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SwissSalary-Benutzer und Abrechnungskreis-Filter einrichten

Auf der Seite Benutzereinrichtung SwissSalary steuern System- oder Payroll-Administration den sichtbaren Datenumfang je Business Central-Benutzer – ergänzend zu Permission Sets. Der Abrechnungskreis Filter (optional auch Insights-Gruppen) begrenzt den Zugriff auf Abrechnungskreise und die davon abhängigen Personal-, Journal-, Lohnlauf- und Budgetdaten. Richten Sie die Filter bei Benutzeranlage, Rollenwechsel und vor produktivem Zugriff auf getrennte Abrechnungskreise ein.

Wichtig

Die Einrichtung ersetzt keine Berechtigungssätze. Ob jemand Daten lesen, bearbeiten oder buchen darf, regeln die Business Central-Permission Sets (z. B. SwS Setup, SwS Read, SwS Process, SwS Posting). Der Abrechnungskreis-Filter begrenzt zusätzlich den sichtbaren Datenumfang.

Voraussetzungen

  • Der Benutzer existiert in Business Central (Benutzer-ID / Benutzername).
  • Die benötigten Abrechnungskreise sind eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Abrechnungskreise für getrennte Lohnprozesse einrichten.
  • Sie verfügen über administrative Rechte für die SwissSalary-Benutzereinrichtung (z. B. Permission Set SwS Setup).

Benutzer in Benutzereinrichtung SwissSalary erfassen

  1. Öffnen Sie die Seite Benutzereinrichtung SwissSalary (Administration).
  2. Erfassen Sie eine neue Zeile und wählen Sie die Benutzer-ID des Business Central-Benutzers.
  3. Legen Sie den Abrechnungskreis Filter fest (siehe nächster Abschnitt).
  4. Optional: Setzen Sie den Insights Gruppen Filter, wenn Insights-Gruppen den Zugriff steuern sollen.
  5. Speichern Sie die Zeile.
Hinweis

Die zugrunde liegende Tabelle heisst User SwissSalary.

In der Standardansicht sind unter anderem Personalnr., Abteilungsberechtigungen und ARGE Zugriff-Level Filter ausgeblendet. Nutzen Sie nur freigegebene Felder und Prozesse Ihrer Organisation; erfinden Sie keine zusätzliche UI.

Abrechnungskreis Filter (Abrechnungskreis-Filter)

Filterwert Wirkung
BLOCKED Standard beim Einfügen einer neuen Benutzerzeile. Es sind keine Abrechnungskreis-Daten sichtbar, bis Sie den Filter bewusst setzen.
leer Uneingeschränkt: alle Abrechnungskreise und abhängigen Daten.
Konkreter Filter Nur die angegebenen Abrechnungskreise (und abhängige Daten).

Der Filter ist ein Textfeld mit Bezug auf die Abrechnungskreise (Abrechnungskreis). Mehrere Werte und Bereiche erfassen Sie mit der üblichen Business Central-Filtersyntax (z. B. mehrere Codes mit dem Pipe-Zeichen oder Bereiche mit ..), sofern die Codes so angelegt sind.

Warnung

Bleibt der Wert BLOCKED stehen, sieht der Benutzer in den gefilterten SwissSalary-Bereichen keine Daten. Richten Sie den Filter vor dem produktiven Einsatz ein und prüfen Sie den Zugriff mit dem betroffenen Benutzerkonto.

Beim Anlegen einer Zeile setzt SwissSalary Abrechnungskreis Filter und Insights Gruppen Filter automatisch auf BLOCKED.

Wirkung der Sicherheitsfilter

Beim Anwenden der Sicherheitsfilter (Session/Login über Security Filter Management) wertet SwissSalary die Benutzerzeile aus und setzt Filter auf die relevanten Tabellen, unter anderem:

  • Mitarbeitende und abhängige Personaldaten (z. B. Banken, Kinder, Sozialversicherungen, Statistiken)
  • Lohnteile, Lohnposten, Journalstapel und Journalzeilen
  • Lohnlaufköpfe, Payroll-Cues und Protokolle
  • Lohnerhöhungsdaten
  • bei lizenzierter Budget-Funktionalität Budgeteinträge und -strukturen
  • bei lizenzierter Plus-Funktionalität u. a. Dokumente, KLE, SmartPort, Direct und Konsortien
Hinweis

Fehlt die Benutzerzeile in Benutzereinrichtung SwissSalary, blockiert die Filterlogik den Datenzugriff auf die gesicherten Tabellen. Legen Sie jeden Payroll-Benutzer explizit an und konfigurieren Sie den Filter.

Gesperrte Operationen bei aktivem Filter

Benutzer mit gesetztem (nicht leerem) Abrechnungskreis Filter gelten als eingeschränkt. Bestimmte Stammdatenänderungen sind dann gesperrt, unter anderem:

  • Abrechnungskreis anlegen, umbenennen oder löschen
  • Benefits und zugehörige Sätze, Limiten, Schwellen und Vertragslinien anlegen oder löschen (bzw. umbenennen, wo vorgesehen)
  • Benefit-Typen umbenennen oder löschen
  • Sozialfonds (Sozialfonds) anlegen, umbenennen oder löschen

Die Fehlermeldung erscheint im Produkt auf Englisch:

This operation is not allowed because an allocation group filter is applied to your user.

Solche zentral wirkenden Stammdatenänderungen führen nur Benutzer mit leerem Abrechnungskreis Filter (uneingeschränkt) aus.

Erster Benutzer und Delegated Admin

  • Erster Benutzer: Beim Öffnen der SwissSalary-Aktivitäten im Role Center legt SwissSalary den aktuellen Benutzer an, wenn die Tabelle User SwissSalary noch leer ist, und setzt den Abrechnungskreis Filter auf leer (uneingeschränkt).
  • Delegated Admin: Für berechtigte SwissSalary-Support-Konten kann automatisch eine Benutzerzeile mit leerem Abrechnungskreis Filter entstehen, sofern noch keine Zeile für die Benutzer-ID existiert.

Planen Sie danach bewusst, welche weiteren Benutzer eingeschränkt und welche uneingeschränkt arbeiten sollen.

Abgrenzung zu Permission Sets

Steuerung Aufgabe
Business Central Permission Sets (z. B. SwS Setup, SwS Read, SwS Process, SwS Posting) Welche Aktionen und Tabellenrechte der Benutzer hat
Benutzereinrichtung SwissSalary / Abrechnungskreis Filter Welche Abrechnungskreise und abhängigen Datensätze sichtbar bzw. nutzbar sind

Beide Ebenen müssen zusammenpassen: Ohne passende Permission Sets greifen die Seiten nicht; ohne passenden Filter sieht der Benutzer zu viele oder zu wenige Lohnbereiche.

Kontrolle

  1. Existiert für jeden Payroll-Benutzer eine Zeile in Benutzereinrichtung SwissSalary?
  2. Ist BLOCKED nur als bewusster Sperrzustand gesetzt und nicht als Dauerzustand?
  3. Sehen eingeschränkte Benutzer nur die vorgesehenen Abrechnungskreise (Stichprobe mit Testbenutzer)?
  4. Können uneingeschränkte Admins Abrechnungskreise und Benefits pflegen, eingeschränkte Benutzer diese zentralen Änderungen nicht?
  5. Stimmen Permission Sets und Filter mit der Rollenverteilung überein?

Gut zu wissen

  • Belassen Sie den Abrechnungskreis Filter auf BLOCKED, sieht der Benutzer keine Lohndaten und kann den Lohnlauf nicht bearbeiten.
  • Fehlt die Zeile in Benutzereinrichtung SwissSalary, bleibt der Zugriff auf gesicherte Tabellen gesperrt – der Lohnprozess steht.
  • Verwechseln Sie Rechte und Filter, öffnen Sie fremde Kreise oder blockieren Buchungen; Compliance und Trennung der Zuständigkeiten leiden.
  • Planen Sie eingeschränkte Benutzer für Abrechnungskreise, Benefits oder Sozialfonds ein, scheitern zentrale Stammdatenänderungen mitten im Monat.
  • Lassen Sie den ersten Benutzer uneingeschränkt und verteilen Rollen nicht, riskieren Sie unkontrollierte Änderungen an Lohn und Meldungen.

Siehe auch