Configurer les provisions pour soldes de vacances et de temps
Avec Provision, la paie et la comptabilité financière définissent quels soldes de vacances et de temps SwissSalary évalue par code salaire dans le traitement de salaire régulier. Le système génère automatiquement à cet effet des postes salaire avec le type d'écriture Provision et les dissout le mois suivant ; lors de la comptabilisation financière, SwissSalary crée en plus la contre-écriture pour le premier jour du mois suivant. Configurez l'évaluation des soldes conforme à la période avant le premier traitement de provisions productif comptabilisé.
But
- Évaluer les soldes de vacances et de temps ouverts conformément à la période.
- Transférer les montants de provision en comptabilité financière via l'imputation du genre de salaire.
- Extourner automatiquement les provisions le mois suivant.
Conditions préalables
- Les types d'heures et les soldes utilisés sont gérés en heures ou en jours via des postes salaire comptabilisés.
- Les collaborateurs ont le bon Code salaire.
- Des genres de salaire appropriés sont configurés pour les soldes positifs et négatifs.
- Les genres de salaire ne sont pas du type de calcul calculé et disposent des imputations COFI et, le cas échéant, CAE requises.
- Le transfert vers la comptabilité financière est configuré.
Déroulement
Préparer les genres de salaire de provision
Configurez pour chaque type de solde souhaité des genres de salaire pour les deux signes :
- Genre de salaire positif pour un solde positif ;
- Genre de salaire négatif pour un solde négatif.
Dans la pratique, on utilise généralement le même genre de salaire sans en créer un second.
Le calcul des provisions transmet le solde comme quantité au genre de salaire choisi. Le taux, le type de calcul et l'imputation du genre de salaire déterminent donc le montant obtenu et la comptabilisation financière.
Wichtig
N'utilisez pas de genre de salaire de type de calcul calculé. SwissSalary interrompt le traitement si un tel genre de salaire est utilisé pour la provision.
Contrôlez pour les deux genres de salaire en particulier :
- le calcul et le taux ;
- le compte et la contrepartie ;
- le groupe de comptabilisation ou la matrice de comptabilisation ;
- la logique des centres de coûts et des objets de coût ;
- l'effet souhaité sur les bases de salaire et les évaluations.
Configurer une provision
- Ouvrez Données de base salaires.
- Choisissez Associé > Provisions.
- Sur la page Provisions, saisissez une ligne par combinaison de code salaire et type de solde.
- Sous Code salaire, choisissez le code salaire concerné :
- Salaire
- Salaire mensuel
- Salaire horaire
- Salaire à la tâche
- Salaire mensuel CN
- Sous Soldé, choisissez le type de solde à évaluer.
- Enregistrez Genre de salaire négatif et Genre de salaire positif.
- Sous Unité, choisissez Heures ou Jours.
Sous Soldé, les valeurs suivantes sont disponibles :
- Vacances
- Heures supplémentaires
- Travail supplémentaire ordonner
- Travail supplémentaire volontaire
- Jours à récupérer
- Horaire variable
- Heures de travail
- Heures dues
- Heures effectives
- Travail de nuit
Exemple :
- Vacances : genre de salaire 7830 = provision vacances (Type = Part employeur, Type de calcul = Positif)
- Heures supplémentaires : genre de salaire 7840 = provision heures supplémentaires (Type = Part employeur, Type de calcul = Positif)
Tipp
Utilisez la même unité que dans la gestion métier des soldes. Avec Heures, SwissSalary additionne la quantité de temps comptabilisée en heures ; avec Jours, la quantité de temps comptabilisée en jours.
Calcul dans le traitement de salaire
Lors du traitement de salaire régulier, SwissSalary recherche pour chaque personne les lignes portant son Code salaire. Pour chaque type de solde configuré :
- SwissSalary additionne le solde comptabilisé de la personne ;
- tient compte pour les vacances et le temps de compensation de certaines corrections de droit et de départ ;
- choisit selon le signe Genre de salaire positif ou Genre de salaire négatif ;
- génère, en présence d'un solde différent de zéro, un poste salaire avec Type écriture = Provision.
Si aucun genre de salaire n'est enregistré pour le signe déterminé, SwissSalary ne génère aucun poste de provision pour cette ligne.
La provision pour vacances est calculée comme suit : droit aux vacances jusqu'à la fin du mois de décompte, moins les vacances prises, plus le solde reporté de l'année précédente, multiplié par le taux de salaire ou le taux journalier (selon que des heures ou des jours sont enregistrés). L'imputation et les dimensions sont prises en compte.
Wichtig
Pour le calcul de la provision pour vacances, le nombre de vacances par année est déterminé par le Droit d'absences enregistré pour le collaborateur au moment du Calcul salaire.
Exemple de provision pour vacances à fin mars :
| Poste | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Droit aux vacances pour l'année (selon le droit d'absences) | 200.00 h | |
| Avoir de vacances jusqu'à fin mars | 200 h / 365 jours × 90 jours (janvier–mars) | 49.32 h |
| Moins les vacances prises (janvier–mars) | −40.00 h | |
| Plus le solde reporté de l'année précédente | +20.00 h | |
| Provision à fin mars | 49.32 h − 40.00 h + 20.00 h | 29.32 h |
| Montant de la provision avec un taux de salaire de CHF 25.00 | 29.32 h × CHF 25.00 | CHF 733.00 |
Vous définissez si le genre de salaire de provision pour vacances (dans l'exemple, genre de salaire 7830 = provision vacances) calcule avec le taux de salaire ou le taux journalier sur la fiche GS, dans l'onglet Général, dans les champs Taux salaire et Taux par activité en % :
- Calcul avec le taux de salaire : Taux par activité en % n'est pas activé.
- Calcul avec le taux journalier : Taux par activité en % est activé.
Pour les provisions d'heures supplémentaires et d'horaire variable, SwissSalary multiplie le solde des heures supplémentaires ou de l'horaire variable par le taux de salaire enregistré pour le collaborateur et comptabilise le résultat comme provision.
Hinweis
Le calcul des provisions est exécuté dans le traitement de salaire régulier. Les traitements d'acompte et d'autres types de traitement particuliers n'utilisent pas cette étape de traitement.
Contrôler et comptabiliser une provision
- Effectuez d'abord un traitement de salaire test pour des collaborateurs représentatifs.
- Contrôlez les soldes positifs et négatifs ainsi que le genre de salaire de provision utilisé.
- Contrôlez la quantité, le taux, le montant, le compte, la contrepartie et les dimensions.
- Pour le traitement définitif, consultez le rapport Feuille de validation COFI et cochez la case Solde Temps Provisions pour que les lignes de provision apparaissent dans le journal.
- Rapprochez les totaux par type de solde, genre de salaire et compte.
- Comptabilisez le traitement de salaire contrôlé.
Lors de la comptabilisation financière, SwissSalary marque séparément les lignes de provision. L'écriture d'origine reçoit la date de comptabilisation choisie. La contre-écriture générée automatiquement reçoit le premier jour du mois suivant et le montant négatif.
Wichtig
La contre-écriture repose sur la date de comptabilisation, non sur la date de décompte. Vérifiez donc avant la comptabilisation dans quelles périodes financières tombent la provision et son extourne.
Particularités
Droit aux vacances
Pour les collaborateurs actifs, SwissSalary réduit le solde de vacances de la part correspondant au droit non encore expiré de l'année civile. En cas de départ et de correction immédiate du droit, des règles de correction supplémentaires s'appliquent.
Temps de compensation
Pour les Jours à récupérer également, SwissSalary tient compte pour les collaborateurs actifs de la part du droit annuel futur. En cas de départ au cours de l'année civile, une correction immédiate peut entrer dans l'évaluation.
Rapprochement
Lorsque la case Solde Temps Provisions est désactivée dans le rapport Feuille de validation COFI, l'état masque les lignes de provision. L'option n'est visible que si des lignes de provision sont configurées et que vous disposez d'une autorisation de lecture sur celles-ci.
Warnung
Ne modifiez pas les genres de salaire ou les unités de provision sans calcul comparatif. Une modification peut affecter tous les collaborateurs du même code salaire et modifier le rapprochement entre solde de temps, traitement de salaire et comptabilité financière.
Bon à savoir
- Vous utilisez un genre de salaire de type calculé comme provision : le traitement s'interrompt — les soldes de vacances et de temps manquent dans le bilan.
- Vous n'enregistrez qu'un genre de salaire pour un signe sans les deux positif/négatif : aucun poste n'est créé et la provision reste non comptabilisée.
- Vous attendez des provisions dans les traitements d'acompte ou spéciaux : elles ne s'exécutent pas — seul le traitement de salaire régulier les constitue.
- Vous changez l'unité ou les genres de salaire sans calcul comparatif : des montants erronés touchent toutes les personnes du même code salaire.