Comptabiliser un traitement de salaire
La comptabilisation clôt définitivement un traitement de salaire contrôlé et transfère, selon la configuration, les postes salaire vers la comptabilité financière et la comptabilité analytique. Les spécialistes de la paie ou des finances disposant des autorisations nécessaires comptabilisent après la validation et le contrôle et, si elle est active, l'approbation. Selon le processus interne, ils procèdent généralement en parallèle ou après le paiement ISO 20022. Avant la comptabilisation, les contrôles tels que la comparaison des traitements de salaire et le rapprochement des comptes salaire doivent être terminés.
Conditions préalables
- Le traitement de salaire non comptabilisé a été contrôlé et validé par un spécialiste. Pour plus d'informations, voir Approuver, corriger ou annuler un traitement de salaire.
- Le traitement est approuvé si le processus d'approbation est actif.
- Les écarts et les soldes sont clarifiés. Pour plus d'informations, voir Comparer les traitements de salaire et clarifier les écarts et Rapprocher chaque mois les comptes salaire et les soldes des collaborateurs.
- La date de comptabilisation est coordonnée avec la comptabilité financière ; la matrice de comptabilisation et l'intégration COFI sont configurées.
- Le paiement et le fichier bancaire sont clarifiés selon votre processus interne, avant ou en parallèle de la comptabilisation.
Wichtig
La comptabilisation est l'étape définitive du traitement de salaire. Vous ne pouvez ni réinitialiser un traitement comptabilisé avec Annuler traitement salaire, ni le comptabiliser de nouveau.
Contrôles avant la comptabilisation du traitement de salaire
Avant la comptabilisation, contrôlez :
- la Feuille de validation COFI ;
- le Journal comptable CAE, si vous utilisez la comptabilité analytique ;
- les documents de comptabilité financière créés selon la configuration ;
- les totaux par rapport au décompte de salaire précédemment approuvé.
Déterminer la date de comptabilisation
La Date comptabilisation détermine la période financière dans laquelle la comptabilisation a lieu. SwissSalary propose la date de décompte du traitement de salaire sélectionné.
Avant de commencer, vérifiez :
- si la date se situe dans une période de comptabilisation autorisée ;
- si elle correspond à la clôture mensuelle de la comptabilité financière.
Comptabiliser le traitement de salaire
- Ouvrez la page Traitements de salaire.
- Sélectionnez le traitement non comptabilisé.
- Sélectionnez Comptabiliser salaires.
- Contrôlez le N° traitement de salaire et la Date décompte accessible en lecture seule.
- Saisissez ou confirmez la Date comptabilisation.
- Confirmez la demande de sécurité pour le traitement définitif.
Si aucun fichier de paiement n'est encore associé au traitement, SwissSalary affiche un avertissement avant la comptabilisation. Annulez si votre processus exige que le paiement soit préparé au préalable. Après la comptabilisation, le traitement de salaire ne peut plus être modifié ; les éventuelles corrections doivent être effectuées dans la comptabilité financière.
Contrôler le résultat de la comptabilisation
Une fois la comptabilisation terminée, SwissSalary définit le traitement sur Validé et enregistre :
- la personne qui a effectué la comptabilisation ;
- la date de comptabilisation ;
- la date à laquelle la comptabilisation a été effectuée.
Contrôlez ensuite :
- le statut Validé sur la page Traitements de salaire ;
- la Feuille de validation COFI ;
- le Journal comptable CAE, si vous utilisez la comptabilité analytique ;
- les documents ou les écritures de comptabilité financière créés selon la configuration ;
- les totaux par rapport au décompte de salaire précédemment approuvé.
Tipp
Archivez les journaux de contrôle avec les documents de validation. Vous conservez ainsi la trace du traitement contrôlé et de la date de comptabilisation utilisée.
Gérer les erreurs
| Moment | Procédure |
|---|---|
| Avant la confirmation | Annuler l'état, puis corriger le traitement de salaire et la date de comptabilisation |
| La comptabilisation s'interrompt en raison d'une erreur de configuration ou d'imputation | Analyser le message d'erreur, corriger la configuration et comptabiliser de nouveau le même traitement non comptabilisé |
| Le traitement est déjà comptabilisé | Une nouvelle comptabilisation n'est pas possible |
| L'erreur n'est découverte qu'après une comptabilisation réussie | Définir le processus de correction comptable et propre à la paie |
Bon à savoir
- Vous comptabilisez alors que le processus d'approbation est actif et que le traitement est encore ouvert — la comptabilisation est bloquée.
- Vous comptabilisez avant que le fichier de paiement soit prêt alors que votre processus exige le paiement en premier — le paiement et la COFI ne correspondent plus.
- Vous choisissez une Date comptabilisation incorrecte — le traitement est comptabilisé dans la mauvaise période financière.
- Vous voulez réinitialiser un traitement comptabilisé avec Annuler traitement salaire — ce n'est pas possible ; les corrections exigent le processus comptable.
Voir aussi
- Approuver, corriger ou annuler un traitement de salaire
- Comparer les traitements de salaire et clarifier les écarts
- Rapprocher chaque mois les comptes salaire et les soldes des collaborateurs
- Envoyer les décomptes de salaire au format PDF ou par e-mail
- Payer les salaires avec ISO 20022
- Rapprocher les traitements de salaire comptabilisés avec la comptabilité financière et analytique
- Transmettre et finaliser les déclarations de salaire Swissdec
- Processus principaux du traitement des salaires