Preventivare impieghi, FTE e posizioni vacanti
Creare impieghi con criteri e dimensioni, verificare gli equivalenti a tempo pieno (FTE) nella matrice e convertire le posizioni vacanti occupate in record di dipendenti.
Prerequisiti
- I parametri di SwissSalary Budget sono configurati (calcolo FTE e numerazione delle posizioni vacanti).
- Sono disponibili i luoghi di lavoro, i dipartimenti, le funzioni e le classi salariali dei dati di base salariali.
- È stata creata almeno una struttura o versione del budget per lavorare nella matrice.
Gestire gli impieghi
Gli impieghi creano il collegamento tra i dipendenti in SwissSalary e i posti budget. Quando si trasferisce un trattamento salario, SwissSalary Budget confronta i criteri di ogni impiego con i dati di base dei dipendenti e assegna automaticamente l'impiego appropriato ai posti budget.
Wichtig
Gli impieghi devono essere definiti prima di trasferire un trattamento salario. I posti budget i cui criteri non corrispondono ad alcun impiego non possono essere assegnati e pertanto non vengono inclusi nella valutazione. Se si crea un nuovo impiego in un secondo momento, è possibile trasferire nuovamente in qualsiasi momento i trattamenti salario già trasferiti.
Aprire l'elenco degli impieghi
- Selezionare l'icona Cerca, immettere Lista impiego, quindi selezionare il collegamento correlato.
Campi della scheda impiego
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Codice | Identificatore univoco dell'impiego. Può essere scelto liberamente. |
| Descrizione | Nome descrittivo dell'impiego, ad esempio Responsabile di progetto o Apprendista al 2° anno. |
| Filtro Luogo di lavoro | Limita l'impiego a un luogo di lavoro specifico di SwissSalary. Lasciare vuoto per includere tutti i luoghi di lavoro. |
| Dipartimento Filtro | Limita l'impiego a un dipartimento specifico di SwissSalary. Lasciare vuoto per includere tutti i dipartimenti. |
| Codice funzione filtro | Limita l'impiego a una funzione specifica di SwissSalary. Lasciare vuoto per includere tutte le funzioni. |
| Valutazione | Fattore di ponderazione per il calcolo degli FTE effettivi. Il valore predefinito è 1. Immettere ad esempio 0,5 se nel calcolo FTE deve essere incluso solo il 50% dell'impiego, ad esempio per Apprendista al 2° anno. |
| Filtro classe salario | Limita l'impiego a una classe salariale specifica di SwissSalary. |
| Dimensione attribuzione | Mostra le dimensioni assegnate all'impiego. Usare l'azione Dimensione Impiego per definire le dimensioni. |
Assegnare dimensioni a un impiego
Se lo stesso impiego deve comparire in più centri di costo, ad esempio un Responsabile di progetto in due centri di costo diversi, creare più volte l'impiego e assegnargli ogni volta la dimensione appropriata.
- Aprire l'impiego desiderato nell'elenco degli impieghi.
- Selezionare l'azione Dimensione Impiego.
- Specificare una o più dimensioni e i relativi valori.
- Chiudere la pagina.
Pianificare gli FTE nella matrice dello schema budget
La Budget Schema Matrice è l'area di lavoro centrale di SwissSalary Budget. Ha tre finalità:
- Creare il budget: immissioni manuali e valori calcolati, ad esempio i contributi alle assicurazioni sociali.
- Creare la previsione: esclusivamente valori calcolati.
- Valutazioni: ad esempio il confronto tra valori preventivati ed effettivi.
Aprire la matrice dello schema budget
- Selezionare l'icona Cerca, immettere Budget Schema Matrice, quindi selezionare il collegamento correlato.
Campi della testata della matrice
| Campo | Descrizione |
|---|---|
| Nome struttura | Selezionare la struttura budget da modificare o valutare. |
| Nome layout colonna | Selezionare un layout colonne preconfigurato. |
| Nome versione | Selezionare la versione. La versione 1 viene creata automaticamente per ogni struttura budget. |
| Visualizza per | Specifica l'unità del periodo (mese, trimestre o anno) in cui vengono aggregati i valori. |
| Filtro data | Definisce il periodo per cui vengono visualizzati i valori. Per un budget annuale con immissione mensile, ad esempio un salario mensile, immettere gennaio dell'anno di budget. |
Azioni nella matrice
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Colonna precedente | Passa alla colonna precedente quando non è possibile visualizzare tutte le colonne contemporaneamente. |
| Colonna successiva | Passa alla colonna successiva. |
| Periodo precedente | Passa al periodo precedente. I valori della matrice vengono aggiornati automaticamente. |
| Periodo successivo | Passa al periodo successivo. I valori della matrice vengono aggiornati automaticamente. |
| Detrarre Budget | Calcola il budget. Per ulteriori informazioni, vedere l'articolo sul trattamento salario del budget. |
| Esporta in Excel | Esporta i dati della matrice in Excel. Selezionare Nuova cartella di lavoro per un nuovo file oppure Aggiorna cartella di lavoro per un file esistente. Selezionare Dettagli per esportare tutti i singoli valori. In caso contrario, vengono trasferiti solo i totali. |
| Modifica Struttura | Apre direttamente la struttura budget attualmente selezionata per la modifica. |
| Elimina voci di bilancio | Elimina tutti i posti budget visibili. L'intervallo di eliminazione dipende dalle impostazioni Visualizza per e Filtro data. Con «Mese» e il filtro data 01.07.2025..31.07.2025, vengono eliminati tutti i posti budget di luglio 2025. |
Acquisire gli FTE effettivi
Con il report Copiare l'effettivo FTE (BdgCopyActualFTE) è possibile acquisire nella pianificazione del budget i valori FTE effettivamente calcolati dai trattamenti salario trasferiti. È utile per creare una previsione basata sull'andamento effettivo oppure per inizializzare una nuova elaborazione del budget con valori FTE effettivi.
- Selezionare l'icona Cerca, immettere Copiare l'effettivo FTE, quindi selezionare il collegamento correlato.
- Specificare la struttura budget, la versione e il filtro data desiderati.
- Selezionare OK per acquisire i valori FTE effettivi.
Metodo di calcolo FTE
Il calcolo FTE viene controllato nei SwissSalary Budget Parametri:
| Metodo | Descrizione |
|---|---|
| Importo salariale | Gli FTE vengono calcolati in base agli importi effettivamente pagati. Le assenze per malattia, servizio militare e così via riducono proporzionalmente gli FTE. Esempio: importo pagato CHF 7'550 ÷ salario mensile teorico CHF 8'800 = 0,86 FTE. |
| Attività in % | Gli FTE vengono calcolati in base alla percentuale di impiego registrata nei dati di base del dipendente. |
Hinweis
Effetti pro rata: se un dipendente con un grado di occupazione del 100% entra o esce a metà mese, per quel mese risultano 0,5 FTE. Il campo Indice impiego del rispettivo tipo di salario determina quali tipi di salario confluiscono nella massa salariale.
Registrare e gestire le posizioni vacanti
Le posizioni vacanti rappresentano persone che non sono ancora registrate come dipendenti in SwissSalary. In questo modo è possibile preventivare anche le assunzioni pianificate. La scheda della posizione vacante contiene gli stessi campi della scheda dipendente, ma è limitata alle informazioni rilevanti per il budget.
Hinweis
Nei SwissSalary Budget Parametri deve essere definita una numerazione per le posizioni vacanti prima di poterne creare una nuova.
Aprire l'elenco delle posizioni vacanti
- Selezionare l'icona Cerca, immettere Elenco delle posizioni vacanti, quindi selezionare il collegamento correlato.
Azioni nella scheda della posizione vacante
| Azione | Descrizione |
|---|---|
| Diritti alle prestazioni | Assegna alla posizione vacante gli obblighi relativi alle assicurazioni sociali. |
| Dimensioni del dipendente | Assegna alla posizione vacante una o più dimensioni del dipendente. |
| Elementi salario | Assegna alla posizione vacante singoli tipi di salario, ad esempio contributi LPP fissi, spese forfettarie o la quota privata dell'auto aziendale. |
| Creare da dipendente | Crea una nuova posizione vacante in base a un dipendente esistente. Vengono acquisiti i dati di base del numero dipendente selezionato. Modificare quindi i campi non ancora noti, come nome, data di nascita e salario. |
| Trasformare in dipendente | Converte la posizione vacante in un dipendente effettivo in SwissSalary. La posizione vacante viene rimossa dall'elenco e il relativo numero diventa il numero dipendente. Se la posizione vacante è inclusa in una struttura budget, il relativo numero viene sostituito automaticamente dal nuovo numero dipendente. |
Creare una posizione vacante da un dipendente esistente
Aprire la scheda della posizione vacante oppure selezionare Nuovo nell'elenco delle posizioni vacanti.
Selezionare l'azione Creare da dipendente.
Compilare i campi seguenti:
Campo Descrizione N° dipendente Selezionare il dipendente SwissSalary di cui acquisire i dati di base. Per numero di serie Selezionare questa opzione per usare il numero disponibile successivo della numerazione delle posizioni vacanti configurata. Numero manuale Immettere manualmente un numero di posizione vacante se non viene usata la numerazione. Selezionare OK.
Convertire una posizione vacante in un dipendente (BdgConvertVacancyToEmp)
Quando una posizione vacante viene occupata, convertirla direttamente in un dipendente SwissSalary. Non è necessario immettere di nuovo i dati.
Aprire la scheda della posizione vacante da occupare.
Selezionare l'azione Trasformare in dipendente.
Compilare i campi seguenti:
Campo Descrizione Nr. serie Selezionare questa opzione per usare il numero disponibile successivo della numerazione dei dipendenti. Numero manuale Immettere manualmente un numero dipendente se non viene usata la numerazione. Selezionare OK.
Hinweis
Dopo la conversione:
- la posizione vacante non viene più visualizzata nell'elenco;
- il numero della posizione vacante viene usato come numero dipendente;
- le strutture budget che contenevano la posizione vacante vengono aggiornate automaticamente: il numero della posizione vacante viene sostituito dal numero dipendente. Non è necessario modificare manualmente le strutture.
Verificare la valutazione e la coerenza FTE
- Definire gli impieghi prima del primo trasferimento di un trattamento salario. Le aggiunte successive richiedono un nuovo trasferimento dei trattamenti salario interessati.
- Usare il campo Valutazione per ponderare diversamente le categorie di impiego, ad esempio 0,5 per gli apprendisti o 0 per gli impieghi gestiti esclusivamente a fini amministrativi.
- Nelle strutture budget in cui lo stesso impiego compare più volte per centri di costo diversi, assegnare ogni volta la dimensione appropriata tramite Dimensione Impiego.
Informazioni utili
- Creare gli impieghi solo dopo il trasferimento del trattamento salario: i posti interessati non vengono inclusi nella valutazione.
- Creare nuove posizioni vacanti senza impostarne la numerazione nei parametri del budget: il sistema non crea le posizioni vacanti.
- Controllare gli FTE solo tramite gli importi e trascurare Importo salariale, Attività in % e gli effetti pro rata per entrate e uscite: il grado di occupazione e l'indice impiego non corrispondono.
- Gestire una sola volta lo stesso impiego per più centri di costo: le quote e le dimensioni vengono combinate. Creare record di impiego separati con le Dimensioni Impiego appropriate.