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Approuver, corriger ou annuler un traitement de salaire

Contrôlez les résultats de paie calculés et décidez si vous devez approuver le traitement, l'annuler et le recalculer, ou le valider pour le paiement et la comptabilisation. Les spécialistes de la paie effectuent ce travail ; si le processus d'approbation est actif, une deuxième personne autorisée intervient. Cette étape suit immédiatement le calcul du salaire. En parallèle, vous pouvez envoyer les décomptes de salaire ; le paiement ISO 20022 et la comptabilisation suivent.

Conditions préalables

  • Le traitement de salaire définitif est calculé et visible sur la page Traitements de salaire. Pour plus d'informations, voir Effectuer un traitement de salaire.
  • Vous avez accès à Traitements de salaire ainsi qu'aux états de contrôle, au minimum au décompte de salaire, à la liste des différences et aux postes salaire.
  • Les écarts par rapport au mois précédent sont clarifiés ou documentés. Pour plus d'informations, voir Comparer les traitements de salaire et clarifier les écarts.
  • Pour une approbation, le processus d'approbation est activé dans les données de base salaires et une deuxième personne autorisée est disponible.

Contrôler les résultats de paie

  1. Ouvrez la page Traitements de salaire.
  2. Sélectionnez le traitement à contrôler.
  3. Contrôlez les décomptes de salaire, les postes salaire et la liste des différences.
  4. Rapprochez le nombre de collaborateurs ainsi que les valeurs brutes, les déductions et les valeurs nettes.
  5. Contrôlez les paiements bancaires et les cas particuliers tels que les entrées, les départs, les modifications rétroactives et l'impôt à la source.
Wichtig

L'approbation ne remplace pas le contrôle professionnel. Elle confirme uniquement que le traitement contrôlé peut servir aux actions suivantes.

Approuver le traitement de salaire

Si le processus d'approbation est actif :

  1. Sélectionnez le traitement contrôlé.
  2. Sélectionnez Flux de travail, puis Approbation.
  3. Vérifiez que la date d'approbation et la personne qui approuve sont renseignées.

La personne qui a calculé le traitement de salaire ne peut pas approuver le même traitement. Un traitement déjà approuvé ne peut pas l'être une seconde fois. Sans approbation, SwissSalary bloque l'exportation ISO 20022 et la comptabilisation.

Corriger les erreurs avant la comptabilisation ou annuler le traitement de salaire

Si le contrôle révèle une erreur de calcul :

  1. Ne payez pas le traitement.
  2. Annulez le traitement ouvert.
  3. Corrigez les données de base, les données TimeMachine ou les informations du journal erronées.
  4. Exécutez de nouveau les contrôles de test et de plausibilité.
  5. Créez un nouveau traitement de salaire définitif.
  6. Répétez le contrôle professionnel et, si nécessaire, l'approbation.

Lors de l'annulation, SwissSalary supprime les en-têtes de salaire, les postes salaire, les données bancaires comptabilisées et les autres informations consécutives créées pour le traitement. Les données de journal et de temps concernées sont ensuite de nouveau disponibles pour la correction et un nouveau calcul.

Cette action ne permet pas d'annuler un traitement comptabilisé.

Gérer le blocage de l'annulation

Lors de la création d'un fichier de paiement, SwissSalary peut définir le Verrouillage d'extourne. Le traitement apparaît alors comme non comptabilisé, mais il est protégé contre une annulation accidentelle.

Ne réinitialisez le blocage que si vous avez établi avec certitude qu'aucun paiement bancaire n'a été exécuté :

  1. Sélectionnez le traitement non comptabilisé et bloqué.
  2. Sélectionnez Réinitialiser le blocage de l'annulation.
  3. Lisez l'avertissement concernant les paiements incorrects ou en double.
  4. Ne confirmez que si la banque n'a pas exécuté le fichier.
  5. Annulez ensuite le traitement et créez un nouveau fichier de paiement après la correction.
Warnung

Ne réinitialisez jamais le blocage de l'annulation tant qu'un fichier de paiement peut encore être en cours de traitement dans l'e-banking. Une nouvelle exportation risque sinon de provoquer des paiements en double.

Choisir selon le statut

Situation Procédure
Le traitement est ouvert et correct L'approuver si nécessaire, puis le payer et le comptabiliser
Le traitement est ouvert et incorrect L'annuler, corriger les données de base et recalculer
Le traitement n'est pas comptabilisé et comporte un blocage de l'annulation Clarifier le statut du paiement en dehors de SwissSalary ; ne réinitialiser le blocage que si aucun paiement n'a été exécuté
Le traitement est comptabilisé Les utilisateurs ne peuvent plus annuler le traitement ; clarifier le processus de correction professionnel et comptable
Hinweis

L'annulation complète d'un traitement de salaire déjà comptabilisé et éventuellement payé ne fait pas partie de ce processus. Coordonnez ce cas avec les spécialistes responsables de la paie et des finances.

Bon à savoir

  • Vous considérez l'approbation comme un contrôle professionnel — elle ne fait que valider le traitement pour le paiement et la comptabilisation ; les erreurs de salaire net passent inaperçues.
  • La personne qui a calculé le traitement l'approuve également — le principe des quatre yeux n'est pas respecté.
  • Vous réinitialisez le Verrouillage d'extourne alors que le fichier bancaire peut encore être en cours de traitement dans l'e-banking — des paiements en double risquent de se produire.
  • Vous tentez de réinitialiser un traitement comptabilisé avec Annuler traitement salaire — ce n'est pas possible ; vous devez suivre le processus de correction comptable.

Voir aussi