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Zahlungsarten und Lohnbankverbindungen einrichten

Richten Sie Mitarbeitendenbanken, Zahlungsformen, Aufteilung und Firmen-Belastungskonten für die Lohnauszahlung ein. Payroll-Fachpersonen pflegen die Stammdaten vor dem ersten definitiven Lohnlauf und bei jeder Bank- oder Aufteilungsänderung vor dem betroffenen Lohnlauf.

Voraussetzungen

  • Der Mitarbeitende ist für die Lohnabrechnung eingerichtet.
  • Die benötigten Währungen und Bankstammdaten sind vorhanden.
  • Für elektronische Zahlungen ist die Seite Bankkonto Einrichtung vollständig eingerichtet.

Mitarbeitendenbank erfassen

  1. Öffnen Sie die Personalkarte des Mitarbeitenden.
  2. Öffnen Sie die Bankverbindungen und erstellen Sie eine Zeile.
  3. Prüfen Sie Pos. und wählen Sie die Zahlungsform:
    • Vergütungsauftrag
    • Bank
    • Postkonto
    • Auslandbank
    • Barzahlung
    • ASR
    • QR-Rechnung
  4. Erfassen Sie die zur Zahlungsform passenden Angaben, beispielsweise IBAN, Bankkonto Nr., Postkonto Nr., Clearing Nr., BIC (SWIFT), QR-IBAN oder QR-Referenz.
  5. Erfassen Sie bei Zahlungen an eine Drittperson die Felder im Bereich Begünstigter (vollständige Adresse inkl. Ländercode) sowie bei Bedarf Zahlungsgrund 1 und Zahlungsgrund 2.
  6. Legen Sie bei Bedarf mit Gültig von und Gültig bis fest, in welchen Lohnperioden die Bankzeile verwendet werden darf.
Wichtig

Gültig bis darf nicht vor Gültig von liegen. SwissSalary berücksichtigt beim Lohnlauf nur Bankzeilen, deren Gültigkeit die Abrechnungsperiode überschneidet.

Nettolohn auf Bankzeilen verteilen

Verwenden Sie die folgenden Felder, wenn ein Mitarbeitender mehrere Bankverbindungen hat:

Feld Verwendung
Hauptbank Kennzeichnet die Bankzeile, die den nicht anderweitig zugeteilten Restbetrag erhält. Eine Hauptbank ist erforderlich.
Maximalbetrag Begrenzt den Betrag, der dieser Bankzeile zugeteilt wird.
Maximalbetrag MW Zeigt beziehungsweise begrenzt den Maximalbetrag in Mandantenwährung.
Lohnartfilter Ordnet nur Zahlungen aus den angegebenen Lohnarten dieser Bankzeile zu.
Währungscode Bestimmt die Währung der Zahlung. Ein leerer Code steht für die Mandantenwährung.
Wechselkursart Legt Fix oder Dynamisch für die Umrechnung fest.

Kontrollieren Sie die Aufteilung mit einem Testlohnlauf. Wenn die Summe der Maximalbeträge nicht ausreicht, um den ganzen Nettolohn zu verteilen, bricht SwissSalary die Verarbeitung mit einer Fehlermeldung ab. Eine negative Zahlung auf einer Bankposition ist ebenfalls nicht zulässig.

Warnung

Ändern Sie eine Bankaufteilung nicht erst nach dem definitiven Lohnlauf. Stornieren Sie einen noch ungebuchten Lohnlauf, korrigieren Sie die Bankzeilen und berechnen Sie den Lohnlauf neu.

Firmenbank einrichten

  1. Öffnen Sie Bankkonto Einrichtung.
  2. Erfassen Sie einen eindeutigen Bankcode und eine Beschreibung.
  3. Prüfen Sie Zahlungsstandardversion, Währungscode und Währungsfilter.
  4. Erfassen Sie für ISO-20022-Zahlungen mindestens Dateiname, Absender Clearing, Absender IBAN und Absender Name.
  5. Wählen Sie für die Kodierung von XML-Dateien UTF-8 ohne den Zusatz «BOM».
  6. Ergänzen Sie Belastungskonto Nr., Absenderadresse, Kunden-ID und Absender-ID, wenn Ihre Bank oder Ihr Zahlungsprozess diese Angaben benötigt.
  7. Ordnen Sie die Firmenbank dem entsprechenden Abrechnungskreis zu.

Die Zahlungsauftragslisten übernehmen die belastete Bank aus dem Abrechnungskreis. Prüfen Sie deshalb die Zuordnung vor jedem erstmaligen Lohnlauf und nach Änderungen an Abrechnungskreisen.

Bankdaten kontrollieren

Führen Sie den Bericht Mitarbeiter Bank prüfen aus:

  1. Filtern Sie bei Bedarf nach Mitarbeitendem, Abteilung oder Abrechnungskreis.
  2. Wählen Sie Nur aktive Mitarbeiter, wenn ausgeschiedene Mitarbeitende nicht geprüft werden sollen.
  3. Prüfen Sie die gemeldeten Clearing- und Bankadressfehler.
  4. Wählen Sie Neue Bankadresse speichern nur, wenn die Bankstammdaten geprüft sind.
  5. Beheben Sie ungültige IBAN-, QR-IBAN- oder Prüfziffernfehler auf der Bankzeile.
Hinweis

Die Zahlungsform ESR ist eingestellt. Verwenden Sie für entsprechende Zahlungen QR-Rechnung.

Wenn Mitarbeitende ihre Bankinformationen in SwissSalary Direct ändern, bleibt die fachliche Prüfung und Übernahme in SwissSalary ein eigener Schritt. Beachten Sie dazu den Synchronisierungsprozess für Portaländerungen.

Abschlusskontrolle

Vor dem definitiven Lohnlauf:

  • besitzt jeder auszuzahlende Mitarbeitende eine gültige Hauptbank;
  • decken Maximalbeträge und Gültigkeitsdaten den erwarteten Nettolohn ab;
  • stimmen Zahlungsform, Währung und Begünstigter;
  • ist die Firmenbank dem richtigen Abrechnungskreis zugeordnet;
  • enthält die Bankkonto-Einrichtung die Angaben für den vorgesehenen Zahlungsweg.

Gut zu wissen

  • Sie ändern die Bankaufteilung erst nach dem definitiven Lohnlauf — ohne Storno, Korrektur und Neuberechnung bleibt die alte Verteilung im Netto und in der Zahlung.
  • Sie setzen keine Hauptbank oder begrenzen Maximalbeträge so eng, dass der Nettolohn nicht verteilt werden kann — der Export scheitert oder Beträge bleiben offen.
  • Sie setzen Gültig von / Gültig bis so, dass die Zeile die Abrechnungsperiode nicht trifft — keine gültige Bankzeile, keine Auszahlung.
  • Sie ordnen die Firmenbank dem falschen Abrechnungskreis zu — Zahlungsaufträge belasten das falsche Konto.
  • Sie verwenden weiter ESR statt QR-Rechnung — moderne Bankfiles und Referenzen greifen nicht.

Siehe auch