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Übersetzungen und Firmensprache verwalten

SwissSalary speichert übersetzbare Texte zu Stammdaten (unter anderem Lohnarten, Zeitarten, Funktionen, Benefits, Abteilungen) in der Übersetzungstabelle. Pflegen Sie mehrsprachige Bezeichnungen, damit auf Belegen, in der Oberfläche und in Auswertungen die Sprache des Belegs bzw. der Firma erscheint – nicht nur der erfasste Standardtext.

Zweck

  • Bezeichnungen von Lohn- und Zeitarten in weiteren Sprachen pflegen (z. B. für frankophone oder italienischsprachige Lohnabrechnungen).
  • Übersetzungen zentral über die Seite Übersetzungen verwalten.
  • Die Firmensprache (Hauptsprache) wechseln und vorhandene Texte geordnet in die Übersetzungstabelle übernehmen (Achtung: Dies sollte nur von einem Benutzer mit Administratorrechten durchgeführt werden).

Voraussetzungen

  • Sie verfügen über die Berechtigung zum Bearbeiten von Übersetzungen (Permission Set für Loc Translations / Translations).
  • Die benötigten Sprachen sind als übersetzbare Sprachen verfügbar.
  • Sie wissen, welche Stammdaten mehrsprachig auf Belegen erscheinen müssen.

Übersetzung zu einem Stammdatensatz pflegen

Viele Karten und Listen öffnen die Übersetzungen direkt am Datensatz (Aktion bzw. FactBox Übersetzungen), z. B. bei:

  • Lohnarten
  • Zeitarten
  • Funktionen
  • Benefits, Benefit-Typen, Leistungsansprüche und Regeln
  • Austrittsgründen und weiteren Stammdaten mit übersetzbaren Textfeldern

Ablauf

  1. Öffnen Sie den Stammdatensatz (z. B. eine Lohnart).
  2. Öffnen Sie Übersetzungen.
  3. Erfassen Sie je Zeile:
    • die Zielsprache über die Sprachauswahl,
    • den übersetzten Wert.
  4. Speichern Sie die Zeilen.
  5. Prüfen Sie das Ergebnis auf einem Beleg oder in einer Vorschau in der Zielsprache (z. B. Testlohnabrechnung mit entsprechender Mitarbeitendensprache).
Hinweis

Die Seitenbeschriftung lautet im Produkt Übersetzungen. Der Eintrag ist an die Tabelle und das Feld des Quelldatensatzes gebunden; leere oder veraltete Übersetzungen führen dazu, dass die Standardsprache angezeigt wird.

Firmensprache wechseln

Der Bericht Hauptsprache wechseln (Hauptsprache ändern) tauscht die führende Sprache der Firma und kann Bezeichnungen ausgewählter Stammdatenbereiche umstellen.

Typisch betroffen (je nach Auswahl im Bericht):

  • Abteilungen
  • Funktionen
  • Lohnarten
  • Zeitarten
  • weitere im Bericht angebotene Stammdaten

Ablauf

  1. Sichern Sie den Mandanten oder arbeiten Sie zuerst in einer Testfirma.
  2. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation und wählen Sie unter Aktionen die Aktion Hauptsprache wechseln.
  3. Wählen Sie die neue Hauptsprache.
  4. Markieren Sie die Stammdatenbereiche, die umgestellt werden sollen.
  5. Entscheiden Sie, ob bestehende Texte in die Übersetzungstabelle geschrieben werden sollen, bevor die neue Sprache führend wird.
  6. Führen Sie den Bericht aus und kontrollieren Sie stichprobenartig Lohnarten, Zeitarten und einen Testbeleg.
Warnung

Ein Sprachwechsel ohne vorheriges Sichern der bisherigen Bezeichnungen in der Übersetzungstabelle kann Texte überschreiben oder die Nachvollziehbarkeit der bisherigen Firmensprache erschweren. Führen Sie den Wechsel nur geplant und nachvollziehbar durch.

Kontrollen nach der Pflege

  1. Fehlt für eine Sprache ein Eintrag, erscheint der Standardtext – ergänzen Sie die Übersetzung.
  2. Stimmen Lohnartbezeichnungen auf der Lohnabrechnung mit der Mitarbeitendensprache überein?
  3. Sind nach einem Hauptsprache-Wechsel die bisherigen Texte noch als Übersetzung vorhanden?
  4. Wurden kopierte Lohnarten inkl. Übersetzungsbedarf geprüft?

Abgrenzung

  • Oberflächenbeschriftungen der Business Central-Plattform und der SwissSalary-App sind nicht Teil dieser Übersetzungsanpassungen.
  • Die Online-Hilfe (weitere Sprachen der Manuals) ist ein separater Dokumentationsprozess und nicht Teil der SwissSalary-Mandantenpflege.
  • Mehrsprachige Extended Texts / Mailtexte für den PDF- und E-Mail-Versand von Lohnabrechnungen gehören zum Versandprozess und nicht ausschliesslich zur Stammdaten-Übersetzung.

Gut zu wissen

  • Wechseln Sie die Hauptsprache ohne Sicherung und ohne Übernahme bisheriger Texte, gehen Bezeichnungen verloren – Ausweise und Listen zeigen Lücken.
  • Fehlt die Sprachzeile, erscheint der Standardtext; Mitarbeitende erhalten Lohnarten und Dokumente in der falschen Sprache.
  • Vergessen Sie nicht, bei kopierten Lohnarten die Übersetzungen ebenfalls anzupassen – sonst mischen sich die Sprachen auf dem Lohnausweis und in Portalen.
  • Verwechseln Sie Oberflächen- und Hilfetexte mit Stammdaten-Übersetzungen, bleiben fachliche Bezeichnungen unübersetzt und irreführend.

Siehe auch