struktur einrücken und Summenfelder berechnen

Nach dem manuellen Aufbau oder dem Einfügen von Mitarbeitenden empfiehlt es sich, die automatische Einrückung auszuführen. Sie berechnet die Einrückungstiefe aller Zeilen und füllt die Summenfelder der Summenende-Zeilen automatisch aus.

  1. Wählen Sie im Arbeitsblatt Budgetstruktur die Aktion Budgetstruktur einrücken.
  2. Bestätigen Sie den Hinweis, dass alle Einrückungen und Summenfelder neu berechnet werden.

Das System prüft dabei:

  • Ob jede Summenende-Zeile eine passende Summenanfang-Zeile besitzt. Fehlt diese, erscheint die Fehlermeldung «End-Total Zeilennr. is missing a matching Begin-Total.»
  • Ob die Anzahl der Summenanfang- und Summenende-Zeilen übereinstimmt. Sind sie ungleich, erscheint die Meldung «Number of "Begin-Totals" and "End-Totals" do not match.»
Tipp

Verwenden Sie numerische Zeilennummern (z. B. 0010, 0020, 0100), damit die automatische Einrückung Summenbereiche als kompakte Bereichsfilter (z. B. 0010..0090) statt als Oder-Filter darstellt.

Gut zu wissen

  • Einen Budgetstrukturnamen löschen, obwohl noch Zeilen oder Versionen hängen — Zeilen, Versionen und Budgetposten sind unwiderruflich weg.
  • Mitarbeitende in eine Struktur einfügen, die schon Zeilen enthält — der Bericht blockiert und belässt die bestehende Struktur unverändert.
  • Filter und Zuordnungsgruppe des Berichts zu eng setzen — Personen fehlen still in der Struktur.
  • Dimensionsanteile unter oder über 100 % belassen — die Kostenverteilung im aktiven Zeitraum ist falsch (Summe am Seitenfuss prüfen).

Siehe auch