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SwissSalary Organisation

Auf der Seite SwissSalary Organisation führen Sie als Payroll- oder Systemadministration mandantenweite Hilfsfunktionen aus: Lohnartnummern anpassen, Mitarbeitendenbilder importieren, Demo- oder fehlende Stammdaten generieren und Telefonnummern einheitlich formatieren. Nutzen Sie diese Funktionen bei der Ersteinrichtung eines Mandanten, nach einer Migration oder wenn Sie eine geänderte Einstellung auf bestehende Daten anwenden möchten. Store-Pakete, Hauptsprache und Datumskomprimierung sind in eigenen Artikeln beschrieben.

Voraussetzungen

  • Sie verfügen über Administratorrechte für SwissSalary, z. B. den Berechtigungssatz SwS Setup. Weitere Informationen finden Sie unter Berechtigungssätze zuweisen.
  • Vor Funktionen, die Daten ändern, haben Sie den Mandanten gesichert oder den Ablauf in einer Testumgebung geprüft.

Sie öffnen die Seite über das Symbol Suchen: Geben Sie SwissSalary Organisation ein und wählen Sie den zugehörigen Link.

Lohnartnr. anpassen

Mit Lohnartnr. anpassen erweitern oder verkleinern Sie alle Lohnartnummern um eine Stelle.

  1. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  2. Wählen Sie Lohnartnr. anpassen.
  3. Wählen Sie, ob Sie eine Stelle hinzufügen oder entfernen möchten.
  4. Bestätigen Sie die Meldung mit der Anzahl angepasster Lohnarten.
Hinweis

Beim Erweitern hängt SwissSalary an jede Lohnartnummer eine 0 an (z. B. 1000 wird zu 10000). Dafür müssen alle Lohnartnummern gleich viele Stellen haben. Beim Verkleinern entfernt SwissSalary die letzte Stelle; dafür müssen alle Lohnartnummern auf 0 enden. Andernfalls bricht die Funktion mit einer Fehlermeldung ab.

Bilder importieren

Mit Bilder importieren übernehmen Sie Mitarbeitendenbilder aus einer ZIP-Datei in den aktuellen Mandanten. Die Funktion dient der Bildmigration aus alten Dynamics NAV-Versionen: Bis und mit Dynamics NAV 2016 waren Bilder als Blob in der Mitarbeitertabelle gespeichert, seit Dynamics NAV 2017 im Media-Format. Mit Business Central 2021 Release Wave 1 (BC18) ist das alte Blob-Feld entfallen. Die Bilder müssen deshalb nachträglich migriert werden, z. B. wenn ein Kunde direkt von Dynamics NAV 2013 auf Business Central 18 aktualisiert.

  1. Exportieren Sie die Bilder im alten System (Dynamics NAV 2013–2016) über die SwissSalary Organisation. Die Funktion exportiert alle Bilder aus allen Mandanten in die Datei Bilder.zip und legt darin pro Mandant einen Ordner an.
  2. Wechseln Sie im neuen System in den Mandanten, dessen Bilder Sie importieren möchten.
  3. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  4. Wählen Sie Bilder importieren und laden Sie die ZIP-Datei hoch.
  5. Prüfen Sie im Protokoll, ob die einzelnen Bilder importiert wurden.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 2 bis 5 in jedem weiteren Mandanten.
Wichtig
  • Der Import übernimmt nur die Bilder des aktuellen Mandanten (technische Limitation). Führen Sie ihn in jedem Mandanten separat aus.
  • Ist für eine mitarbeitende Person bereits ein Bild vorhanden, wird es nicht überschrieben.
  • Der Ordnername in der ZIP-Datei muss dem Mandantennamen entsprechen.
Tipp

Alternativ können Sie das Upgrade zuerst bis Business Central 14 vornehmen, die Bilder dort migrieren und danach auf Business Central 18 aktualisieren.

Demo-Stammdaten generieren

Die Aktion Generate demo data ist vor allem für Partner vorgesehen, um möglichst rasch eine Demo-Umgebung bereitzustellen. Sie steht nur zur Verfügung, wenn die App SwissSalary 365 Demo Dataset installiert ist, und wird nur mit der englischen Bezeichnung angezeigt.

Warnung

Führen Sie Generate demo data nur in einer Testdatenbank bzw. in einer Sandbox aus. Beim Ausführen werden alle vorhandenen SwissSalary-Einrichtungen und teilweise auch Einrichtungen in anderen Modulen (Finanzbuchhaltung, Projekte usw.) vorgängig gelöscht.

  1. Legen Sie in einer Sandbox einen leeren Mandanten an und wechseln Sie in diesen Mandanten.
  2. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  3. Wählen Sie Generate demo data und bestätigen Sie die Rückfrage.
  4. Warten Sie die Bestätigung ab, dass die Demo-Stammdaten generiert wurden.

Die Funktion kann nur ausgeführt werden, wenn auch in den anderen Modulen keine Einrichtungsdaten vorhanden sind. SwissSalary prüft dies vorgängig. Sind bereits Einrichtungsdaten vorhanden, erscheint eine Fehlermeldung und die Verarbeitung wird abgebrochen. So wird verhindert, dass die Funktion versehentlich in einem falschen Mandanten ausgeführt wird. Kundenspezifische Entwicklungen, die auf SwissSalary-Standardobjekte zugreifen, werden nicht berücksichtigt.

Neben den üblichen Initialisierungsdaten (Lohnstammdaten, Lohnarten, Zeitarten usw.) werden folgende Daten und Einrichtungen erstellt:

  • 10 Mitarbeitende im Personalstamm inkl. Sozialversicherungen, Personaldimensionen, Personalbanken, Kinder und Lohnteile
  • zwei Personalstatistiken inkl. Zuweisung bei den Mitarbeitenden (die Auswahlmöglichkeiten für die Personalstatistik Lohnvergleich Landolt & Mächler können sich von Jahr zu Jahr ändern)
  • Budget-Einrichtung, Budget-Strukturen und Budget-Spaltenlayouts inkl. Zeilen
  • Nummernserie VAKANZEN inkl. Zeilen für Vakanzen im Budget-Modul
  • Einrichtung der Offenen Schnittstelle ZEIT
  • Nummernserie ZEIT-ARCH inkl. Zeilen für die Sicherung der importierten Datei der Offenen Schnittstelle ZEIT
  • Rapportierungsjournal ZEIT-IMPORT inkl. Verbindung mit der Offenen Schnittstelle ZEIT
  • Herkunftscode ZEIT-IMP inkl. Zuweisung beim Rapportierungsjournal ZEIT-IMPORT
  • Daten in anderen Modulen, z. B. Finanz-Kontenplan, Buchhaltungsperioden, Dimensionen und Dimensionswerte, MWST-Buchungsgruppen sowie ein Demo-Debitor und ein Demo-Projekt inkl. Aufgabe

Fehlende Stammdaten generieren

Mit Fehlende Stammdaten generieren ergänzen Sie in neuen oder noch leeren Mandanten fehlende Grundlagen, z. B. Fibu-Konten für den Lohnbereich. Dabei werden auch Standard-Lohnstammdaten, Standard-Lohnarten usw. generiert.

  1. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  2. Blenden Sie die Aktion bei Bedarf über Personalisieren ein. Sie ist standardmässig ausgeblendet und kann benutzerspezifisch jederzeit wieder eingeblendet werden.
  3. Wählen Sie Fehlende Stammdaten generieren.
  4. Wählen Sie die Sprache der Stammdaten und bestätigen Sie.

Telefonnr. Formatierung anwenden

Im Feld Telefon Nr. Format in den Lohnstammdaten legen Sie das gewünschte Telefonnummernformat fest. Die Einstellung gilt für alle Felder, in denen eine Telefonnummer erfasst werden kann.

Format Wirkung
(leer) Keine Formatierung; die Nummer wird wie eingegeben angezeigt (Freitext).
E164 Format (+41791112233) Mit Ländervorwahl und ohne Leerzeichen.
Nationales Format (079 111 22 33) Ohne Ländervorwahl und mit Leerzeichen.
Internationales Format (+41 79 111 22 33) Mit Ländervorwahl und mit Leerzeichen.
Nationales Format ohne Abstand (0791112233) Ohne Ländervorwahl und ohne Leerzeichen.

Das Format gilt nur für neu erfasste Nummern. So aktualisieren Sie bestehende Telefonnummern:

  1. Wählen Sie in den Lohnstammdaten im Feld Telefon Nr. Format das gewünschte Format.
  2. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  3. Wählen Sie Telefonnr. Formatierung anwenden.
  4. Bestätigen Sie die Meldung mit dem angewendeten Format.

System Initialisierung

Mit der System Initialisierung importieren Sie viele Stammdaten, z. B. Lohnartenstamm und Lohnstammdaten (Vorgaben). Die System Initialisierung für neue Mandanten wird über eine XML-Datei erstellt.

  1. Öffnen Sie die Seite SwissSalary Organisation.
  2. Wählen Sie System Initialisierung.
  3. Wählen Sie die Richtung Import und die XML-Datei.

Gut zu wissen

  • Generate demo data in einem Produktivmandanten starten — vorhandene Einrichtungen würden gelöscht; SwissSalary bricht deshalb ab, sobald Einrichtungsdaten vorhanden sind.
  • Lohnartnr. anpassen mit unterschiedlich langen Lohnartnummern oder Nummern, die nicht auf 0 enden — die Funktion bricht ab, ohne Nummern zu ändern.
  • Bilder importieren nur in einem Mandanten ausführen — die übrigen Mandanten bleiben ohne Mitarbeitendenbilder.
  • Das Telefon Nr. Format ändern und erwarten, dass bestehende Nummern umgestellt werden — führen Sie zusätzlich Telefonnr. Formatierung anwenden aus.
  • Fehlende Stammdaten generieren in einem bereits eingerichteten Mandanten ausführen — es werden zusätzlich Standard-Lohnstammdaten und Standard-Lohnarten generiert.

Siehe auch