Table of Contents

Kernprozesse der Lohnverarbeitung

SwissSalary führt Sie von den eingerichteten Firmen- und Personaldaten über die monatliche Abrechnung bis zur Buchung, Auszahlung und Deklaration. Der Artikel zeigt Payroll-Verantwortlichen und Business-Central-Partnern die Reihenfolge und erklärt, an welchen Stellen Sie Daten prüfen oder einen Status abschliessen müssen — zur Orientierung vor dem ersten produktiven Lohnlauf und als Referenz für die monatliche und jährliche Abfolge.

Voraussetzungen

  • SwissSalary ist lizenziert und der Abrechnungskreis ist angelegt.
  • Sie kennen die Rollen in Ihrem Betrieb (wer rechnet ab, wer genehmigt, wer bucht und auszahlt).
  • Die verlinkten Detailartikel in Siehe auch dienen als Arbeitsanleitung; dieser Artikel ist die Reihenfolge-Landkarte.

Prozessübersicht

Ein regulärer Lohnprozess besteht aus voneinander getrennten Schritten:

  1. Grundlagen einrichten: Richten Sie die Lohnbuchhaltung, Abrechnungskreise, Buchungsgruppen, Arbeitsgruppen, Kalender und Bankverbindungen ein.
  2. Versicherungen und Swissdec vorbereiten: Erfassen Sie die für AHV, ALV, FAK, BVG und weitere Versicherungen benötigten Grundlagen. Richten Sie Swissdec-ELM für elektronische Lohnmeldungen ein.
  3. Mitarbeitende einrichten: Erfassen Sie Eintritts- und Abrechnungsdaten, weisen Sie Abrechnungskreis, Arbeitsgruppe, Buchungsgruppe, Bank und Versicherungsdeckungen zu und ergänzen Sie gegebenenfalls Quellensteuerdaten.
  4. Lohnbestandteile pflegen: Verwenden Sie Lohnarten für die Berechnungs-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Buchungswirkung. Wiederkehrende Bestandteile hinterlegen Sie unter Lohnteile mit einem Gültigkeitszeitraum.
  5. Variable Daten vorbereiten: Erfassen oder importieren Sie Beträge, Mengen, Zeiten und Absenzen im Lohnjournal Rapportierung.
  6. Lohnlauf testen und durchführen: Prüfen Sie Journal und Personalstamm. Starten Sie anschliessend Lohn abrechnen für den gewünschten Abrechnungskreis und Zeitraum.
  7. Ergebnis kontrollieren und freigeben: Kontrollieren Sie insbesondere Lohnabrechnung, Differenzliste, Lohnposten und die Zahlungsdaten. Wenn der Genehmigungsprozess aktiv ist, muss eine andere Person den Lohnlauf genehmigen als die Person, die ihn berechnet hat.
  8. Auszahlen: Erstellen Sie die Zahlungsdatei mit ISO 20022 Datei oder die benötigte Zahlungsauswertung.
  9. Buchen: Mit Lohnlauf buchen übertragen Sie den kontrollierten Lohnlauf gemäss Einrichtung in die Finanz- und gegebenenfalls Kostenrechnung.
  10. Deklarieren und abschliessen: Übermitteln und bearbeiten Sie Quellensteuer- und Swissdec-Lohnmeldungen. Erstellen Sie am Jahresende die erforderlichen Jahresmeldungen und Lohnausweise.
Wichtig

Abrechnung, Genehmigung, Buchung, Auszahlung und Deklaration sind eigenständige Prozessschritte. Ein berechneter Lohnlauf ist weder automatisch gebucht noch ausbezahlt oder an Behörden und Versicherer gemeldet.

Monatliche Vorbereitung

Beginnen Sie den Monat mit einer Kontrolle der Änderungen seit dem letzten Lohnlauf:

  • Eintritte, Austritte und Änderungen der Stellenprozente
  • neue oder beendete Lohnteile
  • Änderungen an Bank-, Familien-, Versicherungs- oder Quellensteuerdaten
  • variable Lohnbestandteile, Spesen, Stunden und Absenzen
  • rückwirkende oder zukünftige Einträge in der Zeitachse

Im Lohnjournal Rapportierung können Sie Journalzeilen aus einem anderen Journal übernehmen oder aus Excel importieren. Die Aktion Summe zeigt für die aktuell gefilterten Zeilen die Anzahl, Menge und den Betrag. Mit Testberechnung erzeugt SwissSalary für den ausgewählten Mitarbeitenden einen Testlohnlauf, zeigt die Lohnabrechnung an und storniert den erzeugten, ungebuchten Lohnlauf anschliessend wieder.

Lohnlauf und Status

Die Seite Lohnläufe stellt Lohnläufe mit ihren Abrechnungs-, Zahlungs- und Buchungsdaten bereit. Das Rollencenter unterscheidet offene, ungebuchte und gebuchte Lohnläufe. Prüfen Sie deshalb immer den aktuellen Status, bevor Sie eine Folgeaktion ausführen.

Ein ungebuchter Lohnlauf kann mit Lohnlauf stornieren storniert werden. Ein gebuchter Lohnlauf kann über diese Aktion nicht storniert werden. Eine vorhandene Stornosperre dürfen Sie nur zurücksetzen, wenn noch keine Bankzahlung ausgeführt wurde, da sonst falsche oder doppelte Zahlungen entstehen können.

Wenn der Genehmigungsprozess in Lohnstammdaten aktiv ist, verhindert SwissSalary die Buchung eines nicht genehmigten Lohnlaufs. Die Person, die den Lohnlauf berechnet hat, kann ihn nicht selbst genehmigen.

Schweizer Abgaben und Meldungen

Die Lohnberechnung verwendet die eingerichteten Grundlagen für AHV, ALV, Familienzulagen, BVG, Quellensteuer und weitere Versicherungs- oder Benefit-Abzüge. Die Lohnarten bestimmen, welche Beträge in die jeweiligen Basen einfliessen. Versicherungsverträge, Leistungsansprüche und Leistungsansprüche der Mitarbeitenden müssen deshalb vor dem Lohnlauf konsistent sein.

Swissdec-ELM ist ein nachgelagerter Meldeprozess. Die Einrichtung umfasst unter anderem Protokollversion, Test- oder Live-Umgebung, Nummernserie, Schutzebene, Distributor-URL und das SUA-Zertifikat. Im Rollencenter werden Lohnmeldungen nach Bearbeitungsstatus angezeigt, beispielsweise wenn eine Vervollständigung oder ein Ergebnis fehlt.

Empfohlene Kontrollpunkte

Kontrollieren Sie den Prozess mindestens an diesen Übergängen:

  1. Vor der Abrechnung: Sind Stammdaten, Versicherungen, Quellensteuer und Journalzeilen vollständig?
  2. Vor der Genehmigung: Stimmen Brutto-/Nettolohn, Abzüge, Abweichungen und Zahlungsdaten?
  3. Vor der Buchung: Ist der Lohnlauf genehmigt und sind Buchungsdatum sowie Buchungseinrichtung korrekt?
  4. Vor der Auszahlung: Stimmen Zahlungslauf, Zahlungsdatum, Bankcode und Mitarbeitenden-Bankdaten?
  5. Vor der Meldung: Stimmen Abrechnungsperiode, Vertragszuordnungen und gemeldete Grundgesamtheit?

Gut zu wissen

  • Sie behandeln Berechnung, Freigabe, Buchung, Auszahlung und Swissdec-Meldung als einen Schritt — der berechnete Lohnlauf ist weder gebucht noch ausbezahlt noch deklariert.
  • Sie stornieren einen ungebuchten Lohnlauf, obwohl die Bankzahlung bereits lief oder die Stornosperre gesetzt ist — Doppelzahlungen und inkonsistente Salden drohen.
  • Sie buchen ohne Genehmigung oder lassen dieselbe Person freigeben, die berechnet hat — der Lohnlauf bleibt blockiert bzw. die Vier-Augen-Kontrolle entfällt.
  • Sie prüfen Stammdaten, Versicherungen, Quellensteuer und Journal erst nach dem definitiven Lohnlauf — Korrekturen erzwingen Storno und Neuberechnung und verzögern die Auszahlung.
  • Sie verwechseln Swissdec-ELM mit der monatlichen Abrechnung — die Meldung bleibt offen, obwohl der Lohn bereits ausbezahlt ist.

Siehe auch