Eintritte, Austritte und Mutationen mit Swissdec melden
Mit dem EMA-Verfahren melden Sie Eintritte, Mutationen und Austritte an AHV, FAK und BVG über Swissdec. Payroll-Fachpersonen mit Swissdec-Zugang senden die Meldungen bei personalrelevanten Ereignissen; ergänzend zu periodischen und jährlichen Lohnmeldungen, nicht als Ersatz.
Voraussetzungen
- Swissdec-ELM ist eingerichtet und der Distributor ist erreichbar.
- Die betroffenen Versicherungsverträge sind mit Institutionscodes hinterlegt.
- Die Personaldaten (Eintritts-/Austrittsdatum, AHV-Nummer, Adresse) sind vollständig.
Meldung erstellen
- Öffnen Sie Lohn melden.
- Prüfen Sie die Meldeperiode. SwissSalary setzt das Datum auf das Monatsende.
- Prüfen Sie bei BVG-Meldungen Gültig ab (BVG). Dieses Datum wird voraussichtlich nur bei der BVG-Jahresmeldung benötigt und kann ansonsten ignoriert werden.
- Erfassen Sie verantwortliche Person, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
- Erfassen Sie bei Bedarf einen allgemeinen Hinweis unter Mitteilung an alle.
- Wählen Sie nur für einen bestätigten Korrekturfall eine Ersatzmeldung.
- Aktivieren Sie Testfall nur für eine Testübermittlung. Wir empfehlen, vor jeder produktiven Übermittlung zuerst eine Testübermittlung durchzuführen.
- Aktivieren Sie EMA (AHV, FAK, BVG) nur für den entsprechenden Eintritts-/Mutations-/Austrittsprozess.
- Prüfen Sie die vorgeschlagenen Empfänger und Domänen.
- Wählen Sie Melden.
Empfänger und Domänen auswählen
Im unteren Bereich der Seite werden die verfügbaren Versicherungsdomänen und Institutionen angezeigt:
| Domäne | Beschreibung |
|---|---|
| AHV | AHV-Ausgleichskasse. |
| FAK | Familienausgleichskasse (Kinderzulagen). |
| BVG | Pensionskasse (berufliche Vorsorge). |
Wählen Sie für eine EMA-Meldung die relevanten Empfänger aus AHV, FAK und BVG aus und starten Sie den Versand. UVG, UVGZ, KTG, QST, Statistik und Lohnausweis gehören nicht zum EMA-Schalter.
Meldung senden und Status prüfen
- Bestätigen Sie die Meldung. SwissSalary erstellt einen Eintrag auf der Seite Lohnmeldungen mit dem Status Versandt.
- Prüfen Sie das Feld Auftragsstatus. Mögliche Werte:
| Status | Beschreibung |
|---|---|
| Versandt | Die Meldung wurde erfolgreich an den Distributor übermittelt. |
| Beantwortet | Der Versicherer hat eine Rückmeldung geliefert. |
| Bestätigt | Die Meldung wurde vom Versicherer bestätigt. |
| Abgeschlossen | Der gesamte Meldungsprozess ist abgeschlossen. |
- Wenn das Feld Dialog im Resultat aktiviert ist, bearbeiten Sie die offenen Dialoge (siehe Swissdec-Rückmeldungen, Dialoge und Ersatzmeldungen bearbeiten).
Wichtig
EMA-Meldungen sind ergänzend zu den periodischen Lohnmeldungen. Sie ersetzen nicht die Jahres- oder Periodenmeldung.
BVG-Gültigkeitsdatum
Wenn Sie BVG-Domänen melden, zeigt SwissSalary das Feld Gültig ab (BVG) an. Dieses Datum bestimmt, ab wann die gemeldete BVG-Änderung wirksam wird. Standardmässig wird der Tag nach dem Meldungsperiodenende vorgeschlagen. Dieses Datum wird voraussichtlich nur bei der BVG-Jahresmeldung benötigt und kann ansonsten ignoriert werden.
Gut zu wissen
- Sie verwechseln EMA mit der periodischen oder jährlichen Lohnmeldung oder wollen sie ersetzen — Eintritt/Austritt bleibt ungemeldet bzw. Periodenwerte fehlen.
- Sie erwarten UVG, UVGZ oder KTG unter dem EMA-Schalter — EMA betrifft nur AHV, FAK und BVG; die übrigen Träger bleiben uninformiert.
- Sie melden unvollständige Personaldaten (Eintritt/Austritt, AHV-Nummer, Adresse) — Rückweisungen und Verzögerungen bei den Versicherern.
- Sie ignorieren offene Dialoge im Resultat und werten die Meldung als erledigt — der Fall bleibt beim Versicherer offen.
- Sie belassen Gültig ab (BVG) unkontrolliert — die BVG-Meldung greift zum falschen Zeitpunkt.