Budgéter les emplois, FTE et postes vacants
Créez des emplois avec des critères et des dimensions, contrôlez les équivalents temps plein (FTE) dans la matrice et convertissez les postes vacants pourvus en enregistrements de collaborateurs.
Conditions préalables
- Les paramètres SwissSalary Budget sont configurés (calcul FTE, souche de numéros des postes vacants).
- Les lieux de travail, départements, fonctions et classes salariales des données de base de salaire sont disponibles.
- Au moins une structure budgétaire ou une version est créée pour le travail dans la matrice.
Gérer les emplois
Les emplois font le lien entre les collaborateurs dans SwissSalary et les postes budget. Lors du transfert d'un traitement de salaire, SwissSalary Budget compare les critères de chaque emploi avec les données de base des collaborateurs et attribue automatiquement l'emploi correspondant au poste budget.
Wichtig
Les emplois doivent être définis avant de transférer un traitement de salaire. Les postes budget dont les critères ne correspondent à aucun emploi ne peuvent pas être attribués et ne sont donc pas pris en compte dans l'évaluation. Si vous créez ultérieurement un nouvel emploi, vous pouvez à tout moment transférer de nouveau les traitements de salaire déjà transférés.
Ouvrir la liste des emplois
- Sélectionnez l'icône Rechercher, saisissez Liste emploi, puis sélectionnez le lien correspondant.
Champs de la fiche poste
| Champ | Description |
|---|---|
| Code | Désignation unique de l'emploi. Vous pouvez le choisir librement. |
| Description | Nom descriptif de l'emploi, par exemple chef de projet ou apprenti de 2e année. |
| Filtre Lieu de travail | Limite à un lieu de travail particulier de SwissSalary. Laissez vide pour inclure tous les lieux de travail. |
| Département Filtre | Limite à un département particulier de SwissSalary. Laissez vide pour inclure tous les départements. |
| Code de fonction filtre | Limite à une fonction (rôle) particulière de SwissSalary. Laissez vide pour inclure toutes les fonctions. |
| Evaluation | Facteur de pondération du calcul des FTE réels. La valeur par défaut est 1. Saisissez par exemple 0,5 si seulement 50 % de cet emploi doit être pris en compte dans les FTE (par exemple apprenti de 2e année). |
| Filtre classe salaire | Limite à une classe salariale particulière de SwissSalary. |
| Dimension attribution | Indique quelles dimensions sont attribuées à cet emploi. Utilisez l'action Dimension Emploi pour enregistrer des dimensions. |
Attribuer des dimensions à un emploi
Si le même emploi doit apparaître dans plusieurs centres de coûts, par exemple un chef de projet dans deux centres de coûts, créez plusieurs fois l'emploi et attribuez à chaque fois la dimension correspondante.
- Ouvrez l'emploi souhaité dans la liste des emplois.
- Sélectionnez l'action Dimension Emploi.
- Enregistrez une ou plusieurs dimensions et leurs valeurs.
- Fermez la page.
Planifier les FTE dans la matrice du schéma budget
La matrice du schéma budget est l'espace de travail central de SwissSalary Budget. Elle sert à trois fins :
- Créer un budget – saisies manuelles et valeurs calculées telles que les cotisations aux assurances sociales
- Créer des prévisions – uniquement des valeurs calculées
- Analyses – par exemple comparaison budget-réel
Ouvrir la matrice du schéma budget
- Sélectionnez l'icône Rechercher, saisissez Budget Schèma Matrice, puis sélectionnez le lien correspondant.
Champs d'en-tête de la matrice
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom structure | Sélectionnez la structure budgétaire à modifier ou à analyser. |
| Nom présentation colonne | Sélectionnez une mise en page des colonnes préconfigurée. |
| Version Nom | Sélectionnez la version. La version 1 est créée automatiquement pour chaque structure budgétaire. |
| Afficher par | Définit l'unité de période (mois, trimestre, année) dans laquelle les valeurs sont regroupées. |
| Filtre date | Définit la période pour laquelle les valeurs sont affichées. Pour un budget annuel avec une saisie mensuelle (par exemple salaire mensuel), saisissez le mois de janvier de l'année budgétaire. |
Actions dans la matrice
| Action | Description |
|---|---|
| Colonne précédente | Passe à la colonne précédente si toutes les colonnes ne peuvent pas être affichées simultanément. |
| Colonne suivante | Passe à la colonne suivante. |
| Période précédente | Passe à la période précédente ; les valeurs de la matrice sont actualisées automatiquement. |
| Période suivante | Passe à la période suivante ; les valeurs de la matrice sont actualisées automatiquement. |
| Calculer budgétaire | Décompte le budget. Pour plus d'informations, consultez l'article sur le traitement de salaire budget. |
| Exporter vers Excel | Exporte les données de la matrice vers Excel. Sélectionnez Nouveau classeur pour un nouveau fichier ou Actualiser le classeur pour un fichier existant. Activez Détails pour exporter toutes les valeurs individuelles ; sinon, seuls les totaux sont transférés. |
| Modifier Structure | Ouvre directement la structure budgétaire actuellement sélectionnée pour la modifier. |
| Supprimer les entrées budgétaires | Supprime tous les postes budget visibles. L'étendue de la suppression résulte du paramètre Afficher par et du Filtre date : avec « Mois » et le filtre date 01.07.2025..31.07.2025, tous les postes budget de juillet 2025 sont supprimés. |
Importer les FTE réels
Avec le rapport Copier FTE réel (BdgCopyActualFTE), vous pouvez importer dans la planification budgétaire les valeurs FTE réellement calculées à partir des traitements de salaire transférés. Cela est utile lorsque vous créez des prévisions à partir de l'évolution réelle ou initialisez un nouveau traitement budget avec des valeurs FTE réelles.
- Sélectionnez l'icône Rechercher, saisissez Copier FTE réel, puis sélectionnez le lien correspondant.
- Définissez la structure budgétaire, la version et le filtre date souhaités.
- Sélectionnez OK pour importer les valeurs FTE réelles.
Méthode de calcul des FTE
Le calcul des FTE est contrôlé dans les SwissSalary Budget Paramètres :
| Méthode | Description |
|---|---|
| Montant salariale | Les FTE sont calculés sur la base des montants effectivement versés. Les absences (maladie, service militaire, etc.) réduisent les FTE proportionnellement. Exemple : montant versé CHF 7'550 ÷ salaire mensuel théorique CHF 8'800 = 0,86 FTE. |
| Activité en % | Les FTE sont déterminés à partir du taux d'activité enregistré dans les données de base du collaborateur. |
Hinweis
Effets pro rata : si un collaborateur avec un taux d'activité de 100 % entre ou sort au milieu du mois, il en résulte 0,5 FTE pour ce mois. Vous définissez les genres de salaire qui entrent dans la masse salariale par le champ Indice de poste du genre de salaire correspondant.
Saisir et gérer les postes vacants
Les postes vacants représentent des personnes qui ne sont pas encore saisies comme collaborateurs dans SwissSalary. Vous pouvez ainsi aussi budgéter des recrutements planifiés. La fiche poste vacant contient les mêmes champs que la fiche collaborateur, mais elle est limitée aux informations pertinentes pour le budget.
Hinweis
Une souche de numéros pour les postes vacants doit être enregistrée dans les SwissSalary Budget Paramètres avant de pouvoir créer un poste vacant.
Ouvrir la liste des postes vacants
- Sélectionnez l'icône Rechercher, saisissez Liste des postes vacants, puis sélectionnez le lien correspondant.
Actions sur la fiche poste vacant
| Action | Description |
|---|---|
| Droits aux prestations | Attribue des obligations d'assurances sociales au poste vacant. |
| Dimension du personnel | Attribue une ou plusieurs dimensions du personnel au poste vacant. |
| Eléments salaire | Attribue des genres de salaire individuels au poste vacant, par exemple des cotisations LPP fixes, des frais forfaitaires ou la part privée d'un véhicule d'entreprise. |
| Créer à partir du personnel | Crée un nouveau poste vacant à partir d'un collaborateur existant. Les données de base du numéro de personnel sélectionné sont reprises ; adaptez ensuite les champs encore inconnus (nom, date de naissance, salaire, etc.). |
| Convertir en personnel | Convertit le poste vacant en un véritable collaborateur dans SwissSalary. Le poste vacant est supprimé de la liste des postes vacants. Le numéro du poste vacant devient le numéro de personnel. Si le poste vacant est inclus dans une structure budgétaire, son numéro est automatiquement remplacé par le nouveau numéro de personnel. |
Créer un poste vacant à partir d'un collaborateur existant
Ouvrez la fiche poste vacant ou sélectionnez Nouveau dans la liste des postes vacants.
Sélectionnez l'action Créer à partir du personnel.
Renseignez les champs suivants :
Champ Description N° employé Sélectionnez le collaborateur SwissSalary dont les données de base doivent être reprises. Par n° de série Activez cette option pour utiliser le prochain numéro disponible de la souche de numéros des postes vacants enregistrée. Numéro manuel Saisissez manuellement un numéro de poste vacant si la souche de numéros n'est pas utilisée. Sélectionnez OK.
Convertir un poste vacant en collaborateur (BdgConvertVacancyToEmp)
Lorsqu'un poste vacant est pourvu, convertissez-le directement en collaborateur dans SwissSalary. Vous ne devez pas saisir de nouveau les données.
Ouvrez la fiche poste vacant de l'emploi à pourvoir.
Sélectionnez l'action Convertir en personnel.
Renseignez les champs suivants :
Champ Description Souches de N° Activez cette option pour utiliser le prochain numéro disponible de la souche de numéros de personnel. Numéro manuel Saisissez manuellement un numéro de personnel si la souche de numéros n'est pas utilisée. Sélectionnez OK.
Hinweis
Après la conversion :
- Le poste vacant n'apparaît plus dans la liste des postes vacants.
- Le numéro du poste vacant est utilisé comme numéro de personnel.
- Les structures budgétaires qui contenaient ce poste vacant sont actualisées automatiquement : le numéro du poste vacant est remplacé par le numéro de personnel. Aucune modification manuelle des structures n'est nécessaire.
Contrôler l'évaluation et la cohérence des FTE
- Définissez les emplois avant le premier transfert de traitement de salaire. Les ajouts ultérieurs exigent un nouveau transfert des traitements de salaire concernés.
- Utilisez le champ Evaluation pour pondérer différemment les catégories d'emplois, par exemple 0,5 pour les apprentis ou 0 pour les emplois gérés exclusivement à des fins administratives.
- Dans les structures budgétaires où le même emploi apparaît plusieurs fois (pour différents centres de coûts), attribuez à chaque fois la dimension appropriée par Dimension Emploi.
Bon à savoir
- Vous créez des emplois seulement après le transfert du traitement de salaire — les postes concernés manquent dans l'évaluation.
- Vous créez de nouveaux postes vacants sans définir la souche de numéros des postes vacants dans les paramètres budget — le système ne crée aucun poste vacant.
- Vous contrôlez les FTE uniquement à l'aide des montants et négligez Montant salariale ou Activité en % ainsi que le pro rata pour les entrées et sorties — le taux d'activité et l'indice de poste divergent.
- Vous gérez une seule fois le même emploi pour plusieurs centres de coûts — les parts et dimensions se mélangent ; créez des enregistrements d'emploi séparés avec les Dimension Emploi appropriées.