Trasmettere e completare le notifiche Swissdec
Creare, autorizzare, controllare e archiviare le notifiche paghe Swissdec-ELM tramite il distributore. Gli specialisti delle paghe responsabili di Swissdec eseguono queste operazioni non appena il periodo è contabilizzato e riconciliato professionalmente, periodicamente e a fine anno, separatamente dal trattamento salario mensile. Per la chiusura annuale, creare anche notifiche annuali e certificati di salario.
Prerequisiti
- La connessione e il certificato Swissdec sono configurati e verificati. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare assicurazioni e Swissdec ELM.
- I contratti assicurativi e i destinatari sono completi.
- Il periodo della notifica è contabilizzato e riconciliato professionalmente. Per ulteriori informazioni, vedere Contabilizzare un trattamento salario.
- Sono disponibili la persona responsabile, l’indirizzo e-mail e il numero di telefono per la notifica.
Creare una notifica
- Aprire Dichiarazione salari.
- Controllare il Periodo di riferimento. SwissSalary imposta la data alla fine del mese.
- Per le notifiche LPP, controllare Valido dal (LPP). Di norma questa data è necessaria solo per la notifica annuale LPP e può altrimenti essere ignorata.
- Immettere persona responsabile, indirizzo e-mail e numero di telefono.
- Se necessario, immettere una nota generale in Comunicazione a tutti.
- Scegliere una Notifica sostitutiva solo per un caso di correzione confermato.
- Attivare Test / ID solo per una trasmissione di prova. Si raccomanda di eseguire una trasmissione di prova prima di ogni trasmissione produttiva.
- Attivare EMA (AVS, AF, LPP) solo per il relativo processo di entrata, modifica o uscita.
- Controllare i destinatari e i domini proposti.
- Scegliere Annunci.
In base alla configurazione e ai dati paghe disponibili, SwissSalary può proporre tra l’altro AVS, AF, LAINF, LAINF complementare, AIGM, LPP, imposta alla fonte, frontalieri, dichiarazione fiscale e statistica UST.
Seguire lo stato della notifica
Nella pagina Dichiarazione di salario, utilizzare le viste dello stato:
| Vista | Significato | Azione successiva |
|---|---|---|
| In elaborazione | Swissdec o il destinatario sta elaborando la richiesta | Attendere e controllare nuovamente lo stato in seguito |
| Abilitazione arretrata | È aperta un’abilitazione alla conclusione o un dialogo con l’assicuratore | Se manca l’abilitazione alla conclusione, scegliere Abilitazione; per un dialogo, aprire Dialogo con gli assicuratori |
| Risposta arretrata | La notifica è confermata, ma la risposta non è ancora disponibile | Cercare risposta |
| Risposta ricevuta | È disponibile un esito positivo, un errore o una risposta al dialogo | Visualizzare risposta ed elaborarla |
| Annunci archiviati | Il risultato è stato archiviato | Conservare il processo come prova |
Controllare inoltre Stato dell’ordine, Stato della risposta, Data di conferma, Dialogo nel risultato e la disponibilità prevista.
Autorizzare una notifica
Se la notifica presenta lo stato Abilitazione arretrata, controllare prima lo Stato della risposta. Scegliere Abilitazione solo quando manca l’abilitazione alla conclusione:
- Selezionare la riga della notifica.
- Scegliere Abilitazione.
- Completare l’autorizzazione nel processo Swissdec o del destinatario aperto.
- Tornare a SwissSalary e controllare se lo stato è passato all’elaborazione.
Se lo stato della risposta mostra invece un dialogo in corso, aprire Dialogo con gli assicuratori ed elaborare il dialogo. Non tutte le notifiche richiedono un’autorizzazione manuale. Per le notifiche senza conferma, SwissSalary fa avanzare automaticamente lo stato in base al dominio.
Recuperare e controllare la risposta
- Selezionare una notifica in Risposta arretrata.
- Scegliere Cercare risposta.
- Ripetere il recupero solo dopo la disponibilità prevista visualizzata.
- Aprire una risposta disponibile con Visualizzare risposta.
- Controllare avvisi, errori e riscontri professionali.
Le risposte dell’imposta alla fonte possono contenere, tra l’altro, dati confermati dell’imposta alla fonte e valori correttivi. Le risposte AVS possono contenere attestato assicurativo, processo e data di validità.
Wichtig
Una risposta tecnicamente riuscita non sostituisce la riconciliazione professionale. Controllare le righe di correzione e di avviso prima di archiviare la notifica.
Elaborare i dialoghi con gli assicuratori
Se è disponibile un dialogo:
- Aprire Dialogo con gli assicuratori.
- Scegliere Download dialogo se le domande non sono ancora disponibili.
- Leggere il messaggio, l’attività o la scadenza.
- Immettere le risposte nelle righe previste.
- Scegliere Invia risposta.
- Se necessario, contrassegnare come letti i messaggi puramente informativi.
In base al dialogo, SwissSalary richiede testo, numero, importo, data, data e ora oppure una risposta sì/no.
Creare una notifica sostitutiva
Utilizzare una notifica sostitutiva solo quando è necessario sostituire una dichiarazione esistente:
- Aprire Dichiarazione salari.
- In Notifica sostitutiva, scegliere la dichiarazione originale.
- Controllare l’indicatore di test trasferito.
- Scegliere i destinatari interessati.
- Annunciare la notifica sostitutiva.
SwissSalary collega la nuova notifica all’identificazione della dichiarazione originale.
Warnung
Dallo stato da solo non si può determinare se una notifica sostitutiva è professionalmente consentita o necessaria. Chiarire il caso di correzione con l’ufficio specializzato competente o il destinatario.
Archiviare una notifica
Archiviare una notifica solo quando:
- la risposta completa è disponibile;
- gli errori e i dialoghi sono elaborati;
- la riconciliazione professionale è completata.
Selezionare la notifica e scegliere Archiviare. Anche le notifiche eliminate e non ancora confermate vengono prima archiviate e poi chiuse.
Informazioni utili
- Si attiva Test / ID o EMA anche se è prevista una notifica periodica produttiva: l’autorità non riceve una notifica valida.
- Si sceglie una Notifica sostitutiva senza chiarire il caso di correzione: vengono create notifiche duplicate o contraddittorie.
- Si sceglie Abilitazione mentre è aperto un dialogo con l’assicuratore: la notifica rimane incompleta finché i dialoghi non vengono elaborati.
- Si archivia una risposta tecnicamente riuscita senza riconciliare le righe di correzione e di avviso: gli errori professionali rimangono nella dichiarazione.
- Si recupera la risposta troppo presto: riscontri vuoti o incompleti possono portare a decisioni errate.