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Abteilungen und Abteilungsleiter einrichten

Mit Abteilung und Abteilungsliste gliedern Sie die Organisation für Personalstamm und Managersicht. Payroll- oder HR-Administration pflegt Hierarchie und Gültigkeit, bevor Sie Mitarbeitende zuordnen und Manager Self Service nutzen. Richten Sie Abteilungen bei Neueinrichtung, Reorganisation und vor dem ersten Einsatz von Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleitern ein.

Voraussetzungen

  • Mitarbeitende, die als Abteilungsleitung dienen, sind im Personalstamm erfasst.
  • Sie wissen, welche Abteilungen übergeordnet sind und wer sie leitet.
  • Für die Managersicht sind Profil SwissSalary Manager Self Service und Berechtigungssatz SwS MSS vorgesehen. Weitere Informationen finden Sie unter SwissSalary-Profile zuweisen und Berechtigungssätze zuweisen.

Abteilungen anlegen

  1. Öffnen Sie über Suchen die Abteilungsliste.
  2. Erfassen Sie jede Abteilung mit ihrer Gültigkeit.
  3. Ordnen Sie übergeordnete Abteilungen zu, damit die Hierarchie und die Einrückung entstehen.
  4. Speichern Sie die Liste, bevor Sie Leitungen zuordnen.

Auf der Personalkarte ordnen Sie der mitarbeitenden Person nur das Feld Abteilung zu. Verwenden Sie keine entfernten Altfelder für die Zuständigkeit.

Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter zuordnen

  1. Öffnen Sie die Abteilungsliste.
  2. Wählen Sie Vorgesetzte verwalten. Die Abteilungsleiter Liste öffnet sich.
  3. Erfassen Sie je Zeile die Abteilung, die Personalnr. der leitenden Person sowie die Gültigkeit von/bis.
  4. Aktivieren Sie Verantwortlich für untergeordnete Abteilungen, wenn die Leitung auch Kindabteilungen sehen soll.
  5. Speichern Sie die Zeilen.

Ohne passende Zeile in der Abteilungsleiter Liste greift die Abteilungsfilterung für Managerinnen und Manager nicht.

Wichtig

Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter haben Zugriff auf die Personalkarte ihrer Mitarbeitenden und können deren Inhalt einsehen. Zudem haben sie Zugriff auf das Mitarbeiter Dossier ihrer Mitarbeitenden. Andere Tabellen können nicht eingesehen werden.

Abteilungsberechtigungen am Benutzer

In der Standardansicht von Benutzereinrichtung SwissSalary sind Personalnr. und Abteilungsberechtigungen ausgeblendet und können über die Personalisierung eingeblendet werden. Die Administration hinterlegt beides am Benutzer, wenn die Person nur ihre Abteilungen sehen soll.

  • Sind Abteilungsberechtigungen ausgeschaltet, filtert SwissSalary nicht nach Abteilung.
  • Sind sie eingeschaltet, braucht der Benutzer eine Personalnr. und passende Zeilen in der Abteilungsleiter Liste.
  • Kindabteilungen gehören nur dazu, wenn Verantwortlich für untergeordnete Abteilungen gesetzt ist.

Weitere Informationen zur Benutzereinrichtung finden Sie unter SwissSalary-Benutzer und Abrechnungskreis-Filter einrichten.

Gut zu wissen

  • Mitarbeitende einer Abteilung zuordnen, die in der Abteilungsliste fehlt — die Organisationssicht und spätere Managerfilter bleiben leer.
  • Abteilungsberechtigungen einschalten, ohne Personalnr. am Benutzer — SwissSalary kann die Leitung nicht auflösen.
  • Verantwortlich für untergeordnete Abteilungen nicht setzen — Untergeordnete Abteilungen bleiben für die Leitung unsichtbar.
  • Eine Person als Abteilungsleitung erfassen, ohne ihre Zugriffe zu prüfen — sie sieht Personalkarte und Mitarbeiter Dossier aller Mitarbeitenden ihrer Abteilungen.

Siehe auch