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SwissSalary für die Lohnverarbeitung einrichten

Bevor Sie Mitarbeitende abrechnen, richten Sie die gemeinsamen Payroll-Grundlagen für Sozialversicherungen, Abrechnungskreise, Buchung, Kalender, Bank, Arbeitszeit und Zahlung in SwissSalary und Business Central ein. Eine abgestimmte Einrichtung verhindert, dass Fehler erst beim Lohnlauf oder bei der Buchung sichtbar werden. Die Payroll-Administration arbeitet dabei mit Finanz- und HR-Fachpersonen – bei Neueinrichtung und vor dem ersten produktiven Lohnlauf sowie erneut bei strukturellen Änderungen an den Grundlagen.

Voraussetzungen

Sie benötigen:

  • die für Ihr Unternehmen gültigen AHV-, ALV-, FAK-, BVG- und Versicherungsangaben,
  • den Konten- und Kostenstellenplan in Business Central,
  • die gewünschten Abrechnungskreise und Arbeitsgruppen,
  • Arbeitszeit- und Feiertagsregeln,
  • die Bankverbindung, über die Sie Löhne auszahlen,
  • die Berechtigung zum Ändern der SwissSalary-Einrichtung.
Wichtig

Stimmen Sie Beitragssätze, Grenzwerte, Lohnarten und Buchungskonten mit den zuständigen Payroll- und Finanzfachpersonen ab. Änderungen an produktiv verwendeten Grundlagen können spätere Lohnläufe beeinflussen.

Empfohlene Einrichtungsreihenfolge

1. Lohnbuchhaltung einrichten

  1. Öffnen Sie die Seite Lohnstammdaten.
  2. Prüfen Sie die Bereiche AHV, ALV, Familienzulagen, UVG, BVG und Quellensteuer.
  3. Hinterlegen Sie die für die Berechnung verwendeten Beitragssätze, Grenzwerte und Lohnarten.
  4. Legen Sie die Rundungsregeln und die Berechnung des Zahlungsdatums fest.
  5. Entscheiden Sie, ob der Genehmigungsprozess verwendet wird.
  6. Prüfen Sie die Einstellungen für die Übertragung in die Finanz- und Kostenrechnung.

Im Bereich UVG öffnet der Link die Seite Benefit Einrichtung. SwissSalary verwaltet Unfall-, Krankentaggeld- und weitere Versicherungsdeckungen in der aktuellen Benefit-Struktur. Verwenden Sie keine entfernten Altfelder als Grundlage für eine neue Einrichtung.

Hinweis

Der Bericht System Initialisierung ist als auslaufend gekennzeichnet und soll künftig durch Konfigurationspakete ersetzt werden. Klären Sie bei einer neuen Umgebung, welcher Initialisierungsweg für Ihre installierte Version vorgesehen ist.

2. Abrechnungskreise einrichten

Richten Sie auf der Seite Abrechnungskreis die Gruppen ein, die Sie gemeinsam abrechnen. Der Lohnlauf verlangt einen Abrechnungskreis und verarbeitet die Mitarbeitenden innerhalb dieses Umfangs.

Planen Sie Abrechnungskreise so, dass Mitarbeitende mit demselben Abrechnungsrhythmus und denselben organisatorischen Verantwortlichkeiten zusammengefasst sind. Prüfen Sie insbesondere:

  • den Abrechnungsumfang,
  • die Zuordnung der Mitarbeitenden,
  • die für die Gruppe verwendeten Versicherungs- und Buchungsgrundlagen,
  • Verantwortlichkeiten für Kontrolle und Genehmigung.

Steuern Sie anschliessend über Benutzereinrichtung SwissSalary, welche Benutzer welche Abrechnungskreise sehen. Weitere Informationen finden Sie unter SwissSalary-Benutzer und Abrechnungskreis-Filter einrichten.

3. Buchung vorbereiten

  1. Richten Sie auf der Seite Buchungsgruppen die benötigten Buchungsgruppen ein.
  2. Ergänzen Sie die Buchungsmatrix, damit Lohnarten und organisatorische Zuordnungen auf die vorgesehenen Konten gebucht werden.
  3. Entscheiden Sie in Lohnstammdaten, ob die Übertragung in Finanz- und Kostenrechnung automatisch oder manuell erfolgt.
  4. Prüfen Sie die Buchungsmatrix mit einem Testfall, bevor Sie den ersten produktiven Lohnlauf buchen.

Die Personalkarte enthält eine Buchungsgruppe. Fehlt diese Zuordnung oder ein benötigtes Konto in der Buchungsmatrix, kann die Buchung nicht wie geplant verarbeitet werden.

4. Arbeitsgruppen und Kalender einrichten

  1. Erstellen Sie die benötigten Arbeitsgruppen.
  2. Öffnen Sie Arbeitskalender und pflegen Sie die Arbeitstage, Sollzeiten, Feiertage und Ausgleichstage für die jeweilige Arbeitsgruppe.
  3. Ordnen Sie jedem abrechenbaren Mitarbeitenden die passende Arbeitsgruppe zu.
  4. Prüfen Sie Kalenderänderungen vor der Übernahme von Zeiten und Absenzen.

Der Arbeitskalender wird unter anderem bei Zeitberechnungen und – sofern im Lohnlauf ausgewählt – bei der Berechnung von Familienzulagen, Arbeitskalenderdaten und fiktiven BV-Werten berücksichtigt.

5. Bankverbindung einrichten

  1. Öffnen Sie Bankkonto Stammdaten.
  2. Erfassen Sie die Bankverbindung, die beim Zahlungsauftrag belastet wird.
  3. Prüfen Sie die Angaben, die für den ISO-20022-Export benötigt werden.
  4. Hinterlegen Sie anschliessend bei den Mitarbeitenden die individuellen Bankverbindungen und den passenden Bankcode.

Die Auszahlung ist ein eigener Schritt nach der Abrechnung. Die Bankeinrichtung allein erzeugt keine Zahlung.

Bereitschaft für den ersten Lohnlauf prüfen

Führen Sie vor dem ersten produktiven Lohnlauf diese Kontrolle durch:

  • Lohnstammdaten enthält die gültigen Sozialversicherungs- und Berechnungsgrundlagen.
  • Jeder Abrechnungskreis hat einen klaren Abrechnungsumfang.
  • Die Absenzen Ansprüche sind erstellt und den Mitarbeitenden zugewiesen.
  • Buchungsgruppen und Buchungsmatrix decken die verwendeten Lohnarten ab.
  • Arbeitsgruppen und Arbeitskalender sind aktuell.
  • Die Firmenbank und Mitarbeitenden-Bankdaten sind vollständig.
  • Versicherungsverträge, Benefits und Leistungsansprüche sind eingerichtet.
  • Mindestens ein vollständig eingerichteter Mitarbeitender kann mit Testabrechnung geprüft werden.
Tipp

Verwenden Sie für den Einrichtungscheck einen repräsentativen Mitarbeitenden mit den in Ihrem Betrieb häufigsten Lohn-, Versicherungs- und Steuermerkmalen. Prüfen Sie anschliessend die Lohnabrechnung und die Differenzliste.

Gut zu wissen

  • Ändern Sie Beitragssätze, Grenzwerte oder Konten ohne Abstimmung mit Payroll und Finanzen, weichen Lohnläufe und FIBU-Buchungen voneinander ab.
  • Bauen Sie Unfall- und Taggelddeckungen über UVG-Altfelder statt Benefit Einrichtung, fehlen Prämien und Leistungen im Lohnlauf.
  • Starten Sie System Initialisierung unreflektiert, riskieren Sie unvollständige Stammdaten – spätere Lohnläufe und Meldungen brechen ab.
  • Fehlt die Buchungsgruppe oder Konten in der Buchungsmatrix, scheitert die Buchung oder kontiert Lohnkosten falsch.
  • Richten Sie Bank und ISO-20022 nur halb ein, entsteht keine Zahlung – Mitarbeitende warten auf den Lohn.

Siehe auch