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Notificare entrate, uscite e modifiche con Swissdec

La procedura EMA consente di notificare entrate, modifiche e uscite all’AVS, alle AF e alla LPP tramite Swissdec. Gli specialisti delle paghe con accesso a Swissdec inviano le notifiche in occasione di eventi relativi al personale; queste integrano le notifiche salariali periodiche e annuali, senza sostituirle.

Prerequisiti

  • Swissdec ELM è configurato e il distributore è raggiungibile.
  • Nei contratti assicurativi interessati sono registrati i codici delle istituzioni.
  • I dati del dipendente (data di assunzione/uscita, numero AVS, indirizzo) sono completi.

Creare una notifica

  1. Aprire Dichiarazione salari.
  2. Controllare il Periodo di riferimento. SwissSalary imposta la data alla fine del mese.
  3. Per le notifiche LPP, controllare Valido dal (LPP). Di norma questa data è necessaria solo per la notifica annuale LPP e può altrimenti essere ignorata.
  4. Immettere persona responsabile, indirizzo e-mail e numero di telefono.
  5. Se necessario, immettere una nota generale in Comunicazione a tutti.
  6. Scegliere una Notifica sostitutiva solo per un caso di correzione confermato.
  7. Attivare Test / ID solo per una trasmissione di prova. Si raccomanda di eseguire una trasmissione di prova prima di ogni trasmissione produttiva.
  8. Attivare EMA (AVS, AF, LPP) solo per il relativo processo di entrata, modifica o uscita.
  9. Controllare i destinatari e i domini proposti.
  10. Scegliere Annunci.

Selezionare destinatari e domini

Nella parte inferiore della pagina sono visualizzati i domini assicurativi e le istituzioni disponibili:

Dominio Descrizione
AVS Cassa di compensazione AVS.
AF Cassa di compensazione per assegni familiari (assegni per i figli).
LPP Cassa pensione (previdenza professionale).

Per una notifica EMA, selezionare i destinatari pertinenti di AVS, AF e LPP e avviare la trasmissione. LAINF, LAAC, AIGM, imposta alla fonte, statistica e certificato di salario non fanno parte dell’opzione EMA.

Inviare la notifica e controllarne lo stato

  1. Confermare la notifica. SwissSalary crea una voce nella pagina Dichiarazione di salario con lo stato spediti.
  2. Controllare il campo Stato dell’ordine. Valori possibili:
Stato Descrizione
spediti La notifica è stata trasmessa correttamente al distributore.
risposto L’assicuratore ha fornito una risposta.
confermato L’assicuratore ha confermato la notifica.
chiusi L’intero processo di notifica è concluso.
  1. Se Dialogo nel risultato è attivato, elaborare i dialoghi aperti (vedere Elaborare risposte Swissdec, dialoghi e notifiche sostitutive).
Wichtig

Le notifiche EMA integrano le notifiche salariali periodiche. Non sostituiscono la notifica annuale o periodica.

Data di validità LPP

Quando si notificano domini LPP, SwissSalary visualizza il campo Valido dal (LPP). Questa data determina da quando la modifica LPP notificata diventa effettiva. Per impostazione predefinita, SwissSalary propone il giorno successivo alla fine del periodo di notifica. Di norma questa data è necessaria solo per la notifica annuale LPP e può altrimenti essere ignorata.

Buono a sapersi

  • Si confonde EMA con la notifica salariale periodica o annuale oppure si cerca di sostituirla: l’entrata o l’uscita non viene notificata oppure mancano i valori periodici.
  • Ci si aspetta di trovare LAINF, LAAC o IGM nell’opzione EMA: EMA riguarda solo AVS, AF e LPP; gli altri enti non vengono informati.
  • Si notificano dati incompleti del dipendente (entrata/uscita, numero AVS, indirizzo): gli assicuratori respingono o ritardano la notifica.
  • Si ignorano i dialoghi aperti nel risultato e si considera conclusa la notifica: il caso rimane aperto presso l’assicuratore.
  • Non si controlla Valido dal (LPP): la notifica LPP diventa effettiva nel momento sbagliato.

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