Configurer les groupes de comptabilisation et les imputations
Les groupes de comptabilisation permettent des imputations COFI et CAE différentes pour un même genre de salaire selon les groupes de collaborateurs. Configurez les comptes, les contreparties, les natures de coût et les matrices de centres de coûts en concertation avec la comptabilité financière et analytique — avant de comptabiliser le premier traitement de salaire définitif, et à nouveau à chaque modification d'imputation ou de dimension.
Conditions préalables
- Le plan comptable est configuré.
- Les natures de coût, les centres de coûts et les objets de coût sont disponibles si vous utilisez la comptabilité analytique.
- Les genres de salaire requis sont configurés.
- Les collaborateurs peuvent être attribués à un groupe de comptabilisation.
Créer des groupes de comptabilisation
- Ouvrez Groupes comptabilisation depuis la Fiche employé, onglet Poste.
- Saisissez un Code unique.
- Saisissez une Description explicite.
- Attribuez le groupe de comptabilisation aux collaborateurs concernés.
Wichtig
Un groupe de comptabilisation ayant des imputations existantes ne doit pas être supprimé. Lors de la suppression, SwissSalary signale que des attributions de comptes existent.
Attribuer les comptes COFI
- Ouvrez la liste des Genres de salaire.
- Sur la Fiche GS, sous Associé, choisissez Compte > Comptabilité financière.
- Saisissez par N° GS utilisé :
- N° compte
- N° cpte contrep.
- Contrôlez que les comptes existent dans le plan comptable et conviennent à la comptabilisation prévue.
La matrice de comptabilisation peut remplacer l'imputation d'un genre de salaire pour un groupe de comptabilisation. En l'absence de valeur divergente dans la matrice, SwissSalary utilise l'imputation du genre de salaire.
Hinweis
Le traitement de salaire vérifie l'existence des comptes COFI indiqués. Des comptes manquants empêchent un traitement correct.
Attribuer les natures de coût
Si vous utilisez la comptabilité analytique :
- Ouvrez la liste des Genres de salaire.
- Sur la Fiche GS, sous Associé, choisissez Compte > Comptabilité analytique.
- Saisissez par genre de salaire :
- Nature de coût Débit
- Nature de coût Crédit
- Contrôlez que les deux natures de coût existent.
Le fait que les natures de coût soient déterminées par groupe de comptabilisation ou par classe salariale dépend des données de base salaires. Utilisez la méthode définie dans votre société de manière cohérente.
Compléter la matrice des centres de coûts
- Sur le genre de salaire, sous Associé, choisissez Dimension > Centre de coûts ou Objet de coût.
- Saisissez les combinaisons nécessaires de genre de salaire et de groupe de comptabilisation.
- Enregistrez selon le module :
- Centre de coûts Charge
- Débiter centre de coûts COFI
- Contrôlez que les valeurs de dimension ne sont pas verrouillées.
La matrice de comptabilisation distingue les modules COFI et Comptabilité analytique ainsi que les types Centre de coûts, Compte et Objet de coût.
Vérifier les écritures de comptabilisation COFI
- Choisissez un collaborateur représentatif par groupe de comptabilisation.
- Effectuez un traitement de salaire test avec les genres de salaire typiques.
- Contrôlez les postes salaire générés :
- compte et contrepartie ;
- nature de coût Débit et Crédit ;
- centre de coûts et objet de coût ;
- groupe de comptabilisation.
- Pour un traitement définitif contrôlé, créez la Feuille de validation COFI et, le cas échéant, le Journal comptable CAE.
- Rapprochez le débit, le crédit et les dimensions avant de comptabiliser en production.
Warnung
Ne testez pas les modifications d'imputation pour la première fois avec un traitement productif déjà validé. Une matrice erronée peut affecter tous les collaborateurs du même groupe de comptabilisation.
Gérer les modifications
En cas de modifications :
- documentez le motif métier et la date d'effet ;
- contrôlez tous les genres de salaire et groupes de comptabilisation concernés ;
- effectuez à nouveau un traitement de test représentatif ;
- contrôlez la COFI et la CAE séparément ;
- ne modifiez pas directement les postes salaire comptabilisés.
Bon à savoir
- Vous supprimez un groupe de comptabilisation ayant des imputations existantes : vous cassez l'attribution des comptes — les traitements ouverts ne peuvent plus être comptabilisés.
- Vous laissez des comptes COFI manquants dans la matrice : le traitement échoue et le traitement de salaire reste non comptabilisé.
- Vous testez les modifications d'imputation seulement sur le traitement productif validé : des comptes erronés touchent tous les collaborateurs du groupe.
- Vous « réparez » des postes salaire comptabilisés au lieu de la configuration et d'un traitement test : vous risquez des écritures de correction incohérentes et des constats d'audit.