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Jahresmeldungen und Lohnausweise erstellen

Stimmen Sie Jahreswerte ab, erstellen Sie Sozialversicherungs- und Lohnausweisberichte und ergänzen Sie die Swissdec-Jahresmeldung. Payroll-Fachpersonen und — je nach Organisation — Finanzpersonen erledigen die Jahresendarbeiten nach dem letzten gebuchten Lohnlauf des Berichtsjahrs und abgeschlossenen Nachträgen. Die elektronische Jahresmeldung folgt demselben Swissdec-ELM-Ablauf wie die Periodenmeldung.

Voraussetzungen

  • Alle Lohnläufe des Berichtsjahrs sind geprüft und gebucht. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf buchen.
  • Nachträge und Korrekturen sind abgeschlossen; offene Stornos oder ungeklärte Differenzen sind bereinigt.
  • Versicherungs-, Quellensteuer- und Personaldaten sind vollständig. Weitere Informationen finden Sie unter Quellensteuer verarbeiten.
  • Die Jahreswerte sind mit Finanzbuchhaltung und monatlichen Kontrollauswertungen abgestimmt. Weitere Informationen finden Sie unter Gebuchte Lohnläufe mit Fibu und Kostenrechnung abstimmen.
  • Empfänger und Domänen für eine Swissdec-Jahresmeldung sind eingerichtet.
Wichtig

SwissSalary erzwingt keine allgemeingültige gesetzliche Abschlussreihenfolge. Legen Sie Reihenfolge, Fristen und Verantwortlichkeiten gemäss den Vorgaben Ihrer Organisation und der zuständigen Stellen fest.

Jahreswerte abstimmen

  1. Prüfen Sie, ob der letzte Lohnlauf des Jahres gebucht ist.
  2. Stimmen Sie Brutto-, Sozialversicherungs-, Quellensteuer- und Nettowerte über das ganze Jahr ab.
  3. Klären Sie Differenzen zwischen Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung.
  4. Prüfen Sie Eintritte, Austritte, rückwirkende Änderungen und ausserordentliche Zahlungen.
  5. Erstellen Sie die Jahresberichte zuerst als Kontrollausgaben.

Sozialversicherungsberichte erstellen

Auf der Seite Lohnmeldung stehen unter Jahresberichte unter anderem folgende Auswertungen bereit:

  • AHV-Lohnbescheinigung
  • AHV-freie Löhne
  • FAK-Abrechnung
  • BVG-Abrechnung
  • BVG Basis Berechnung
  • Sozialfonds Abrechnung
  • Lohnausweis (Form. 11)
  • Benefit Auswertung

AHV-Werte prüfen

  1. Öffnen Sie AHV-Lohnbescheinigung.
  2. Erfassen Sie das Jahresenddatum.
  3. Wählen Sie bei Bedarf Ausgleichskasse, Abrechnungskreis, Abteilung, Buchungsgruppe oder Arbeitsort.
  4. Vergleichen Sie die Summe mit den gebuchten Jahreswerten.
  5. Führen Sie AHV-freie Löhne aus und prüfen Sie die nicht beitragspflichtigen Werte separat.

FAK- und BVG-Werte prüfen

  1. Erstellen Sie die FAK-Abrechnung für den gewünschten Zeitraum und die zuständige FAK-Stelle.
  2. Prüfen Sie Zulagen und relevante Filter.
  3. Erstellen Sie die BVG-Abrechnung mit Jahresenddatum und Pensionskassencode.
  4. Verwenden Sie bei Bedarf die BVG Basis Berechnung, um die Berechnungsgrundlagen abzustimmen.
Tipp

Verwenden Sie in allen Jahresberichten konsistente Filter. Unterschiedliche Abrechnungskreise, Arbeitsorte oder Buchungsgruppen sind eine häufige Ursache für scheinbare Differenzen.

Swissdec-Jahresmeldung verarbeiten

Erstellen Sie die Jahresmeldung über Lohn melden:

  1. Setzen Sie die Meldeperiode auf das Ende des Berichtsjahrs.
  2. Prüfen Sie verantwortliche Person und Kontaktangaben.
  3. Wählen Sie die benötigten Domänen und Empfänger.
  4. Deklarieren Sie die Meldung.
  5. Führen Sie Freigabe, Resultatabruf, Dialogbearbeitung und Archivierung vollständig durch.

Weitere Informationen finden Sie unter Swissdec-Lohnmeldungen übermitteln und abschliessen.

Lohnausweise erstellen

Der Bericht Lohnausweis/Rentenbescheinigung (Form. 11) erstellt die Lohnausweise für das gewählte Kalenderjahr.

  1. Öffnen Sie Lohnausweis (Form. 11).
  2. Setzen Sie von und bis auf das gewünschte Kalenderjahr.
  3. Filtern Sie bei Bedarf nach Mitarbeitenden, Abteilung oder Abrechnungskreis.
  4. Wählen Sie die Sprachkombination:
    • Deutsch/Französisch/Italienisch
    • Deutsch/Französisch/Englisch
  5. Prüfen Sie das Belegdatum.
  6. Erstellen Sie eine Kontrollausgabe.
  7. Prüfen Sie Personalien, Beschäftigungsperiode, Lohnwerte und Bemerkungen.
  8. Erstellen Sie danach die definitive Ausgabe.

SwissSalary verhindert, dass ein Lohnausweis über mehrere Kalenderjahre hinweg erstellt wird.

Lohnausweise gesammelt als PDF erstellen

Mit Lohnausweis PDF können Sie Lohnausweise gesammelt als PDF erzeugen:

  1. Wählen Sie Zeitraum, Mitarbeitendenfilter und Sprache.
  2. Legen Sie fest, ob ein ZIP-Archiv erstellt werden soll.
  3. Erfassen Sie bei E-Mail-Versand Empfänger und Beilageangaben.
  4. Starten Sie die Erstellung.
  5. Kontrollieren Sie Vollständigkeit und Dateizuordnung.

Mindestens E-Mail-Versand oder ZIP-Download muss gewählt sein.

Hinweis

SwissSalary Direct ist eine zusätzliche Zustellmöglichkeit in den Berichten. Die Einrichtung und der vollständige Direct-Prozess sind nicht Bestandteil dieses Artikels. Informationen zur Nutzung im Portal finden Sie unter Dokumente lesen und herunterladen.

Jahresabschluss dokumentieren

Bewahren Sie gemäss Ihren internen Vorgaben mindestens auf:

  • abgestimmte Jahresberichte;
  • Protokoll der fachlichen Kontrollen;
  • Swissdec-Resultate und bearbeitete Dialoge;
  • definitive Lohnausweise oder einen Nachweis ihrer Zustellung;
  • dokumentierte Abweichungen und Korrekturen.

Gut zu wissen

  • Sie vergleichen Jahresberichte mit unterschiedlichen Filtern (Kreis, Ort, Buchungsgruppe) — Scheindifferenzen kosten Zeit und führen zu falschen Korrekturen.
  • Sie fordern den Lohnausweis über mehrere Kalenderjahre an — SwissSalary blockiert das; pro Jahr ein eigener Lauf.
  • Sie starten PDF-/E-Mail-Ausgabe ohne ZIP und ohne E-Mail — keine Datei, kein Versand an Mitarbeitende.
  • Sie behandeln Swissdec-Jahresmeldung und Formular-11-Lohnausweis als austauschbar — Behörde und Mitarbeitende erhalten unvollständige Unterlagen.
  • Sie erzeugen definitive Ausweise, bevor Nachträge und Fibu-Abstimmung fertig sind — Korrekturen erzwingen Neuausstellung und Nachmeldung.

Siehe auch