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Einen Budgetlohnlauf berechnen und prüfen

Mit dem Bericht Budget abrechnen berechnen Sie für die gewählte Struktur die monatlichen Lohnkosten, Sozialversicherungsbeiträge und Rückstellungen. Prüfen Sie die erzeugten Budget-Lohnposten anschliessend in der Budgetschema-Matrix.

Voraussetzungen

  • Die Budgetstruktur ist eingerichtet und enthält die zu budgetierenden Mitarbeitenden-Zeilen.
  • Mindestens eine Budgetversion ist angelegt und der gewünschten Struktur zugeordnet.
  • Die budgetrelevanten Lohnarten sind definiert und den Mitarbeitenden zugewiesen.
  • Die Budgetlöhne (Planwerte) sind im Budgetschema-Matrix erfasst.

Optionen des Berichts «Budget abrechnen»

Öffnen Sie den Bericht über Aufgaben > Budget abrechnen im Rollencenter SwissSalary Budget. Das Optionsfenster enthält folgende Felder:

Feld Beschreibung
Abrechnung von Startmonat der Berechnung. Das Datum wird automatisch auf den ersten Tag des eingegebenen Monats gesetzt. Pflichtfeld.
Anzahl Monate Anzahl der zu berechnenden Monate (1–12). In Kombination mit Abrechnung von ergibt sich der gesamte Berechnungszeitraum. Pflichtfeld.
Struktur Name Budgetstruktur, für die die Berechnung durchgeführt wird. Nur Strukturen aus der Tabelle SwS Bdg Structure Name stehen zur Auswahl. Pflichtfeld.
Budget Version Budgetversion innerhalb der gewählten Struktur. Die Auswahl ist auf Versionen der eingetragenen Struktur eingeschränkt. Pflichtfeld.
Hinweis

Der Bericht akzeptiert einen Zeitraum von 1 bis 12 Monaten. Die Berechnung berücksichtigt die Beschäftigungstage im gewählten Zeitraum bei der anteiligen Ermittlung von Jahresgrenzen.

Ablauf der Berechnung

Wenn Sie den Bericht mit OK starten, führt SwissSalary Budget folgende Schritte aus:

  1. Vorhandene Einträge prüfen: Existieren für den angegebenen Zeitraum bereits Posten mit der Herkunft Processed Budget, erscheint die Abfrage: «There are already calculated entries in the target period. Do you want to continue and replace them?». Bestätigen Sie mit Ja, werden die vorhandenen Posten gelöscht und neu berechnet. Mit Nein wird der Budgetlohnlauf abgebrochen.
  2. Faktoren berechnen: Für jede Strukturzeile vom Typ Line werden die Anteilsfaktoren (z. B. Stellenprozente, Anpassungsfaktoren) ermittelt und temporär gespeichert.
  3. Lohnteile schreiben: Die der Strukturzeile zugeordneten Lohnteile werden proportional auf den Berechnungszeitraum übertragen.
  4. Lohnabrechnung simulieren: Für jeden Mitarbeitenden, der noch nicht verarbeitet wurde, führt SwissSalary Budget eine vollständige Lohnsimulation durch – inklusive Sozialversicherungen, Rückstellungen und Benefits.
  5. Budget-Lohnposten schreiben: Die berechneten Werte werden als Budget-Lohnposten in die Tabelle SwS Bdg Entry geschrieben. Jeder Posten enthält die Budgetversion, die Strukturzeilennummer, Abrechnungskreis, Buchungsgruppe, Kostenstellen sowie die Plan Betrag multipliziert mit dem jeweiligen Strukturzeilenfaktor.

Bei Abschluss erscheint die Meldung: «The Budget calculations have been processed successfully.»

Pro-rata-Effekte bei Ein- und Austritt

Bei Mitarbeitenden, die während des Budgetjahres eintreten oder austreten, berechnet SwissSalary Budget die Lohnkosten nur für die tatsächliche Beschäftigungsdauer:

  • Wird ein Eintritt in einem späteren Monat des Budgetjahres erfasst und der Budgetlohn ab Januar eingegeben, erscheint beim Erfassen des Wertes ein Hinweis: Der Wert wird erst ab dem Eintrittsdatum berücksichtigt.
  • Für den Eintritts- bzw. Austrittsmonat berechnet das System die Kosten anteilig gemäss der Einstellung Berechnung Ein-/Austritt der jeweiligen Lohnart.

Budget-Lohnposten prüfen

Nach der Berechnung öffnen Sie die Seite Lohn Budget Posten über den Drilldown aus dem Budgetschema-Matrix oder direkt über die Suche.

Die Seite zeigt alle erzeugten Posten für die gewählte Version:

Feld Beschreibung
Entry Date Buchungsdatum (erster Tag des jeweiligen Berechnungsmonats).
Beschreibung Beschreibungstext des Postens.
Lohnartnr. Lohnartnummer, für die der Posten erzeugt wurde.
Plan Headcount Geplante Anzahl Köpfe.
Plan FTE Geplante Vollzeitäquivalente.
Plan Betrag Geplanter Betrag in Mandantenwährung.
Tipp

Filtern Sie die Seite auf eine bestimmte Strukturzeile oder einen Monat, um gezielt auf Plausibilität zu prüfen. Vergleichen Sie insbesondere Monate mit Ein- oder Austritten mit dem Vormonat.

Häufige Prüfpunkte

  • Sind alle zwölf Monate mit Posten versehen, oder fehlen einzelne Monate?
  • Sind Sozialversicherungsbeiträge (AHV, ALV, UVG usw.) korrekt berechnet?
  • Stimmen die Plan FTE mit den erwarteten Stellenprozenten überein?
  • Sind für Monate mit Eintritt oder Austritt Pro-rata-Werte kleiner als ein Vollmonat?

Nicht übertragene Lohnläufe prüfen

Die Seite SwissSalary Budget Lohnlauf offen listet alle gebuchten Lohnläufe, die noch nicht als Istposten ins Budget übertragen wurden. Sie erreichen diese Seite über Listen > Budget-Lohnlaufprotokoll offen im Rollencenter.

Feld Beschreibung
Lohnlaufnr. Lohnlaufnummer.
Payday Date Zahltag des Lohnlaufs.
Abrechnungskreis Abrechnungskreis des Lohnlaufs.
Text Beschreibungstext des Lohnlaufs.
Number of Employee Anzahl Mitarbeitende im Lohnlauf.
Date from / Date to Abrechnungsperiode.
Posted Gibt an, ob der Lohnlauf gebucht wurde.

Wählen Sie einen oder mehrere Lohnläufe aus und verwenden Sie die Aktion Lohnlauf übertragen, um die tatsächlichen Lohnposten als Istposten ins Budget zu übertragen. Übertragene Lohnläufe erscheinen danach in der Seite SwissSalary Budget Lohnlauf gebucht und sind in dieser Liste nicht mehr sichtbar.

Wichtig

Ein bereits übertragener Lohnlauf kann jederzeit erneut übertragen werden – beispielsweise wenn nach der Übertragung neue Stellen erfasst wurden und die Istposten der neuen Stellenzuordnung entsprechen müssen.

Budgetlohnlauf wiederholen

Wiederholen Sie den Budgetlohnlauf, wenn sich budgetrelevante Grundlagen geändert haben, zum Beispiel:

  • Anpassung von Budgetlöhnen in der Budgetschema-Matrix
  • Änderung von Eintritts- oder Austrittsdaten
  • Neue Mitarbeitende in der Budgetstruktur
  • Lohnartänderungen

Starten Sie den Bericht Budget abrechnen erneut mit denselben Parametern. Bestätigen Sie die Abfrage zum Ersetzen bestehender Einträge mit Ja.

Gut zu wissen

  • Einen Zeitraum ausserhalb 1–12 Monate wählen oder Jahresgrenzen ohne Beschäftigungstage interpretieren — die Berechnung bricht ab oder teilt anteilig falsch.
  • Den Budgetlauf bewerten, obwohl Ist-Lohnläufe noch nicht übertragen sind — der Soll-Ist-Vergleich ist verzerrt.
  • Neue Stellen anlegen und den Budgetlauf finalisieren, ohne Ist-Läufe erneut zu übertragen — neue Stellen bleiben in der Bewertung leer.
  • Eintritts- und Austrittsmonate ohne Plausibilisierung gegen den Vormonat freigeben — anteilige Beträge und FTE rutschen unbemerkt durch.

Siehe auch