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Lohnerhöhungsjournale erstellen und freigeben (automatischer Lohnerhöhungs-Prozess)

Mit Lohnerhöhungsjournalen verteilen Verantwortliche ein Budget auf generelle und individuelle Lohnerhöhungen. Der Prozess führt das Journal von Entwurf über Offen und Genehmigung ausstehend bis Genehmigt; beim Buchen entstehen Lohnerhöhungsposten und datierte TimeMachine-Einträge.

Voraussetzungen

Bevor Sie beginnen:

  • sind Abteilungen und ihre primären Vorgesetzten eingerichtet;
  • ist in der Abteilungsliste das Organigramm aktiviert;
  • haben die betroffenen Mitarbeitenden einen Lohnsatz Betrag, Stellenprozente und Monatsteile hinterlegt;
  • ist das Gültigkeitsdatum festgelegt;
  • sind Verantwortlichkeiten und Berechtigungen für Bearbeitung und Genehmigung geklärt;
  • ist entschieden, ob das Budget fix oder überschreitbar ist.

Journale nach Abteilungen vorschlagen (erstellt durch HR)

  1. Öffnen Sie Lohnerhöhungsjournal Übersicht.
  2. Wählen Sie Journale vorschlagen (nach Abteilung).
  3. Legen Sie den Stichtag fest. Er darf nicht vor dem Arbeitsdatum liegen.
  4. Geben Sie das Gültigkeitsdatum ein.
  5. Wählen Sie Fixes Budget, wenn die verantwortliche Person den vorgegebenen Betrag nicht überschreiten darf.
  6. Erfassen Sie entweder Budget Betrag oder Budget-Prozentsatz.
  7. Starten Sie den Vorschlag.
  8. Erfassen Sie auf dem Lohnerhöhungsjournal (Vorschau) die noch offenen Punkte.
  9. Erstellen Sie bei Bedarf unter Generelle Lohnerhöhung anwenden eine generelle Lohnerhöhung gemäss den Vorgaben der Geschäftsleitung.
  10. Sobald die Journale ausgefüllt und für die Bearbeitung durch die Vorgesetzten bereit sind, setzen Sie sie auf den Status Offen.

SwissSalary erstellt für Abteilungen mit Mitarbeitenden ein Journal im Status Entwurf und fügt die betroffenen Mitarbeitenden als Zeilen ein. Bei einem prozentualen Budget berechnet es den Journalbetrag aus der Summe der Lohnsatz Beträge nach Stellenprozenten.

Warnung

Wenn bereits Lohnerhöhungsjournale vorhanden sind, fragt der Bericht, ob alle bestehenden Journale gelöscht werden sollen. Prüfen Sie diese Journale vor dem Bestätigen.

Journal öffnen und Erhöhungen erfassen (durch Vorgesetzten in 1. Instanz)

  1. Wählen Sie Journalzeilen anzeigen.
  2. Erfassen Sie die Individuelle Lohnerhöhung.
  3. Ergänzen Sie die Begründung, wenn notwendig.
  4. Prüfen Sie Neuer Lohnsatz Betrag, Neuer Lohnansatz und Prozentsatz Lohnerhöhung.
  5. Kontrollieren Sie das Zuzuweisendes verbleibendes Budget.
  6. Wenn alles erfasst ist, schliessen Sie Ihr Lohnerhöhungsjournal mit Auf Genehmigung ausstehend setzen ab.

SwissSalary liest Mitarbeitendenwerte zum Tag vor dem Gültigkeitsdatum und berücksichtigt dabei bereits vorhandene TimeMachine-Einträge. Generelle und individuelle Lohnerhöhungen werden auf die Stellenprozente umgerechnet.

Bei einem fixen Budget verhindert SwissSalary eine Eingabe, die das verbleibende Budget überschreitet.

Journal prüfen und genehmigen (durch Vorgesetzten in 2. Instanz)

  1. Prüfen Sie die Lohnerhöhungen und die Begründungen.
  2. Wählen Sie Auf Genehmigt setzen.

Für die Genehmigung müssen Stichtag, Gültigkeitsdatum und Budget Betrag vorhanden sein. SwissSalary speichert die genehmigende Person im Feld Genehmigt von.

Hinweis

Soll eine bereits genehmigte Lohnerhöhung korrigiert werden, kann die HR-Verantwortliche den Status von Genehmigt auf Genehmigung ausstehend zurücksetzen.

Wichtig

Genehmigt bedeutet noch nicht, dass die Lohnerhöhung wirksam gebucht ist. Erst die Aktion Journal buchen erzeugt die Folgeeinträge.

Genehmigtes Journal buchen (durch HR)

  1. Markieren Sie die genehmigten Journale.
  2. Wählen Sie Journal buchen.
  3. Warten Sie, bis alle Mitarbeitenden verarbeitet sind.
  4. Öffnen Sie bei Stichproben die TimeMachine der Personalkarte.
  5. Kontrollieren Sie den neuen Lohnsatz Betrag mit dem Gültigkeitsdatum.

Beim Buchen erstellt SwissSalary pro Zeile einen Lohnerhöhungsposten, den Sie in der Lohnerhöhung Historie finden. Wenn sich der Lohnsatz Betrag ändert, erstellt es ausserdem einen TimeMachine-Eintrag für Lohnsatz Betrag. Anschliessend löscht es das gebuchte Lohnerhöhungsjournal und seine Zeilen.

Infobrief nach dem Buchen

Nach gebuchten Lohnerhöhungsposten drucken Sie den Bericht Lohnerhöhungs Info Brief. Filtern Sie nach Buchungsdatum, Personalnummer, Abteilung, Gültigkeitsdatum und Postennummer. Wählen Sie bei Bedarf Direct Versand, Direct sichtbar ab und Direct keine Email-Benachrichtigung.

Gut zu wissen

Das Journal trennt eine Generelle Lohnerhöhung von einer individuellen, leistungsbezogenen Erhöhung. Beide Werte werden im Lohnerhöhungsposten zusammen mit Verantwortlichen, Genehmigung, Begründung und Gültigkeitsdatum protokolliert.

Warnung

Buchen Sie das Journal erst, wenn das Gültigkeitsdatum und alle zukünftigen Lohnänderungen abgestimmt sind. Das Buchen löscht das Lohnerhöhungsjournal.

Siehe auch