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Configurare SwissSalary per il trattamento salario

Prima di conteggiare i dipendenti, configurate in SwissSalary e in Business Central le basi comuni della payroll per assicurazioni sociali, gruppi amministrativi per calcoli, contabilizzazione, calendario, banca, orario di lavoro e pagamento. Una configurazione coordinata evita che gli errori diventino visibili solo al trattamento salario o alla contabilizzazione. L'amministrazione Payroll lavora insieme agli specialisti della finanza e delle risorse umane – alla prima configurazione e prima del primo trattamento salario produttivo e nuovamente in caso di modifiche strutturali alle basi.

Presupposti

Vi occorrono:

  • i dati AVS, AD, CAF, LPP e assicurativi validi per la vostra azienda,
  • il piano dei conti e dei centri di costo in Business Central,
  • i gruppi amministrativi per calcoli e i gruppi di lavoro desiderati,
  • le regole di orario di lavoro e giorni festivi,
  • la relazione bancaria tramite la quale versate i salari,
  • l'autorizzazione a modificare la configurazione SwissSalary.
Wichtig

Concordate tassi di contribuzione, valori limite, tipi di salario e conti di contabilizzazione con gli specialisti Payroll e Finanza competenti. Le modifiche alle basi utilizzate produttivamente possono influenzare i trattamenti salario successivi.

Sequenza di configurazione consigliata

1. Configurare la contabilità salariale

  1. Aprite la pagina Dati di base salari.
  2. Verificate le aree AVS, AD, Assegni familiari, LAINF, LPP e Imposta alla fonte.
  3. Registrate i tassi di contribuzione, i valori limite e i tipi di salario utilizzati per il calcolo.
  4. Definite le regole di arrotondamento e il calcolo della data di pagamento.
  5. Decidete se utilizzare il processo di approvazione.
  6. Verificate le impostazioni per il trasferimento nella contabilità finanziaria e analitica.

Nell'area LAINF il collegamento apre la pagina Benefit Setup. SwissSalary gestisce le coperture di infortunio, indennità giornaliera di malattia e altre coperture assicurative nella struttura Benefit attuale. Non utilizzate campi obsoleti rimossi come base per una nuova configurazione.

Hinweis

Il report Inizializzazione sistema è contrassegnato come in via di dismissione e in futuro verrà sostituito da pacchetti di configurazione. Nel caso di un nuovo ambiente chiarite quale percorso di inizializzazione è previsto per la versione installata.

2. Configurare i gruppi amministrativi per calcoli

Configurate nella pagina Gruppo amministrativo per calcoli i gruppi che conteggiate insieme. Il trattamento salario richiede un gruppo amministrativo per calcoli e processa i dipendenti all'interno di questo ambito.

Pianificate i gruppi amministrativi per calcoli in modo che i dipendenti con lo stesso ritmo di conteggio e le stesse responsabilità organizzative siano riuniti. Verificate in particolare:

  • l'ambito del conteggio,
  • l'assegnazione dei dipendenti,
  • le basi assicurative e contabili utilizzate per il gruppo,
  • le responsabilità di controllo e approvazione.

Controllate poi tramite Installazione d'utente SwissSalary quali utenti vedono quali gruppi amministrativi per calcoli. Per ulteriori informazioni vedete Configurare gli utenti SwissSalary e il filtro gruppo amministrativo per calcoli.

3. Preparare la contabilizzazione

  1. Configurate nella pagina Categorie contabili le categorie contabili necessarie.
  2. Completate la Matrice contabilità in modo che tipi di salario e assegnazioni organizzative vengano contabilizzati sui conti previsti.
  3. Decidete in Dati di base salari se il trasferimento nella contabilità finanziaria e analitica avviene in modo automatico o manuale.
  4. Verificate la matrice contabilità con un caso di test prima di contabilizzare il primo trattamento salario produttivo.

La scheda dipendente contiene una Categoria contabile. Se questa assegnazione o un conto necessario manca nella matrice contabilità, la contabilizzazione non può essere processata come previsto.

4. Configurare gruppi di lavoro e calendari

  1. Create i Gruppi di lavoro necessari.
  2. Aprite Calendario di lavoro e curate i giorni lavorativi, le ore dovute, i giorni festivi e i giorni di compensazione per il rispettivo gruppo di lavoro.
  3. Assegnate a ogni dipendente da conteggiare il Gruppo di lavoro appropriato.
  4. Verificate le modifiche al calendario prima del rilevamento di orari e assenze.

Il calendario di lavoro viene tra l'altro considerato nei calcoli degli orari e – se selezionato nel trattamento salario – nel calcolo degli assegni familiari, dei dati del calendario di lavoro e dei valori LPP fittizi.

5. Configurare la relazione bancaria

  1. Aprite Dati di base C/C bancario.
  2. Registrate la relazione bancaria che verrà addebitata al mandato di pagamento.
  3. Verificate le indicazioni necessarie per l'esportazione ISO 20022.
  4. Registrate poi presso i dipendenti le relazioni bancarie individuali e il Codice banca appropriato.

Il pagamento è una fase a sé stante dopo il conteggio. La sola configurazione bancaria non genera alcun pagamento.

Verificare la preparazione al primo trattamento salario

Effettuate prima del primo trattamento produttivo questo controllo:

  • Dati di base salari contiene basi di assicurazioni sociali e di calcolo valide.
  • Ogni gruppo amministrativo per calcoli ha un ambito di conteggio chiaro.
  • I diritti d'assenze sono creati e assegnati ai dipendenti.
  • Le categorie contabili e la matrice contabilità coprono i tipi di salario utilizzati.
  • I gruppi di lavoro e i calendari di lavoro sono aggiornati.
  • La banca aziendale e i dati bancari dei dipendenti sono completi.
  • Contratti assicurativi, Benefit e coperture sono configurati.
  • Almeno un dipendente configurato completamente può essere verificato con la Procedura di test.
Tipp

Utilizzate per la verifica della configurazione un dipendente rappresentativo con le caratteristiche di salario, assicurazione e imposta più frequenti nella vostra azienda. Verificate poi il conteggio salariale e la Lista delle differenze.

Buono a sapersi

  • Se modificate tassi di contribuzione, valori limite o conti senza concordarli con Payroll e Finanza, trattamenti salario e registrazioni COFI divergono l'uno dall'altro.
  • Se costruite coperture infortuni e indennità giornaliera tramite campi obsoleti LAINF anziché Benefit Setup, mancano premi e prestazioni nel trattamento.
  • Se avviate Inizializzazione sistema senza riflettere, rischiate anagrafiche incomplete – i trattamenti e le notifiche successivi si interrompono.
  • Se manca la Categoria contabile o mancano i conti nella Matrice contabilità, la contabilizzazione fallisce o imputa i costi salariali in modo errato.
  • Se configurate solo parzialmente la banca e ISO 20022, non viene generato alcun pagamento – i dipendenti aspettano il salario.

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