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Quellensteuer verarbeiten

Aktualisieren Sie Tarife, stufen Sie quellensteuerpflichtige Mitarbeitende ein und kontrollieren Sie die Berechnung im Lohnlauf. Payroll-Fachpersonen erledigen das bei Tarifupdates, Eintritt und Mutation — idealerweise schon bei der Personalstammpflege und vor jedem definitiven Lohnlauf mit Quellensteuer. Die Jahresabstimmung gehört zur Vorbereitung der Swissdec- und Jahresmeldungen.

Voraussetzungen

  • Arbeits- und Steuerorte der Mitarbeitenden sind gepflegt. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten.
  • Ihre Abrechnungsnummer je Kanton erfassen Sie in den Lohnstammdaten unter QST Einrichtung. Die Berechnungsart der Kantone darf nicht händisch umgestellt werden.
  • Der aktuelle Tarifbestand steht als unterstützte Importdatei zur Verfügung (Store bzw. offizielle Tarifdatei).
  • Eintritt, Austritt, Kinderzahl und weitere tarifrelevante Angaben sind vollständig und zeitlich korrekt (TimeMachine wo nötig).
Wichtig

SwissSalary prüft, ob eine Tarifkombination technisch vorhanden ist. Die rechtliche Beurteilung, welcher Tarif für eine Person gilt, bleibt eine fachliche Aufgabe.

Tarife importieren

  1. Öffnen Sie über die Verwaltung die Seite SwissSalary Organisation.
  2. Wählen Sie Store > Alle Store-Updates installieren. Voraussetzung ist, dass Ihre SwissSalary-Version aktuell ist.
  3. Warten Sie, bis alle Kantone nach und nach aktualisiert sind. Dies kann einige Minuten in Anspruch nehmen.
  4. Kontrollieren Sie, dass am Schluss bei allen Kantonen der Status aktuell steht.

Der Import aktualisiert neben den Tarifzeilen auch kantonale Werte wie Bezugsprovision und Medianwert. Tarifdaten, die mehr als vier Jahre vor dem Jahr der Importdatei liegen, werden entfernt.

Warnung

Ändern Sie die kantonale Berechnungsart nur aufgrund einer bestätigten rechtlichen Änderung. SwissSalary weist bei einer Änderung ausdrücklich darauf hin.

Mitarbeitende einstufen

Öffnen Sie auf der Mitarbeitendenkarte den Bereich Quellensteuer und gehen Sie pro steuerpflichtiger Person wie folgt vor:

  1. Aktivieren Sie Quellensteuerpflichtig.
  2. Prüfen Sie den Arbeitsort. SwissSalary verlangt bei aktivierter Quellensteuerpflicht einen Arbeitsort.
  3. Prüfen Sie den QST-Kanton.
  4. Wählen Sie den QST-Tarif aus der für den Kanton verfügbaren Tarifliste.
  5. Erfassen Sie die Anzahl Kinder.
  6. Prüfen Sie QST mit Kirchensteuer. SwissSalary gleicht die Auswahl mit den vorhandenen Tarifzeilen ab.
  7. Erfassen Sie bei Bedarf QST andere Erwerbstätigkeiten und den gesamten Beschäftigungsgrad weiterer Einkommen.
  8. Verwenden Sie einen QST-Fixsatz nur für einen fachlich bestätigten Sonderfall.

SwissSalary setzt den Kanton bei schweizerischen oder liechtensteinischen Adressen teilweise aus Steuerort und Postleitzahl ab. Ein eingegebener Tarif muss zu den verfügbaren Kombinationen des Kantons passen.

Änderungen zeitlich erfassen

Verwenden Sie die TimeMachine für Änderungen in der Vergangenheit oder in der Zukunft an:

  • Quellensteuerpflicht;
  • QST-Kanton;
  • QST-Tarif;
  • Anzahl Kinder;
  • Kirchensteuer;
  • anderen Erwerbstätigkeiten.

Lassen Sie auf der Personalkarte den zuletzt abgerechneten Wert stehen und erfassen Sie die rückwirkenden Änderungen bei den betroffenen Feldern in der TimeMachine. Damit bleibt erhalten, ab welchem Datum eine neue Einstufung gilt. Prüfen Sie bei rückwirkenden Änderungen, ob eine Korrekturabrechnung erforderlich ist.

Tipp

Erfassen Sie Tarifänderungen nicht erst unmittelbar vor dem definitiven Lohnlauf. Führen Sie danach eine Testabrechnung für die betroffene Person durch und vergleichen Sie Basis, Satz und Abzug.

Quellensteuer abrechnen

Im Lohnlauf übernimmt SwissSalary die gültigen Quellensteuerangaben in den Lohnkopf. Für die Tarifermittlung berücksichtigt die Berechnung unter anderem:

  • Kanton und Tarif;
  • Kirchensteuer;
  • Anzahl Kinder;
  • Geschlecht;
  • Gültigkeitszeitraum;
  • quellensteuerpflichtigen Betrag.

Ein hinterlegter Fixsatz übersteuert die Tarifsuche. Für Nachzahlungen nach Austritt ohne Rückrechnung besteht eine besondere Behandlung; die entsprechende Kennzeichnung setzt ein Austrittsdatum voraus.

Wenn kein passender Tarif gefunden wird, bricht die Berechnung mit Angaben zu Person, Kanton, Tarif, Datum und Betrag ab. Prüfen Sie dann sowohl die Einstufung als auch den importierten Tarifbestand.

Resultate kontrollieren

Kontrollieren Sie die berechneten Werte auf den Lohnabrechnungen und über die Auswertungen:

  • Quellensteuer / Kanton
  • Quellensteuer / Kanton / Jahr
  • Quellensteuerbestätigung

Stimmen Sie mindestens Quellensteuerbasis, Abzug, Kanton, Tarif und Periode ab. Verwenden Sie die Jahresauswertung zusätzlich zur Abstimmung vor der elektronischen Meldung.

Gut zu wissen

  • Sie halten das Vorhandensein eines Tarifs für die rechtliche Richtigkeit der Einstufung — falsche Steuerabzüge trotz «gültigem» Tarif.
  • Sie stellen die kantonale Berechnungsart ohne bestätigte Rechtsänderung um — Abzüge und Meldungen weichen vom Kanton ab.
  • Sie aktivieren die Quellensteuerpflicht ohne Arbeitsort und passenden QST-Tarif — Berechnung bricht ab oder liefert 0.
  • Sie erfassen Tarifänderungen erst unmittelbar vor dem definitiven Lohnlauf ohne Testabrechnung — falsche Abzüge gehen an Mitarbeitende und Kanton.
  • Sie setzen Fixsatz oder Nachzahlung ohne Austritt bzw. fachliche Grundlage — der Lohnlauf bricht ab oder steuert falsch.

Siehe auch