Swissdec-Lohnmeldungen übermitteln und abschliessen

Erstellen, freigeben, auswerten und archivieren Sie Swissdec-ELM-Lohnmeldungen über den Distributor. Payroll-Fachpersonen mit Swissdec-Verantwortung erledigen das, sobald die Periode gebucht und fachlich abgestimmt ist — periodisch und am Jahresende, getrennt vom monatlichen Lohnlauf. Für den Jahresabschluss ergänzen Sie Jahresmeldungen und Lohnausweise.

Voraussetzungen

Swissdec-Verbindung und Zertifikat sind eingerichtet und geprüft. Weitere Informationen finden Sie unter Versicherungen und Swissdec-ELM einrichten.
Versicherungsverträge und Empfänger sind vollständig.
Die Meldeperiode ist gebucht und fachlich abgestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf buchen.
Verantwortliche Person, E-Mail-Adresse und Telefonnummer für die Meldung sind verfügbar.

Meldung erstellen

Öffnen Sie Lohn melden.
Prüfen Sie die Meldeperiode. SwissSalary setzt das Datum auf das Monatsende.
Prüfen Sie bei BVG-Meldungen Gültig ab (BVG). Dieses Datum wird voraussichtlich nur bei der BVG-Jahresmeldung benötigt und kann ansonsten ignoriert werden.
Erfassen Sie verantwortliche Person, E-Mail-Adresse und Telefonnummer.
Erfassen Sie bei Bedarf einen allgemeinen Hinweis unter Mitteilung an alle.
Wählen Sie nur für einen bestätigten Korrekturfall eine Ersatzmeldung.
Aktivieren Sie Testfall nur für eine Testübermittlung. Wir empfehlen, vor jeder produktiven Übermittlung zuerst eine Testübermittlung durchzuführen.
Aktivieren Sie EMA (AHV, FAK, BVG) nur für den entsprechenden Eintritts-/Mutations-/Austrittsprozess.
Prüfen Sie die vorgeschlagenen Empfänger und Domänen.
Wählen Sie Melden.

SwissSalary kann je nach Einrichtung und vorhandenen Lohndaten unter anderem AHV, FAK, UVG, UVGZ, KTG, BVG, Quellensteuer, Grenzgänger, Steuerdeklaration und BFS-Statistik vorschlagen.

Status der Meldung verfolgen

Verwenden Sie auf der Seite Lohnmeldung die Statusansichten:

Ansicht	Bedeutung	Nächste Aktion
In Verarbeitung	Swissdec oder der Empfänger verarbeitet den Auftrag	Warten und Status später erneut prüfen
Abschluss fehlt	Eine Abschlussfreigabe oder ein Versichererdialog ist offen	Bei fehlender Abschlussfreigabe Freigeben; bei einem Dialog Dialoge mit Versicherer öffnen
Resultat fehlt	Die Meldung ist bestätigt, das Resultat steht aber noch aus	Antwort abholen
Resultat verfügbar	Erfolg, Fehler oder Dialogantwort liegt vor	Resultat anzeigen und bearbeiten
Resultat archiviert	Das Resultat wurde archiviert	Vorgang als Nachweis aufbewahren

Prüfen Sie zusätzlich Auftragsstatus, Resultatstatus, Bestätigungsdatum, Dialog im Resultat und die erwartete Verfügbarkeit.

Meldung freigeben

Wenn die Meldung in Abschluss fehlt steht, prüfen Sie zuerst den Resultatstatus. Wählen Sie Freigeben nur, wenn die Abschlussfreigabe fehlt:

Wählen Sie die Meldungszeile.
Wählen Sie Freigeben.
Schliessen Sie die Freigabe im geöffneten Swissdec- beziehungsweise Empfängerprozess ab.
Kehren Sie zu SwissSalary zurück und kontrollieren Sie, ob der Status auf Verarbeitung gewechselt hat.

Zeigt der Resultatstatus stattdessen einen laufenden Dialog, öffnen Sie Dialoge mit Versicherer und bearbeiten Sie den Dialog. Nicht jede Meldung benötigt eine manuelle Freigabe. Bei Meldungen ohne Bestätigung führt SwissSalary den Status abhängig von der Domäne automatisch weiter.

Antwort abholen und prüfen

Wählen Sie eine Meldung in Resultat fehlt.
Wählen Sie Antwort abholen.
Wiederholen Sie den Abruf erst nach der angezeigten erwarteten Verfügbarkeit.
Öffnen Sie ein verfügbares Resultat mit Resultat anzeigen.
Prüfen Sie Warnungen, Fehler und fachliche Rückmeldungen.

Bei Quellensteuerresultaten können unter anderem bestätigte Quellensteuerdaten und Korrekturwerte erscheinen. AHV-Resultate können Versicherungsnachweis, Prozess und Gültigkeitsdatum enthalten.

Wichtig

Ein technisch erfolgreiches Resultat ersetzt keine fachliche Abstimmung. Prüfen Sie Korrektur- und Warnzeilen, bevor Sie die Meldung archivieren.

Versichererdialoge bearbeiten

Wenn ein Dialog vorliegt:

Öffnen Sie Dialoge mit Versicherer.
Wählen Sie Dialog herunterladen, wenn die Fragen noch nicht vorliegen.
Lesen Sie Nachricht, Aufgabe oder Frist.
Erfassen Sie Antworten in den dafür vorgesehenen Zeilen.
Wählen Sie Antwort senden.
Markieren Sie reine Informationsmeldungen bei Bedarf als gelesen.

Je nach Dialog verlangt SwissSalary Text, Zahl, Betrag, Datum, Datum/Uhrzeit oder eine Ja-/Nein-Antwort.

Ersatzmeldung erstellen

Verwenden Sie eine Ersatzmeldung nur, wenn eine bestehende Deklaration ersetzt werden soll:

Öffnen Sie Lohn melden.
Wählen Sie unter Ersatzmeldung die ursprüngliche Deklaration.
Prüfen Sie die übernommene Testkennzeichnung.
Wählen Sie die betroffenen Empfänger.
Deklarieren Sie die Ersatzmeldung.

SwissSalary verknüpft die neue Meldung mit der Deklarationsidentifikation der ursprünglichen Meldung.

Warnung

Ob eine Ersatzmeldung fachlich zulässig oder erforderlich ist, ergibt sich nicht aus dem Status allein. Klären Sie den Korrekturfall mit der zuständigen Fachstelle oder dem Empfänger.

Meldung archivieren

Archivieren Sie eine Meldung erst, wenn:

das Resultat vollständig vorliegt;
Fehler und Dialoge bearbeitet sind;
die fachliche Abstimmung abgeschlossen ist.

Wählen Sie die Meldung und danach Archivieren. Gelöschte, noch nicht bestätigte Meldungen werden ebenfalls zuerst archiviert und danach geschlossen.

Gut zu wissen

Sie aktivieren Testfall oder EMA, obwohl eine produktive Periodenmeldung gemeint ist — die Behörde erhält keine gültige Meldung.
Sie wählen eine Ersatzmeldung, ohne den Korrekturfall zu klären — doppelte oder widersprüchliche Meldungen entstehen.
Sie lösen Freigeben aus, obwohl ein Versichererdialog offen ist — die Meldung bleibt unvollständig, bis Dialoge erledigt sind.
Sie archivieren ein technisch erfolgreiches Resultat, ohne Korrektur- und Warnzeilen abzustimmen — fachliche Fehler bleiben in der Deklaration.
Sie rufen das Resultat zu früh erneut ab — leere oder unvollständige Rückmeldungen verleiten zu Fehlentscheidungen.

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