Annoncer les entrées, sorties et mutations avec Swissdec
La procédure EMA vous permet d’annoncer les entrées, les mutations et les sorties à l’AVS, aux CAF et à la LPP via Swissdec. Les spécialistes de la paie disposant d’un accès Swissdec envoient les annonces lors d’événements concernant le personnel ; elles complètent les annonces de salaire périodiques et annuelles, sans les remplacer.
Conditions préalables
- Swissdec ELM est configuré et le distributeur est accessible.
- Les codes d’institution sont enregistrés dans les contrats d’assurance concernés.
- Les données du collaborateur (date d’entrée/de sortie, numéro AVS, adresse) sont complètes.
Créer une annonce
- Ouvrez Annoncer salaire.
- Vérifiez la Période de déclaration. SwissSalary définit la date sur la fin du mois.
- Pour les annonces LPP, vérifiez Valable du (LPP). Cette date n’est en principe nécessaire que pour l’annonce annuelle LPP et peut sinon être ignorée.
- Saisissez la personne responsable, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
- Si nécessaire, saisissez une remarque générale sous Communication à tous.
- Choisissez une Annonce de remplacement uniquement pour un cas de correction confirmé.
- Activez Cas d’essai / ID uniquement pour une transmission test. Nous recommandons d’effectuer une transmission test avant chaque transmission productive.
- Activez EMA (AVS, CAF, LPP) uniquement pour le processus d’entrée, de mutation ou de sortie correspondant.
- Contrôlez les destinataires et domaines proposés.
- Choisissez Annoncer.
Sélectionner les destinataires et les domaines
Les domaines d’assurance et les institutions disponibles s’affichent dans la partie inférieure de la page :
| Domaine | Description |
|---|---|
| AVS | Caisse de compensation AVS. |
| CAF | Caisse d’allocations familiales (allocations pour enfant). |
| LPP | Caisse de pension (prévoyance professionnelle). |
Pour une annonce EMA, sélectionnez les destinataires concernés de l’AVS, de la CAF et de la LPP, puis démarrez la transmission. La LAA, la LAAC, l’IJM, l’impôt à la source, la statistique et le certificat de salaire ne font pas partie de l’option EMA.
Envoyer l’annonce et contrôler son statut
- Confirmez l’annonce. SwissSalary crée une entrée sur la page Déclaration de salaire avec le statut expédiées.
- Contrôlez le champ Statut de la demande. Valeurs possibles :
| Statut | Description |
|---|---|
| expédiées | L’annonce a été transmise au distributeur. |
| répondu | L’assureur a fourni une réponse. |
| confirmé | L’assureur a confirmé l’annonce. |
| fermé | L’ensemble du processus d’annonce est terminé. |
- Si Dialogue dans le résultat est activé, traitez les dialogues ouverts (consultez Traiter les réponses Swissdec, les dialogues et les annonces de remplacement).
Wichtig
Les annonces EMA complètent les annonces de salaire périodiques. Elles ne remplacent pas l’annonce annuelle ou périodique.
Date de validité LPP
Lorsque vous annoncez des domaines LPP, SwissSalary affiche le champ Valable du (LPP). Cette date détermine à partir de quand la modification LPP annoncée prend effet. Par défaut, SwissSalary propose le jour suivant la fin de la période d’annonce. Cette date n’est en principe nécessaire que pour l’annonce annuelle LPP et peut sinon être ignorée.
Bon à savoir
- Vous confondez EMA avec l’annonce de salaire périodique ou annuelle, ou souhaitez la remplacer : l’entrée ou la sortie n’est pas annoncée, ou les valeurs périodiques manquent.
- Vous attendez la LAA, la LAAC ou l’IJM sous l’option EMA : EMA concerne uniquement l’AVS, la CAF et la LPP ; les autres organismes ne sont pas informés.
- Vous annoncez des données de collaborateur incomplètes (entrée/sortie, numéro AVS, adresse) : les assureurs rejettent ou retardent l’annonce.
- Vous ignorez les dialogues ouverts dans le résultat et considérez l’annonce comme terminée : le cas reste ouvert auprès de l’assureur.
- Vous ne contrôlez pas Valable du (LPP) : l’annonce LPP prend effet au mauvais moment.