Configurer les groupes décompte pour des processus salariaux distincts
Les groupes décompte séparent votre traitement de salaire en unités indépendantes. Chaque groupe définit ses propres responsables, coordonnées bancaires, journaux et règles de décompte — vous pouvez par exemple décompter séparément la direction, le salaire horaire et le salaire mensuel. L'administration de la paie crée les groupes, définit les règles d'acompte et d'impression, attribue les collaborateurs et harmonise l'attribution bancaire et journal avec les finances — lors de la mise en place initiale et lorsque vous séparez ou étendez organisationnellement les processus salariaux.
Conditions préalables
- Au moins un compte bancaire est configuré dans les Coordonnées bancaires pour les salaires.
- Un Journal salaire (feuille journal) est disponible.
- La structure organisationnelle souhaitée est arrêtée.
Créer un groupe décompte
- Ouvrez la page Groupe décompte.
- Saisissez un Code (maximum 6 caractères) et une Description.
- Saisissez dans le raccourci d'activité Général les coordonnées de contact :
| Champ | Description |
|---|---|
| Gestionnaire | Nom de la personne opérationnellement responsable. |
| Téléphone gestionnaire | Numéro de téléphone de la personne opérationnellement responsable. |
| E-mail gestionnaire | Adresse e-mail de la personne opérationnellement responsable. |
| Responsable | Nom de la personne responsable (apparaît sur la déclaration de salaire). |
| Téléphone responsable | Numéro de téléphone de la personne responsable. |
| E-mail responsable | Adresse e-mail de la personne responsable. |
- Dans le champ Compte bancaire, sélectionnez les coordonnées bancaires salaires correspondantes.
- Dans le champ Type paiement bancaire, choisissez entre Standard, Salaire et Autres.
- Dans le champ Journal du système, enregistrez la feuille journal pour les lignes générées automatiquement.
- Sélectionnez la Région de décompte (Suisse, Liechtenstein ou Autres).
Hinweis
Les groupes décompte dont la région de décompte est Autres sont exclus des déclarations Swissdec ELM.
Méthode d'acompte et statut d'acompte
Dans le champ Méthode acompte, vous définissez la manière dont les acomptes sont traités dans le groupe décompte :
| Option | Effet |
|---|---|
| Standard (2 paiements) | L'acompte et le solde de salaire sont traités comme deux paiements distincts au cours du même mois. |
| Report d'écritures sur le mois suivant | Les écritures d'acompte sont reportées sur le mois suivant. |
| Report du solde sur le mois suivant | Le solde est reporté comme montant unique sur le mois suivant. |
Wichtig
La méthode d'acompte ne peut pas être modifiée tant que des traitements de salaire non comptabilisés existent pour ce groupe décompte.
Soldes imprimés sur le décompte de salaire
Dans le raccourci d'activité Impression décompte de salaire, vous définissez quels soldes de temps apparaissent sur le décompte de salaire. Pour chaque type d'heures (par exemple Vacances, Heures supplémentaires, Horaire variable), vous pouvez choisir :
- Vide : comportement par défaut
- Masquer : le solde n'est pas imprimé
- Toujours : le solde est imprimé quelle que soit la valeur
Vous définissez en plus l'unité (jours ou heures) par type d'heures.
Compléter le groupe décompte
| Champ | Description |
|---|---|
| Code d'adresse | Adresse de contact pour le groupe décompte. |
| Jour début de période | Jour de début divergent de la période de décompte (1–28, 0 = standard). |
| Code LPP | Type d'assurance LPP standard pour les nouveaux collaborateurs du groupe. |
| LPP primaire à LPP quaternaire | Jusqu'à quatre contrats LPP attribués au groupe. |
| Code salaire | Valeur par défaut pour le code salaire (traitement, salaire mensuel, salaire horaire, salaire à la tâche, salaire mensuel CN). Le genre de salaire ne doit être saisi sur la fiche employé que pour le salaire mensuel. Pour le salaire horaire, le champ Genre de salaire reste toujours vide. |
| N° GS | Genre de salaire de base pour le groupe décompte. |
| Droit d'absences | Modèle de droit standard. |
| Groupe charges sociales | Groupe de charges sociales attribué. |
| Accès niveau consortium | Niveau d'accès pour les fonctions de consortium (S1–S5). |
Interface financière
Dans le raccourci Interface financière, indiquez une interface externe pour la comptabilisation COFI. Diverses interfaces standard sont à votre disposition. Saisissez également ici le N° de la société dans le système financier externe. Pour plus d'informations, consultez Transférer les écritures salariales vers des systèmes financiers externes.
Copier un groupe décompte
Si vous avez besoin d'un groupe décompte similaire, vous pouvez en copier un existant :
- Ouvrez le groupe décompte source.
- Choisissez l'action Copier groupe décompte.
- Saisissez le nouveau code et confirmez.
SwissSalary copie l'ensemble des paramètres, y compris les attributions de types d'heures et les couvertures d'assurance.
Image décompte de salaire
Dans la zone Image décompte salaire du groupe décompte, vous importez le logo de l'entreprise qui est imprimé dans la partie supérieure du décompte de salaire.
- Le logo peut avoir n'importe quel format d'image (par exemple BMP, JPG, JPEG ou PNG).
- Le logo peut être en noir et blanc ou en couleur.
- Pour que l'image soit insérée correctement dans la partie supérieure du décompte de salaire, le logo, espace blanc compris, doit mesurer 159,6 × 33,84 mm (15,96 × 3,384 cm).
Préparer le logo avec Word
Si vous ne disposez d'aucun programme de retouche d'image, vous pouvez mettre le logo à la bonne taille avec Microsoft Word :
- Ouvrez un document vierge dans Word.
- Dans l'onglet Mise en page, réglez l'Orientation sur Paysage.
- Choisissez Taille > Autres tailles de papier et saisissez 15,96 cm comme largeur et 3,384 cm comme hauteur.
- Réglez toutes les marges sur 0 mm et confirmez avec OK. Word corrige automatiquement les marges minimales.
- Sur la feuille vierge au format 15,96 × 3,384 cm, insérez le logo original en tant qu'image.
- Réglez l'habillage du texte de l'image sur Derrière le texte. Vous pouvez ainsi déplacer librement le logo sur toute la surface, par exemple s'il doit être centré ou aligné à droite.
- Avec un programme de capture d'écran, effectuez une capture exacte de la surface et enregistrez-la au format BMP.
- Importez l'image sur le groupe décompte dans la zone Image décompte salaire.
Tipp
Gardez le fichier image léger. Il ne devrait pas dépasser 30 à 50 Ko.
Préréglages des droits aux prestations
Avec l'action Droits aux prestations, vous enregistrez par groupe décompte les droits aux prestations souhaités. Les nouveaux collaborateurs du groupe décompte les reçoivent par défaut. Lors de la saisie d'un nouveau collaborateur, vous pouvez les adapter si nécessaire.
Attribuer un collaborateur à un groupe décompte
Sur la Fiche employé, vous attribuez le groupe souhaité dans le champ Groupe décompte. Tous les traitements de salaire de la personne concernée passent ensuite par ce groupe.
Tipp
Après l'attribution, contrôlez la cohérence des coordonnées bancaires, des contrats LPP et de l'attribution journal pour le nouveau groupe.
Effet sur le traitement de salaire
Au démarrage de Calcul salaire, vous sélectionnez le groupe décompte dans le filtre. Seuls les collaborateurs du groupe sélectionné sont décomptés. La comptabilisation, le fichier de paiement et les déclarations sont également traités par groupe décompte.
Bon à savoir
- Vous modifiez la Méthode acompte alors qu'il existe des traitements non comptabilisés : la modification reste bloquée — l'acompte et la compensation continuent selon l'ancienne logique.
- Vous définissez la Région de décompte sur Autres et attendez de l'ELM : les déclarations sont exclues ; les autorités ne reçoivent aucune déclaration de ce groupe.
- Vous attribuez des collaborateurs sans contrôler la banque, la LPP et le journal du système du groupe : le paiement, la prévoyance et la comptabilisation échouent dans le traitement.
- Vous copiez le groupe et n'adaptez pas le code, les responsables ou la banque : vous comptabilisez et payez sur la mauvaise organisation.