Budgetszenarien kopieren und Lohnerhöhungen planen
SwissSalary Budget bietet drei Kopierfunktionen und einen Lohnerhöhungsimport, mit denen Sie bestehende Budgetposten in neue oder andere Versionen übertragen. So erstellen Sie Szenarien, ohne Werte manuell neu einzugeben, und planen geplante Gehaltsanpassungen direkt aus dem Mitarbeitendenstamm heraus.
Alle Funktionen starten Sie über die Seite Budget Schema Übersicht im Menü Funktionen.
Voraussetzungen
- Die Ausgangsversion enthält bereits berechnete Budgetposten.
- Für den Versionsimport existiert eine leere Zielversion. Die Funktion In neue Version kopieren bricht ab, wenn die Zielversion bereits Posten mit einem Planwert ungleich 0 enthält.
Budgetposten in eine neue Version kopieren
Mit dem Bericht Budget Posten in neue Version kopieren übertragen Sie sämtliche Posten einer Version in eine andere Version derselben Budgetstruktur. Typischer Einsatz: Sie möchten auf Basis der genehmigten Version ein alternatives Szenario erarbeiten.
So kopieren Sie Budgetposten in eine neue Version
- Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht.
- Stellen Sie im Kopfbereich Struktur Name und Version Name auf die Ausgangsversion ein.
- Wählen Sie Funktionen > In neue Version kopieren.
- Füllen Sie die Felder im Dialog aus, und wählen Sie dann OK.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Herkunfts-Budget Version | Ausgangsversion, aus der die Posten kopiert werden. Das Feld ist schreibgeschützt und übernimmt die aktuelle Version der Budgetschemaübersicht. |
| Ziel-Budget Version | Zielversion, in die die Posten geschrieben werden. Die Version muss vorhanden und leer sein. Wenn sie bereits Planbeträge enthält, wird der Vorgang mit einem Fehler abgebrochen. |
Nachdem Sie OK gewählt haben, erscheint die Meldung Budgeteinträge wurden erfolgreich kopiert. Alle Posten der Ausgangsversion sind jetzt in der Zielversion vorhanden.
Budgetposten nach Monat kopieren
Mit dem Bericht Budget Posten nach Monat kopieren replizieren Sie die Stellen- und FTE-Posten eines einzelnen Quellmonats auf einen oder mehrere Zielmonate. Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie eine Besetzung monatsweise fortschreiben möchten.
Hinweis
Die Funktion kopiert ausschliesslich Posten mit einem Planstellenwert ungleich 0 (Feld Plan FTE). Betragswerte werden nicht übertragen.
So kopieren Sie Budgetposten nach Monat
- Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht.
- Stellen Sie die Ausgangsversion ein.
- Wählen Sie Funktionen > Monatsweise kopieren.
- Füllen Sie die Felder im Dialog aus, und wählen Sie dann OK.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Herkunfts-Budget Version | Ausgangsversion. Schreibgeschützt, wird aus der Übersicht übernommen. |
| Herkunftsmonat | Datum des Quellmonats. Das System rundet auf den ersten des Monats. Liegt das Datum innerhalb des Zielzeitraums derselben Version, erscheint ein Hinweis und das Feld wird zurückgesetzt. |
| Ziel-Budget Version | Zielversion. Kann identisch mit der Ausgangsversion sein, solange Quellmonat und Zielzeitraum sich nicht überschneiden. |
| Anfangsdatum der Zielperiode | Erster Monat des Zielzeitraums. Das System rundet auf den ersten des Monats. Liegt das Datum nach dem Enddatum, wird es zurückgesetzt. |
| Enddatum der Zielperiode | Letzter Monat des Zielzeitraums. Das System rundet auf den ersten des Monats. Darf nicht vor dem Startdatum liegen. |
Beim Öffnen des Dialogs schlägt das System automatisch den letzten vorhandenen Quellmonat sowie den darauf folgenden Monat bis Jahresende als Zielzeitraum vor.
Wenn im Zielzeitraum bereits Posten vorhanden sind, fragt das System nach einer Bestätigung. Antworten Sie mit Ja, werden die bestehenden Zielposten gelöscht und durch die neuen Kopien ersetzt. Bei Nein bricht der Vorgang ab.
Budgetposten nach Jahr kopieren
Mit dem Bericht Budget Posten Jahr kopieren kopieren Sie alle Stellen- und FTE-Posten eines Budgetjahrs in ein anderes. Das Enddatum des Herkunftszeitraums sowie das Enddatum des Zielzeitraums berechnet das System automatisch als «Startdatum + 11 Monate». Damit wird immer genau ein Kalenderjahr übertragen.
Hinweis
Wie beim Monatskopierer werden nur Posten mit Plan FTE ungleich 0 verarbeitet.
So kopieren Sie Budgetposten nach Jahr
- Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht.
- Wählen Sie Funktionen > Jährlich kopieren.
- Füllen Sie die Felder im Dialog aus, und wählen Sie dann OK.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Anfangsdatum der Herkunftsperiode | Erster Monat des Herkunftsjahrs. Das System rundet auf den ersten des Monats und berechnet Enddatum der Herkunftsperiode automatisch als «Startdatum + 11 Monate». |
| Enddatum der Herkunftsperiode | Letzter Monat des Herkunftsjahrs. Schreibgeschützt, wird automatisch berechnet. |
| Herkunfts-Budget Version | Ausgangsversion. Schreibgeschützt. |
| Anfangsdatum der Zielperiode | Erster Monat des Zieljahrs. Das System rundet auf den ersten des Monats und berechnet Enddatum der Zielperiode automatisch. Liegt das Startdatum des Zieljahrs innerhalb des Herkunftszeitraums derselben Version, erscheint ein Hinweis. |
| Enddatum der Zielperiode | Letzter Monat des Zieljahrs. Schreibgeschützt, wird automatisch berechnet. |
| Ziel-Budget Version | Zielversion. Kann dieselbe sein wie die Ausgangsversion, sofern die Zeiträume sich nicht überschneiden. |
Beim Öffnen des Dialogs schlägt das System das letzte vollständige Herkunftsjahr sowie das folgende Jahr als Zielzeitraum vor.
Wenn im Zielzeitraum Posten existieren, fragt das System nach einer Bestätigung. Bei Ja werden die bestehenden Zielposten gelöscht, bei Nein wird der Vorgang abgebrochen.
Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Meldung Budget Posten erfolgreich kopiert.
Lohnerhöhungen importieren
Mit dem Bericht Budget Lohnerhöhung übernehmen Sie geplante Gehaltsanpassungen aus dem Mitarbeitendenstamm direkt in eine Budgetversion. Das ist der schnellste Weg, eine prozentuale oder betragsmässige Erhöhung für alle oder eine gefilterte Gruppe von Mitarbeitenden zu planen.
So importieren Sie Lohnerhöhungen
- Wählen Sie das Symbol Suchen, geben Sie Budget Lohnerhöhung ein, und wählen Sie dann den zugehörigen Link. Alternativ starten Sie den Bericht direkt aus der Seite Budget Schema Übersicht unter Funktionen.
- Setzen Sie im Bereich Ziel die Zielparameter.
- Stellen Sie im Bereich Optionen Lohnerhöhung entweder Betrag oder Prozent ein.
- Legen Sie Rundungsregel und -präzision fest.
- Wählen Sie bei Bedarf Mitarbeitendenfilter aus.
- Wählen Sie OK.
Felder im Bereich «Ziel»
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Budget-Jahr | Budgetjahr, für das die Erhöhung gilt. Das System rundet auf den 1. Januar des eingegebenen Jahres. Standardmässig wird das nächste Kalenderjahr vorgeschlagen. |
| Struktur Name | Budgetstruktur, die aktualisiert werden soll. |
| Version Name | Version innerhalb der Struktur, in die die Erhöhung geschrieben wird. Bei einer Änderung von Struktur Name wird dieses Feld geleert. |
| Lohnteile Filter | Optionaler Filter auf den zugewiesenen Lohncode der Mitarbeitenden. Lassen Sie das Feld leer, um alle Lohncodes zu verarbeiten. |
Felder im Bereich «Optionen Lohnerhöhung»
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Betrag | Fixer Betrag, um den jeder Lohn erhöht wird. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, wird Prozent auf 0 zurückgesetzt. |
| Prozent | Prozentualer Aufschlag auf den aktuellen Lohn. Wenn Sie dieses Feld ausfüllen, wird Betrag auf 0 zurückgesetzt. |
| Rundungsart | Rundungsregel für den berechneten Lohn: Kaufmännisch Runden, Aufrunden, Abrunden. |
| Rundungspräzision | Präzision der Rundung, beispielsweise 100 für Rundung auf 100 CHF. |
Tipp
Verwenden Sie den Mitarbeitendenfilter auf der Seite Berichtsoptionen (Felder Personalnr., Status, Lohncode, Abteilung, Abrechnungskreis, Buchungsgruppe, Lohnsatz Betrag, Lohnansatz), um die Lohnerhöhung auf eine bestimmte Gruppe zu beschränken.
Nach erfolgreichem Abschluss erscheint die Meldung Lohnerhöhung für Budget erstellt.
Szenario vor dem Budgetlohnlauf prüfen
Bevor Sie nach dem Kopieren oder Importieren einen Budgetlohnlauf berechnen, empfiehlt sich eine kurze Plausibilitätsprüfung:
- Öffnen Sie die Seite Budget Schema Übersicht, und wechseln Sie zur Zielversion.
- Wählen Sie ein Spaltenlayout mit einer bearbeitbaren Spalte, und kontrollieren Sie stichprobenartig einzelne Mitarbeitendenzeilen.
- Prüfen Sie Ein- und Austrittsdaten. Wenn eine mitarbeitende Person erst im Laufe des Budgetjahrs eintritt, erscheint beim manuellen Einlesen ein Hinweis, und der Lohn wird erst ab dem Eintrittsdatum berücksichtigt.
Gut zu wissen
- Monats- oder Jahreskopierer starten und reine Betragsposten erwarten — kopiert werden nur Posten mit Plan FTE ungleich 0.
- Zielversion und Filter erst nach dem Kopieren prüfen — Szenarien überschreiben oder vermischen sich.
- Lohnerhöhungen importieren, ohne Mitarbeitendenfilter und Zieloptionen abzustimmen — Erhöhungen landen in der falschen Version oder bei den falschen Personen.