Créer des structures budgétaires, dimensions et collaborateurs
Créez une structure budgétaire, développez la hiérarchie des lignes avec des totaux et des attributions de dimensions, puis importez les collaborateurs de manière contrôlée à partir des données de base de salaire. Vous pouvez également copier une structure existante comme base pour une nouvelle année budgétaire.
Conditions préalables
- Les paramètres budget et les versions sont disponibles.
- Les dimensions et les données de base des collaborateurs dans SwissSalary sont à jour.
Créer un nom de structure budgétaire
Le nom de structure budgétaire est le conteneur parent de toutes les lignes de structure et versions d'une période budgétaire.
- Sélectionnez l'icône Rechercher, saisissez Budget Structure Nom, puis sélectionnez le lien correspondant.
- Sélectionnez Nouveau pour créer une entrée.
- Renseignez les champs comme décrit dans le tableau suivant.
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Code unique de la structure budgétaire (10 caractères au maximum, obligatoire). |
| Description | Nom descriptif de la structure budgétaire (80 caractères au maximum). |
| Groupe décompte | Groupe d'attribution facultatif qui limite l'accès aux données des collaborateurs et aux lignes de structure. Lors de la création d'une structure, le groupe d'attribution de l'utilisateur actuellement connecté est automatiquement saisi. |
Hinweis
Lorsque vous supprimez un nom de structure budgétaire, toutes les lignes de structure et versions associées, y compris leurs postes budget, sont également supprimées. Cette opération est irréversible.
Modifier la structure budgétaire
Sur la page Budget Structure Nom, sélectionnez l'entrée souhaitée, puis sélectionnez l'action Modifier Structure (ou appuyez sur Entrée). La feuille de travail Budget structure s'ouvre.
Copier la structure budgétaire
Si une structure existante doit servir de modèle pour une nouvelle année budgétaire, vous pouvez la copier entièrement.
- Sur la page Budget Structure Nom, sélectionnez l'entrée à copier.
- Sélectionnez Budget structure > Copier.
- Renseignez les champs de la boîte de dialogue comme décrit dans le tableau suivant.
| Champ | Description |
|---|---|
| Origine Structure Budget | Nom de la structure source. Ce champ est en lecture seule et est automatiquement renseigné à partir de l'enregistrement sélectionné. |
| Description | Description de la structure source. En lecture seule. |
| Origine Version Budget | Version de la structure source dont les postes budget doivent être repris lors de la copie. Obligatoire lorsque Copier des postes Budget est activé. |
| Nouveau Structure Budget | Nouveau nom unique de la structure cible (10 caractères au maximum). Le nom ne doit pas déjà exister. |
| Copier des postes Budget | Indique si les postes budget de la version d'origine indiquée sont repris dans la nouvelle structure. Si ce champ est activé, vous devez indiquer une Origine Version Budget. |
Tipp
Copiez la structure au début de l'année sans les postes budget afin de commencer avec une base propre, puis insérez de nouveau les collaborateurs actuels.
Créer les lignes de structure dans la feuille de travail
La feuille de travail Budget structure affiche toutes les lignes de la structure budgétaire sélectionnée dans une vue de liste pouvant être mise en retrait. Les lignes de type Titre, Total, Début total et Fin total sont affichées en gras et en retrait ; les lignes de type Ligne sont mises en forme normalement.
Renseignez les colonnes selon le type de ligne comme suit :
| Champ | Description |
|---|---|
| N° ligne | Numéro de ligne unique dans la structure (20 caractères au maximum). Pour les numéros numériques, la mise en retrait automatique calcule les plages de totaux comme filtres de plage (par exemple 10..90). |
| Description | Désignation de la ligne (80 caractères au maximum). Lors de l'attribution d'un Projet ou d'un N° employé, la description est automatiquement reprise des données de base. |
| Type | Détermine le rôle de la ligne dans la hiérarchie. Valeurs possibles : Ligne (ligne de données budget), Titre (titre de groupe sans calcul), Total (formule de total libre), Début total (ouvre le niveau de retrait), Fin total (ferme le niveau de retrait et calcule le total). |
| Totalisation | Expression de filtre pour les lignes de total et les fins de total, par exemple 10..90 ou 10|20|30. Ce champ est modifiable uniquement si Type a la valeur Total ou Fin total. |
| Projet | Désigne un emploi budget défini. Autorisé uniquement pour le type Ligne. Lors de l'attribution, les dimensions de la configuration de l'emploi sont automatiquement transférées à la ligne et les lignes de dimensions existantes sont supprimées. |
| N° employé | Collaborateur provenant des données de base de salaire. Lorsque vous renseignez ce champ, le département, le lieu de travail, le type de poste, la classe salariale, l'échelon de salaire, le groupe de comptabilisation, le code salaire, le groupe d'attribution et le taux d'activité % sont automatiquement repris des données de base du collaborateur. |
| Département | Code département permettant de filtrer dans la matrice budget. |
| Lieu de travail | Lieu de travail du collaborateur ou de l'emploi. |
| Fonction | Type de poste (code fonction) de la ligne. |
| Nouvelle page | Indique si un saut de page est inséré avant cette ligne dans l'analyse budget imprimée. |
Hinweis
Les champs Groupe de comptabilisation, Classe salaire, Échelon de salaire, Code salaire, Groupe décompte et Activité en % sont masqués par défaut. Affichez-les si nécessaire avec Personnaliser les colonnes.
Enregistrer des dimensions sur une ligne de structure
Vous pouvez enregistrer des attributions de dimensions pour chaque ligne de type Ligne liée à un emploi. Elles déterminent comment les montants budget sont répartis sur les valeurs de dimension.
- Dans la feuille de travail Budget structure, sélectionnez la ligne souhaitée.
- Sélectionnez l'action Dimension (raccourci clavier Maj+Ctrl+J).
- La page Budget Structure Lignes Dimensions s'ouvre et affiche les attributions de dimensions de la ligne sélectionnée.
| Champ | Description |
|---|---|
| Dimension | Dimension selon laquelle le filtrage est effectué (sélection de ligne d'en-tête). Lors de l'ouverture de la page, la première dimension raccourci définie dans les paramètres comptabilité est présélectionnée. |
| Valeur de dimension | Valeur de dimension à laquelle la part est attribuée (obligatoire). Lors de l'enregistrement, le système vérifie que la valeur est valide dans Business Central. |
| Dimension Nom | Désignation de la valeur de dimension. En lecture seule, renseignée automatiquement. |
| Portion | Part en pourcentage ou numérique de la valeur de dimension. Lors de l'enregistrement, le système vérifie qu'une Valeur de dimension est renseignée. La somme de toutes les parts des entrées actives est affichée au bas de la page. |
| Valable de | Date de début de l'attribution. Lorsque vous la modifiez, Valable jusqu'au est automatiquement validé. |
| Valable jusqu'au | Date de fin de l'attribution. Elle doit être supérieure ou égale à Valable de ; sinon, le système empêche l'enregistrement. |
| Description | Description libre de l'attribution (50 caractères au maximum). Lors de l'enregistrement, le système vérifie qu'une Valeur de dimension est renseignée. |
Tipp
Le champ Total au bas de la page affiche la somme de toutes les parts dont Valable de ≤ date de travail et Valable jusqu'au ≥ date de travail ou est vide. Utilisez-le pour contrôler que les parts actives totalisent 100 %.
Hinweis
Avec l'action Dimension du personnel, vous pouvez exécuter directement le rapport SwS Employee Dimension depuis la page des dimensions et contrôler les attributions de dimensions des collaborateurs.
Insérer automatiquement des collaborateurs dans la structure budgétaire
Au lieu de créer les lignes manuellement, vous pouvez insérer des collaborateurs actifs à partir des données de base de salaire avec un rapport. La structure budgétaire doit être vide.
- Ouvrez la feuille de travail Budget structure pour une structure budgétaire vide.
- Sélectionnez Fonctions > Insérer Employé.
- Définissez les filtres et options dans la boîte de dialogue :
| Champ | Description |
|---|---|
| Plage de dates du | Date de début de la période (obligatoire). Lorsque vous la saisissez, Plage de dates jusqu'au est automatiquement définie à la fin du mois. Les collaborateurs qui ne sont pas encore sortis à cette date sont pris en compte. |
| Plage de dates jusqu'au | Date de fin de la période. Lorsque vous la saisissez, Plage de dates du est automatiquement corrigée au début du mois si la date jusqu'au est antérieure. |
| Regroupement | Définit comment les collaborateurs sont structurés dans la structure. Valeurs possibles : N° employé (une ligne par collaborateur), Centre de coûts (ligne de groupe par centre de coûts), Objets de coûts (ligne de groupe par objet de coût), Département (ligne de groupe par département), Lieu de travail (ligne de groupe par lieu de travail), Groupes comptabilisation (ligne de groupe par groupe de comptabilisation). |
| Insérer des groupes affectés uniquement | Si cette option est activée, seules les lignes de groupe auxquelles au moins un collaborateur est attribué sont créées. Les groupes inactifs ou vides sont ignorés. |
Vous pouvez également limiter les collaborateurs dans l'onglet Filtre par N° employé, Attribution de dimensions, Lieu de travail et Département.
Wichtig
Lors de l'exécution du rapport, les collaborateurs dont la date de départ est postérieure à Plage de dates du ou vide sont pris en compte. Les collaborateurs dont le groupe d'attribution ne correspond pas au groupe d'attribution de l'utilisateur actuellement connecté sont automatiquement exclus.
Hinweis
Si la structure budgétaire contient déjà des lignes, le système empêche l'insertion et affiche le message indiquant qu'une structure budgétaire vide doit être utilisée.
Mettre la structure en retrait et calculer les champs de total
Après la création manuelle ou l'insertion de collaborateurs, il est recommandé d'exécuter la mise en retrait automatique. Elle calcule le niveau de retrait de toutes les lignes et renseigne automatiquement les champs total des lignes Fin total.
- Dans la feuille de travail Budget structure, sélectionnez l'action Insertion Structure Budget.
- Confirmez l'information indiquant que tous les retraits et champs total seront recalculés.
Le système contrôle alors :
- si chaque ligne Fin total possède une ligne Début total correspondante. Si elle manque, le message d'erreur « Le total de fin N° ligne n'a pas de total de début correspondant. » apparaît ;
- si le nombre de lignes Début total et Fin total correspond. S'ils diffèrent, le message « Le nombre "Somme de" et "Somme jusqu'au" ne correspond pas. » apparaît.
Tipp
Utilisez des numéros de ligne numériques (par exemple 0010, 0020, 0100) afin que la mise en retrait automatique affiche les plages de totaux comme filtres de plage compacts (par exemple 0010..0090) plutôt que comme filtres Ou.
Bon à savoir
- Vous supprimez un nom de structure budgétaire alors que des lignes ou versions lui sont encore associées — les lignes, versions et postes budget sont définitivement supprimés.
- Vous insérez des collaborateurs dans une structure qui contient déjà des lignes — le rapport est bloqué et la structure existante reste inchangée.
- Vous définissez les filtres et le groupe d'attribution du rapport de manière trop restrictive — des personnes manquent silencieusement dans la structure.
- Vous laissez des parts de dimensions inférieures ou supérieures à 100 % — la répartition des coûts est incorrecte dans la période active (contrôlez Total au pied de page).