BVG-Daten an Pensionskasse exportieren
Die BVG-Daten Ihrer Mitarbeitenden übermitteln Sie per ELM an die Vorsorgeeinrichtung. SwissSalary meldet Eintritte, Mutationen und Austritte im Meldemonat und übernimmt die zurückgemeldeten BVG-Beiträge in SwissSalary. Richten Sie die BVG-ELM-Meldung einmalig ein und führen Sie die Meldung jeweils vor der Lohnabrechnung des betroffenen Monats aus.
Voraussetzungen
- Ihre Vorsorgeeinrichtung nimmt BVG-Meldungen per ELM entgegen.
- Pro mitarbeitende Person wird nur ein BVG-Code gemeldet: der Code im Feld BVG primär.
BVG-ELM einrichten
Öffnen Sie über Verwaltung die Lohnstammdaten und nehmen Sie folgende Einstellungen vor:
- Aktivieren Sie im Bereich BVG die Option BVG-Versicherungsmeldung aktivieren.
- Erfassen Sie in der BVG-Einrichtung den Versicherungs-Code.
- Wählen Sie im zugehörigen BVG-Vertrag die Abrechnungsperiode Jahr oder Monat. Die Abrechnungsperiode Quartal wird nicht unterstützt.
- Erfassen Sie im BVG-Vertrag Versicherernummer, Kundennummer, Vertragsnummer und Adresse.
- Setzen Sie im BVG-Vertrag das Feld ELM auf PIV (Automatisch).
- Legen Sie im BVG-Vertrag im Feld ELM Antwort fest, wohin SwissSalary die erhaltenen BVG-Abzüge schreibt. Im Normalfall wählen Sie die Lohnteile.
Personalkarte vorbereiten
Prüfen Sie auf der Personalkarte folgende Felder:
| Register | Feld | Beschreibung |
|---|---|---|
| Arbeitsstelle | Eintritt in BVG | Datum des Eintritts in die Vorsorgeeinrichtung. |
| Arbeitsstelle | BVG-Berechnungsdatum | Datum einer Lohn-, Beschäftigungsgrad- oder anderen Mutation. |
| Arbeitsstelle | Austrittsdatum BVG | Datum des Austritts aus der Vorsorgeeinrichtung. |
| BVG | BVG-Code | Wählen Sie fixe Prämie. |
| BVG | BVG primär | BVG-Einrichtung, die für ELM aktiviert ist. Nur der primäre Code wird gemeldet. |
| BVG | Fiktiver BVG-Lohn | Gemeldeter BVG-Lohn. Setzen Sie beim BVG pflichtigen Lohn die Option fiktiv. |
| BVG | BVG-Versicherungsmeldecode | Keine Meldung, Neueintritt, Änderung oder Austritt. |
| BVG | BVG-Versicherungsmeldeart | Grund der Meldung, z. B. Lohnänderung, Pensionierung oder Sistierung Unterbruch. |
| BVG | BVG-Änderung | Datum der Mutation. Setzen Sie das Feld nur für Mutationen, nicht für Neueintritte oder Austritte. |
Felder je Meldefall
SwissSalary meldet eine mitarbeitende Person nur, wenn das massgebende Datum im Meldemonat liegt: Eintritt in BVG für Eintritte, BVG-Änderung für Mutationen und Austrittsdatum BVG für Austritte.
| Meldefall | Erkennung | Massgebendes Datum | Meldecode | Meldeart |
|---|---|---|---|---|
| Eintritt ins Unternehmen | automatisch | Eintritt in BVG | Neueintritt | leer |
| Eintritt mit 100 % Arbeitsfähigkeit | automatisch | Eintritt in BVG | Neueintritt | 100% Arbeitsfähig |
| Lohnänderung | automatisch | BVG-Berechnungsdatum und BVG-Änderung | Änderung | Lohnänderung |
| Änderung Beschäftigungsgrad | automatisch | BVG-Berechnungsdatum und BVG-Änderung | Änderung | Lohnänderung |
| Wechsel des Vorsorgeplans | automatisch über BVG primär | BVG-Berechnungsdatum und BVG-Änderung | Änderung | leer |
| Änderung Wohnadresse | automatisch | BVG-Berechnungsdatum und BVG-Änderung | Änderung | leer |
| Änderung Zivilstand | manuell | BVG-Berechnungsdatum und BVG-Änderung | Änderung | Zivilstand |
| Wechsel von pflichtig zu nicht pflichtig | manuell | Austrittsdatum BVG | Austritt | leer |
| Wechsel von nicht pflichtig zu pflichtig | manuell | Eintritt in BVG | Neueintritt | leer |
| Austritt aus dem Unternehmen | automatisch | Austrittsdatum BVG | Austritt | leer |
| Pensionierung, vorzeitige oder aufgeschobene Pensionierung | teilweise manuell | Austrittsdatum BVG | Austritt | Pensionierung, Vorzeitige Pensionierung oder Aufgeschobene Pensionierung |
| Teilpensionierung | teilweise manuell | BVG-Berechnungsdatum | Änderung | Pensionierung Teilzeit |
| Invalidität oder Todesfall | teilweise manuell | Austrittsdatum BVG | Austritt | Invalidität oder Todesfall |
| Sistierung | teilweise manuell | Austrittsdatum BVG | Austritt | Sistierung Unterbruch, Sistierung ohne Unterbruch oder Sistierung ausser Risiko |
| Wiederinkraftsetzung | teilweise manuell | Eintritt in BVG | Neueintritt | Wiederinkraftsetzung Unterbruch, Wiederinkraftsetzung ohne Unterbruch oder Wiederinkraftsetzung ausser Risiko |
| Übertritt | teilweise manuell | Eintritt in BVG | Neueintritt | Übertritt |
Bei manuell oder teilweise manuell erkannten Fällen erfassen Sie Meldecode und Meldeart selbst.
Monatliche BVG-Meldung übermitteln
- Erstellen Sie die EMA-Meldung, z. B. für Januar:
- Meldeperiode: 31.01.
- Gültig ab (BVG): 01.02.
- Aktivieren Sie BVG sowie EMA (AHV, FAK, BVG).
- Beantworten Sie unter Lohnmeldungen über Prozess > Dialoge mit Versicherer allfällige Rückfragen der Vorsorgeeinrichtung:
- Wählen Sie Verwalten > Bearbeiten.
- Füllen Sie die Antworten aus.
- Wählen Sie Antwort senden.
- Prüfen Sie unter Lohnmeldungen mit Aktualisieren, ob weitere Rückmeldungen eingegangen sind:
- Hat die Lohnmeldung den Resultatstatus Erfolgreich, zeigen Sie die Rückmeldung über Meldung > Antwort anzeigen an. Übernehmen Sie die Beträge über Prozess > Übergabe in den Personalstamm.
- Hat die Lohnmeldung den Resultatstatus in Bearbeitung, fordern Sie die Rückmeldung über Meldung > Antwort abholen erneut an.
- Rechnen Sie den Lohn des betroffenen Monats ab und kontrollieren Sie ihn.
Voraussichtliche BVG-Jahresmeldung übermitteln
Die voraussichtliche Jahresmeldung hängt von der Abrechnungsperiode im BVG-Vertrag ab:
| Abrechnungsperiode | Unterstützte Lohnbasis | Gemeldeter Lohn |
|---|---|---|
| Jahr | nur fiktiv | Fiktiver BVG-Lohn der Personalkarte |
| Monat | fiktiv oder effektiv | Fiktiv: kumulierte und getrennte BVG-Arbeitnehmer- und -Arbeitgeberbeiträge. Effektiv: BVG-Basislohnart / Anzahl Arbeitstage × 360 |
- Rechnen Sie den Januarlohn ab.
- Führen Sie die voraussichtliche BVG-Meldung aus, z. B. mit Meldeperiode 31.01., Gültig ab (BVG) 01.02. und aktivierter Option BVG.
- Stornieren Sie den Januarlohn.
- Lesen Sie die BVG-Rückmeldung ein.
- Rechnen Sie den Januarlohn erneut ab.
Gut zu wissen
- Mutationen mit einem BVG-Änderung-Datum ausserhalb des Meldemonats erfassen — die Mutation wird nicht gemeldet.
- Lohn- oder Beschäftigungsgradänderungen über die TimeMachine erfassen und das BVG-Berechnungsdatum nicht nachführen — die Änderung fehlt in der Meldung.
- Zivilstandsänderungen, Pensionierungen, Sistierungen oder Wiederinkraftsetzungen ohne manuell gesetzten Meldecode und Meldeart erwarten — SwissSalary erkennt diese Fälle nicht vollautomatisch.
- Mehrere Vorsorgepläne führen und einen anderen als den Code in BVG primär gemeldet erwarten — die Meldung enthält nur den primären Code.
- Die Abrechnungsperiode Quartal wählen — sie wird nicht unterstützt.