Configurer les modes de paiement et les coordonnées bancaires pour les salaires
Configurez les coordonnées bancaires des collaborateurs, les modes de paiement, la répartition et les comptes de débit de la société pour le versement des salaires. Les spécialistes de la paie gèrent ces données de base avant le premier traitement définitif et, lors de chaque modification bancaire ou de répartition, avant le traitement de salaire concerné.
Conditions préalables
- Le collaborateur est configuré pour le décompte de salaire.
- Les devises requises et les données de base des banques sont disponibles.
- Pour les paiements électroniques, la page Données de base Compte Bancaire est entièrement configurée.
Saisir les coordonnées bancaires du collaborateur
- Ouvrez la fiche employé du collaborateur.
- Ouvrez les coordonnées bancaires et créez une ligne.
- Contrôlez Pos. et sélectionnez le Type de paiement :
- Ordre de virement
- Banque
- Chèque postal
- Banque à l'étranger
- Paiement en espèces
- BPR
- QR-facture
- Saisissez les informations correspondant au mode de paiement, par exemple IBAN, Compte bancaire, N° compte postal, N° clearing, BIC (SWIFT), QR-IBAN ou Référence QR.
- Pour les paiements à un tiers, renseignez les champs de la section Bénéficiaire (adresse complète, code pays compris) ainsi que, si nécessaire, Référence de paiement 1 et Référence de paiement 2.
- Si nécessaire, utilisez Valable de et Valable jusqu'au pour définir les périodes de salaire pendant lesquelles la ligne bancaire peut être utilisée.
Wichtig
Valable jusqu'au ne peut pas être antérieur à Valable de. Lors du traitement de salaire, SwissSalary prend uniquement en compte les lignes bancaires dont la validité chevauche la période de décompte.
Répartir le salaire net entre les lignes bancaires
Utilisez les champs suivants lorsqu'un collaborateur possède plusieurs coordonnées bancaires :
| Champ | Utilisation |
|---|---|
| Banque primaire | Désigne la ligne bancaire qui reçoit le montant restant non attribué autrement. Une banque primaire est obligatoire. |
| Montant maximum | Limite le montant attribué à cette ligne bancaire. |
| Montant maximal (DM) | Affiche ou limite le montant maximum dans la devise de la société. |
| Filtre genre de salaire | Attribue à cette ligne bancaire uniquement les paiements issus des genres de salaire indiqués. |
| Code devise | Définit la devise du paiement. Un code vide correspond à la devise de la société. |
| Type de taux de change | Définit le taux Fixe ou Dynamique pour la conversion. |
Contrôlez la répartition avec un traitement de salaire test. Si la somme des montants maximums ne suffit pas à répartir la totalité du salaire net, SwissSalary interrompt le traitement et affiche un message d'erreur. Un paiement négatif sur un poste bancaire n'est pas autorisé non plus.
Warnung
N'attendez pas le traitement de salaire définitif pour modifier une répartition bancaire. Annulez un traitement qui n'est pas encore comptabilisé, corrigez les lignes bancaires, puis recalculez le traitement.
Configurer la banque de la société
- Ouvrez Données de base Compte Bancaire.
- Saisissez un Code bancaire unique et une Description.
- Contrôlez la Version standard de paiement, le Code devise et le Filtre devise.
- Pour les paiements ISO 20022, saisissez au minimum le Nom de fichier, le Clearing de l'expéditeur, l'IBAN et le Nom de l'expéditeur.
- Pour l'Codage des fichiers XML, sélectionnez UTF-8 sans le suffixe « BOM ».
- Complétez le Compte bancaire débité, l'adresse de l'expéditeur, l'ID donneur d'ordre et l'ID de l'expéditeur si votre banque ou votre processus de paiement exige ces informations.
- Attribuez la banque de la société au groupe décompte correspondant.
Les listes d'ordres de paiement reprennent la banque débitée du groupe décompte. Contrôlez donc cette attribution avant le premier traitement et après toute modification des groupes décompte.
Contrôler les données bancaires
Exécutez le rapport Vérifier les banques du personnel :
- Si nécessaire, filtrez par collaborateur, département ou groupe décompte.
- Sélectionnez Seulement des employés actifs si vous ne souhaitez pas contrôler les collaborateurs ayant quitté l'entreprise.
- Contrôlez les erreurs signalées pour le clearing et les adresses bancaires.
- Sélectionnez Enregistrer la nouvelle adresse bancaire uniquement après avoir contrôlé les données de base de la banque.
- Corrigez les erreurs d'IBAN, de QR-IBAN ou de chiffre de contrôle non valide sur la ligne bancaire.
Hinweis
Le mode de paiement BVR est abandonné. Utilisez QR-facture pour les paiements correspondants.
Lorsque des collaborateurs modifient leurs informations bancaires dans SwissSalary Direct, leur contrôle et leur reprise dans SwissSalary restent une étape distincte. Tenez compte du processus de synchronisation des modifications du portail.
Contrôle final
Avant le traitement de salaire définitif :
- chaque collaborateur à payer possède une banque primaire valide ;
- les montants maximums et les dates de validité couvrent le salaire net attendu ;
- le mode de paiement, la devise et le bénéficiaire concordent ;
- la banque de la société est attribuée au bon groupe décompte ;
- les données de base du compte bancaire contiennent les informations nécessaires pour le mode de paiement prévu.
Bon à savoir
- Vous modifiez la répartition bancaire seulement après le traitement définitif : sans annulation, correction et nouveau calcul, l'ancienne répartition reste dans le montant net et le paiement.
- Vous ne définissez aucune Banque primaire ou limitez tellement les montants maximums que le salaire net ne peut pas être réparti : l'exportation échoue ou des montants restent ouverts.
- Vous définissez Valable de / Valable jusqu'au de sorte que la ligne ne couvre pas la période de décompte : aucune ligne bancaire valide, donc aucun paiement.
- Vous attribuez la banque de la société au mauvais groupe décompte : les ordres de paiement débitent le mauvais compte.
- Vous continuez à utiliser BVR au lieu de QR-facture : les fichiers bancaires et références actuels ne sont pas utilisés.