Transmettre et clôturer les annonces Swissdec
Créez, autorisez, contrôlez et archivez les annonces de salaire Swissdec-ELM via le distributeur. Les spécialistes de la paie responsables de Swissdec effectuent ces opérations dès que la période est comptabilisée et rapprochée sur le plan professionnel, périodiquement et en fin d’année, séparément du traitement de salaire mensuel. Pour la clôture annuelle, préparez également les annonces annuelles et certificats de salaire.
Conditions préalables
- La connexion et le certificat Swissdec sont configurés et testés. Pour plus d’informations, consultez Configurer les assurances et Swissdec ELM.
- Les contrats d’assurance et les destinataires sont complets.
- La période d’annonce est comptabilisée et rapprochée sur le plan professionnel. Pour plus d’informations, consultez Comptabiliser un traitement de salaire.
- La personne responsable, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone pour l’annonce sont disponibles.
Créer une annonce
- Ouvrez Annoncer salaire.
- Vérifiez la Période de déclaration. SwissSalary définit la date sur la fin du mois.
- Pour les annonces LPP, vérifiez Valable du (LPP). Cette date n’est en principe nécessaire que pour l’annonce annuelle LPP et peut sinon être ignorée.
- Saisissez la personne responsable, l’adresse e-mail et le numéro de téléphone.
- Si nécessaire, saisissez une remarque générale sous Communication à tous.
- Choisissez une Annonce de remplacement uniquement pour un cas de correction confirmé.
- Activez Cas d’essai / ID uniquement pour une transmission test. Nous recommandons d’effectuer une transmission test avant chaque transmission productive.
- Activez EMA (AVS, CAF, LPP) uniquement pour le processus d’entrée, de mutation ou de sortie correspondant.
- Contrôlez les destinataires et domaines proposés.
- Choisissez Annoncer.
Selon la configuration et les données de paie disponibles, SwissSalary peut notamment proposer l’AVS, la CAF, la LAA, la LAAC, l’IJM, la LPP, l’impôt à la source, les frontaliers, la déclaration fiscale et la statistique OFS.
Suivre le statut de l’annonce
Sur la page Déclaration de salaire, utilisez les vues de statut :
| Vue | Signification | Action suivante |
|---|---|---|
| En cours d’élaboration | Swissdec ou le destinataire traite la demande | Attendez et vérifiez à nouveau le statut plus tard |
| Autorisation en cours | Une autorisation de clôture ou un dialogue avec l’assureur est ouvert | Si l’autorisation de clôture manque, choisissez Autorisation ; pour un dialogue, ouvrez Dialogues avec les assureurs |
| Réponse en cours | L’annonce est confirmée, mais la réponse n’est pas encore disponible | Chercher la réponse |
| Réponse obtenue | Une réussite, une erreur ou une réponse de dialogue est disponible | Afficher la réponse et traitez-la |
| Annonce archivé | La réponse a été archivée | Conservez le processus comme justificatif |
Contrôlez également le Statut de la demande, le Statut de la réponse, la Date de confirmation, le Dialogue dans le résultat et la disponibilité prévue.
Autoriser une annonce
Si l’annonce présente le statut Autorisation en cours, vérifiez d’abord le Statut de la réponse. Choisissez Autorisation uniquement lorsque l’autorisation de clôture manque :
- Sélectionnez la ligne d’annonce.
- Choisissez Autorisation.
- Terminez l’autorisation dans le processus Swissdec ou destinataire ouvert.
- Revenez dans SwissSalary et vérifiez si le statut est passé au traitement.
Si le statut de la réponse indique plutôt un dialogue en cours, ouvrez Dialogues avec les assureurs et traitez-le. Toutes les annonces ne nécessitent pas une autorisation manuelle. Pour les annonces sans confirmation, SwissSalary fait progresser automatiquement le statut selon le domaine.
Récupérer et contrôler la réponse
- Sélectionnez une annonce dans Réponse en cours.
- Choisissez Chercher la réponse.
- Ne relancez la récupération qu’après la disponibilité prévue affichée.
- Ouvrez une réponse disponible avec Afficher la réponse.
- Contrôlez les avertissements, les erreurs et les retours professionnels.
Les réponses d’impôt à la source peuvent notamment contenir des données d’impôt à la source confirmées et des valeurs correctives. Les réponses AVS peuvent contenir une attestation d’assurance, un processus et une date de validité.
Wichtig
Une réponse techniquement réussie ne remplace pas un rapprochement professionnel. Contrôlez les lignes de correction et d’avertissement avant d’archiver l’annonce.
Traiter les dialogues avec les assureurs
Lorsqu’un dialogue est disponible :
- Ouvrez Dialogues avec les assureurs.
- Choisissez Télécharger le dialogue si les questions ne sont pas encore disponibles.
- Lisez le message, la tâche ou le délai.
- Saisissez les réponses dans les lignes prévues.
- Choisissez Envoyer une réponse.
- Si nécessaire, marquez comme lus les messages purement informatifs.
Selon le dialogue, SwissSalary demande un texte, un nombre, un montant, une date, une date et une heure ou une réponse oui/non.
Créer une annonce de remplacement
Utilisez une annonce de remplacement uniquement lorsqu’une déclaration existante doit être remplacée :
- Ouvrez Annoncer salaire.
- Sous Annonce de remplacement, sélectionnez la déclaration d’origine.
- Vérifiez l’indicateur de test repris.
- Sélectionnez les destinataires concernés.
- Annoncez l’annonce de remplacement.
SwissSalary lie la nouvelle annonce à l’identification de déclaration de l’annonce d’origine.
Warnung
Le statut seul ne permet pas de déterminer si une annonce de remplacement est autorisée ou nécessaire sur le plan professionnel. Clarifiez le cas de correction avec le service spécialisé compétent ou le destinataire.
Archiver une annonce
N’archivez une annonce que lorsque :
- la réponse complète est disponible ;
- les erreurs et les dialogues sont traités ;
- le rapprochement professionnel est terminé.
Sélectionnez l’annonce, puis choisissez Archiver. Les annonces supprimées et non encore confirmées sont également archivées d’abord, puis clôturées.
Bon à savoir
- Vous activez Cas d’essai / ID ou EMA alors qu’une annonce périodique productive est prévue : l’autorité ne reçoit pas d’annonce valide.
- Vous choisissez une Annonce de remplacement sans clarifier le cas de correction : des annonces doubles ou contradictoires sont créées.
- Vous choisissez Autorisation alors qu’un dialogue avec l’assureur est ouvert : l’annonce reste incomplète jusqu’au traitement des dialogues.
- Vous archivez une réponse techniquement réussie sans rapprocher les lignes de correction et d’avertissement : des erreurs professionnelles restent dans la déclaration.
- Vous récupérez la réponse trop tôt : des retours vides ou incomplets entraînent de mauvaises décisions.