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Configurer SwissSalary pour le traitement des salaires

Avant de décompter les collaborateurs, configurez dans SwissSalary et Business Central les bases de paie communes pour les assurances sociales, les groupes décompte, la comptabilisation, le calendrier, la banque, le temps de travail et le paiement. Une configuration cohérente évite que des erreurs n'apparaissent qu'au moment du traitement de salaire ou de la comptabilisation. L'administration de la paie collabore à cette occasion avec les spécialistes des finances et des RH — lors d'une nouvelle configuration et avant le premier traitement de salaire productif, ainsi qu'à chaque modification structurelle des bases.

Conditions préalables

Vous avez besoin :

  • des données AVS, AC, CAF, LPP et d'assurance valables pour votre entreprise,
  • du plan comptable et du plan des centres de coûts dans Business Central,
  • des groupes décompte et des groupes de travail souhaités,
  • des règles de temps de travail et des jours fériés,
  • des coordonnées bancaires par lesquelles vous versez les salaires,
  • de l'autorisation de modifier la configuration SwissSalary.
Wichtig

Concertez-vous avec les spécialistes de la paie et des finances au sujet des taux de cotisation, des seuils, des genres de salaire et des comptes de comptabilisation. Les modifications apportées à des bases utilisées en production peuvent influencer les traitements de salaire ultérieurs.

Ordre de configuration recommandé

1. Configurer la comptabilisation salariale

  1. Ouvrez la page Données de base salaires.
  2. Contrôlez les sections AVS, AC, Allocations familiales, LAA, LPP et Impôt à la source.
  3. Enregistrez les taux de cotisation, les seuils et les genres de salaire utilisés pour le calcul.
  4. Définissez les règles d'arrondi et le calcul de la date de paiement.
  5. Décidez si le processus d'approbation est utilisé.
  6. Contrôlez les paramètres relatifs au transfert vers la comptabilité financière et la comptabilité analytique.

Dans la section LAA, le lien ouvre la page Benefit Paramètres. SwissSalary gère les couvertures d'accident, d'indemnités journalières de maladie et d'autres assurances dans la structure Benefit actuelle. N'utilisez pas d'anciens champs supprimés comme base pour une nouvelle configuration.

Hinweis

L'état Initialisation Système est marqué comme obsolète et doit être remplacé à l'avenir par des packages de configuration. Lors d'un nouvel environnement, clarifiez quel chemin d'initialisation est prévu pour votre version installée.

2. Configurer les groupes décompte

Sur la page Groupe décompte, configurez les groupes que vous décomptez ensemble. Le traitement de salaire exige un groupe décompte et traite les collaborateurs à l'intérieur de cette étendue.

Planifiez les groupes décompte de manière à regrouper les collaborateurs ayant le même rythme de décompte et les mêmes responsabilités organisationnelles. Contrôlez en particulier :

  • l'étendue du décompte,
  • l'attribution des collaborateurs,
  • les bases d'assurance et de comptabilisation utilisées pour le groupe,
  • les responsabilités en matière de contrôle et d'approbation.

Pilotez ensuite via Installation d'utilisateur SwissSalary quels utilisateurs voient quels groupes décompte. Pour plus d'informations, voir Configurer les utilisateurs SwissSalary et les filtres de groupe décompte.

3. Préparer la comptabilisation

  1. Configurez les groupes de comptabilisation nécessaires sur la page Groupes comptabilisation.
  2. Complétez la Matrice comptabilisation afin que les genres de salaire et les attributions organisationnelles soient comptabilisés sur les comptes prévus.
  3. Décidez dans Données de base salaires si le transfert vers la comptabilité financière et la comptabilité analytique est automatique ou manuel.
  4. Contrôlez la matrice de comptabilisation avec un cas de test avant de comptabiliser le premier traitement de salaire productif.

La fiche employé contient un Groupe comptabilisation. Si cette attribution ou un compte requis manque dans la matrice de comptabilisation, la comptabilisation ne peut pas être traitée comme prévu.

4. Configurer les groupes de travail et le calendrier

  1. Créez les Groupes de travail nécessaires.
  2. Ouvrez le Calendrier de travail et gérez les jours ouvrés, les heures dues, les jours fériés et les jours de compensation pour chaque groupe de travail.
  3. Attribuez à chaque collaborateur décomptable le Groupe de travail approprié.
  4. Contrôlez les modifications du calendrier avant la reprise des temps et des absences.

Le calendrier de travail est notamment pris en compte lors des calculs de temps et — s'il est sélectionné dans le traitement de salaire — lors du calcul des allocations familiales, des données du calendrier de travail et des valeurs LPP fictives.

5. Configurer les coordonnées bancaires

  1. Ouvrez Données de base Compte Bancaire.
  2. Saisissez les coordonnées bancaires débitées lors de l'ordre de paiement.
  3. Contrôlez les indications nécessaires à l'exportation ISO 20022.
  4. Enregistrez ensuite chez les collaborateurs les coordonnées bancaires individuelles et le Code bancaire correspondant.

Le paiement est une étape distincte, postérieure au décompte. La configuration bancaire seule ne génère aucun paiement.

Vérifier la préparation au premier traitement de salaire

Avant le premier traitement productif, effectuez ce contrôle :

  • La page Données de base salaires contient les bases d'assurances sociales et de calcul valables.
  • Chaque groupe décompte a une étendue de décompte claire.
  • Les droits d'absences sont créés et attribués aux collaborateurs.
  • Les groupes de comptabilisation et la matrice de comptabilisation couvrent les genres de salaire utilisés.
  • Les groupes de travail et les calendriers de travail sont à jour.
  • La banque de l'entreprise et les données bancaires des collaborateurs sont complètes.
  • Les contrats d'assurance, les Benefits et les couvertures sont configurés.
  • Au moins un collaborateur entièrement configuré peut être contrôlé avec la Procédure de test.
Tipp

Pour le contrôle de configuration, utilisez un collaborateur représentatif présentant les caractéristiques de salaire, d'assurance et d'impôt les plus courantes dans votre entreprise. Contrôlez ensuite le décompte de salaire et la Liste des différences.

Bon à savoir

  • Si vous modifiez les taux de cotisation, les seuils ou les comptes sans concertation avec la paie et les finances, les traitements de salaire et les écritures COFI divergent.
  • Si vous construisez les couvertures d'accident et d'indemnités journalières via les anciens champs LAA au lieu de Benefit Paramètres, des primes et des prestations manquent dans le traitement.
  • Si vous lancez Initialisation Système sans réflexion, vous risquez des données de base incomplètes — les traitements et déclarations ultérieurs s'interrompent.
  • Si le Groupe comptabilisation ou des comptes manquent dans la Matrice comptabilisation, la comptabilisation échoue ou impute les coûts salariaux au mauvais endroit.
  • Si vous configurez la banque et ISO 20022 seulement à moitié, aucun paiement n'est généré — les collaborateurs attendent leur salaire.

Voir aussi