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Créer les annonces annuelles et certificats de salaire

Rapprochez les valeurs annuelles, créez les évaluations d’assurances sociales et de certificats de salaire, puis complétez l’annonce annuelle Swissdec. Les spécialistes de la paie et, selon l’organisation, les collaborateurs des finances effectuent les travaux de fin d’année après le dernier traitement comptabilisé de l’année de référence et la clôture des écritures ultérieures. L’annonce annuelle électronique suit le même processus Swissdec-ELM que l’annonce périodique.

Conditions préalables

Wichtig

SwissSalary n’impose pas un ordre de clôture légal universel. Définissez l’ordre, les délais et les responsabilités selon les exigences de votre organisation et des autorités compétentes.

Rapprocher les valeurs annuelles

  1. Vérifiez que le dernier traitement de salaire de l’année est comptabilisé.
  2. Rapprochez les valeurs brutes, d’assurances sociales, d’impôt à la source et nettes sur toute l’année.
  3. Clarifiez les différences entre la comptabilité de la paie et la comptabilité générale.
  4. Contrôlez les entrées, sorties, modifications rétroactives et paiements exceptionnels.
  5. Créez d’abord les rapports annuels comme évaluations de contrôle.

Créer les rapports d’assurances sociales

La page Déclaration de salaire propose notamment les évaluations suivantes sous Décompte annuel :

  • Attestation de salaires AVS
  • Salaires non soumis AVS
  • Décompte CAF
  • Décompte LPP
  • Calcul de base LPP
  • Décompte fonds sociaux
  • Certificat de salaire (Formulaire 11)
  • Benefit Évaluation

Vérifier les valeurs AVS

  1. Ouvrez Attestation de salaires AVS.
  2. Saisissez la date de fin d’année.
  3. Si nécessaire, sélectionnez la caisse de compensation, le groupe décompte, le service, le groupe de comptabilisation ou le lieu de travail.
  4. Comparez le total aux valeurs annuelles comptabilisées.
  5. Exécutez Salaires non soumis AVS et contrôlez séparément les valeurs non soumises aux cotisations.

Vérifier les valeurs CAF et LPP

  1. Créez le Décompte CAF pour la période souhaitée et la caisse CAF compétente.
  2. Contrôlez les allocations et les filtres pertinents.
  3. Créez le Décompte LPP avec la date de fin d’année et le code de caisse de pension.
  4. Si nécessaire, utilisez le Calcul de base LPP pour rapprocher les bases de calcul.
Tipp

Utilisez des filtres cohérents dans tous les rapports annuels. Des groupes décompte, lieux de travail ou groupes de comptabilisation différents sont une cause fréquente de différences apparentes.

Traiter l’annonce annuelle Swissdec

Créez l’annonce annuelle via Annoncer salaire :

  1. Définissez la période d’annonce sur la fin de l’année de référence.
  2. Vérifiez la personne responsable et les coordonnées.
  3. Sélectionnez les domaines et destinataires nécessaires.
  4. Annoncez l’annonce.
  5. Exécutez entièrement l’autorisation, la récupération de la réponse, le traitement des dialogues et l’archivage.

Pour plus d’informations, consultez Transmettre et clôturer les annonces Swissdec.

Créer les certificats de salaire

Le rapport Certificat de salaire/attestation de rente (Formulaire 11) crée les certificats de salaire pour l’année civile sélectionnée.

  1. Ouvrez Certificat de salaire (Formulaire 11).
  2. Définissez du et au sur l’année civile souhaitée.
  3. Si nécessaire, filtrez par employés, service ou groupe décompte.
  4. Choisissez la combinaison de langues :
    • allemand/français/italien
    • allemand/français/anglais
  5. Vérifiez la Date document.
  6. Créez une évaluation de contrôle.
  7. Vérifiez les données personnelles, la période d’emploi, les valeurs salariales et les remarques.
  8. Créez ensuite l’évaluation définitive.

SwissSalary vous empêche de créer un certificat de salaire sur plusieurs années civiles.

Créer les certificats de salaire au format PDF

Avec Certificat de salaire PDF, vous pouvez générer plusieurs certificats de salaire au format PDF :

  1. Sélectionnez la période, le filtre des employés et la langue.
  2. Indiquez si une archive ZIP doit être créée.
  3. Pour un envoi par e-mail, saisissez les destinataires et les informations sur la pièce jointe.
  4. Lancez la création.
  5. Contrôlez l’exhaustivité et l’affectation des fichiers.

Vous devez sélectionner au moins l’envoi par e-mail ou le téléchargement ZIP.

Hinweis

SwissSalary Direct est une possibilité de distribution supplémentaire dans les rapports. La configuration et le processus Direct complet ne font pas partie de cet article. Pour plus d’informations sur l’utilisation du portail, consultez Lire et télécharger des documents.

Documenter la clôture annuelle

Conformément à vos directives internes, conservez au minimum :

  • les rapports annuels rapprochés ;
  • le procès-verbal des contrôles professionnels ;
  • les résultats Swissdec et les dialogues traités ;
  • les certificats de salaire définitifs ou une preuve de leur remise ;
  • les écarts et corrections documentés.

Bon à savoir

  • Vous comparez des rapports annuels avec des filtres différents (groupe, lieu, groupe de comptabilisation) : les différences apparentes font perdre du temps et entraînent des corrections erronées.
  • Vous demandez un certificat de salaire sur plusieurs années civiles : SwissSalary le bloque ; créez un traitement distinct pour chaque année.
  • Vous lancez une sortie PDF/e-mail sans ZIP ni e-mail : aucun fichier n’est créé et aucun envoi n’est effectué aux employés.
  • Vous considérez l’annonce annuelle Swissdec et le certificat de salaire formulaire 11 comme interchangeables : l’autorité et les employés reçoivent des documents incomplets.
  • Vous créez les certificats définitifs avant la fin des écritures ultérieures et du rapprochement avec la comptabilité générale : les corrections imposent une nouvelle émission et une nouvelle annonce.

Voir aussi