Processus clés du traitement des salaires

SwissSalary vous guide des données de société et d’employé configurées jusqu’à la comptabilisation, au paiement et à la déclaration, en passant par le traitement mensuel des salaires. Cet article présente aux responsables de la paie et aux partenaires Business Central l’ordre des étapes et explique à quels moments vous devez vérifier les données ou finaliser un statut. Utilisez-le pour vous orienter avant le premier traitement de production et comme référence pour le déroulement mensuel et annuel.

Conditions préalables

SwissSalary est sous licence et le groupe décompte est configuré.
Vous connaissez les rôles dans votre entreprise, notamment les personnes qui calculent, approuvent, comptabilisent et paient les salaires.
Les articles détaillés liés sous Voir aussi servent d’instructions de travail. Cet article présente l’ordre des étapes.

Vue d’ensemble du processus

Un processus de paie ordinaire se compose d’étapes distinctes :

Configurer les bases : Configurez la paie, les groupes décompte, les groupes de comptabilisation, les groupes de travail, les calendriers et les coordonnées bancaires.
Préparer les assurances et Swissdec : Saisissez les informations requises pour l’AVS, l’AC, les CAF, la LPP et les autres assurances. Configurez Swissdec ELM pour les déclarations électroniques de salaire.
Configurer les employés : Saisissez les données d’entrée et de paie, attribuez le groupe décompte, le groupe de travail, le groupe de comptabilisation, la banque et les couvertures d’assurance, puis ajoutez les données d’impôt à la source si nécessaire.
Gérer les éléments de salaire : Utilisez les genres de salaire pour définir leurs effets sur le calcul, les assurances sociales, les impôts et la comptabilisation. Saisissez les éléments récurrents sous Eléments salaire avec une période de validité.
Préparer les données variables : Saisissez ou importez les montants, les quantités, les temps et les absences dans Rapport d'activité journal salaire.
Tester et exécuter le traitement de salaire : Vérifiez le journal et les données de base des employés. Lancez ensuite Calcul salaire pour le groupe décompte et la période souhaités.
Contrôler et approuver le résultat : Contrôlez en particulier Décompte salaire, Liste des différences, Postes salaires et les données de paiement. Si le processus d’approbation est actif, une personne autre que celle qui a calculé le traitement de salaire doit l’approuver.
Payer : Créez le fichier de paiement avec Fichier ISO 20022 ou l’état de paiement requis.
Comptabiliser : Avec Comptabiliser salaires, vous transférez le traitement de salaire contrôlé vers la comptabilité financière et, le cas échéant, la comptabilité analytique, conformément à la configuration.
Déclarer et clôturer : Transmettez et traitez les déclarations d’impôt à la source et les déclarations de salaire Swissdec. À la fin de l’année, créez les déclarations annuelles et les certificats de salaire requis.

Wichtig

Le calcul, l’approbation, la comptabilisation, le paiement et la déclaration sont des étapes distinctes du processus. Un traitement de salaire calculé n’est pas automatiquement comptabilisé, payé ou déclaré aux autorités et aux assureurs.

Préparation mensuelle

Commencez le mois en contrôlant les modifications apportées depuis le dernier traitement :

les entrées, les départs et les modifications du taux d’activité
les éléments salaire nouveaux ou terminés
les modifications des données bancaires, familiales, d’assurance ou d’impôt à la source
les éléments de salaire variables, les frais, les heures et les absences
les entrées rétroactives ou futures dans la chronologie

Dans Rapport d'activité journal salaire, vous pouvez reprendre des lignes d’un autre journal ou les importer depuis Excel. L’action Total affiche le nombre, la quantité et le montant des lignes actuellement filtrées. Avec Procédure de test, SwissSalary crée un traitement de salaire de test pour l’employé sélectionné, affiche le décompte de salaire, puis annule le traitement non comptabilisé généré.

Traitement de salaire et statut

La page Traitements de salaire présente les traitements de salaire avec leurs données de calcul, de paiement et de comptabilisation. Le Centre de rôles distingue les traitements ouverts, non comptabilisés et comptabilisés. Vérifiez donc toujours le statut actuel avant d’exécuter une action suivante.

Vous pouvez annuler un traitement de salaire non comptabilisé avec Annuler traitement salaire. Cette action ne permet pas d’annuler un traitement de salaire comptabilisé. Réinitialisez un blocage de l’annulation existant uniquement si aucun paiement bancaire n’a encore été effectué. Sinon, des paiements incorrects ou en double peuvent se produire.

Si le processus d’approbation est actif dans Données de base salaires, SwissSalary empêche la comptabilisation d’un traitement de salaire non approuvé. La personne qui a calculé le traitement de salaire ne peut pas l’approuver elle-même.

Cotisations et déclarations suisses

Le calcul du salaire utilise les informations configurées pour l’AVS, l’AC, les allocations familiales, la LPP, l’impôt à la source et les autres retenues d’assurance ou de prestations. Les genres de salaire déterminent les montants qui entrent dans les bases respectives. Les contrats d’assurance, les couvertures et les attributions aux employés doivent donc être cohérents avant le traitement de salaire.

Swissdec ELM est un processus de déclaration en aval. La configuration comprend notamment la version du protocole, l’environnement de test ou de production, la souche de numéros, le niveau de protection, l’URL du distributeur et le certificat SUA. Le Centre de rôles affiche les déclarations de salaire selon leur statut de traitement, par exemple lorsqu’une finalisation ou un résultat manque.

Points de contrôle recommandés

Contrôlez le processus au moins lors de ces transitions :

Avant le calcul : Les données de base, les assurances, l’impôt à la source et les lignes journal sont-ils complets ?
Avant l’approbation : Le salaire brut et net, les retenues, les écarts et les données de paiement sont-ils corrects ?
Avant la comptabilisation : Le traitement de salaire est-il approuvé, et la date de comptabilisation ainsi que la configuration de comptabilisation sont-elles correctes ?
Avant le paiement : Le traitement de paiement, la date de paiement, le code bancaire et les coordonnées bancaires des employés sont-ils corrects ?
Avant la déclaration : La période de paie, les attributions de contrats et la population déclarée sont-elles correctes ?

Bon à savoir

Vous traitez le calcul, l’approbation, la comptabilisation, le paiement et la déclaration Swissdec comme une seule étape : le traitement calculé n’est ni comptabilisé, ni payé, ni déclaré.
Vous annulez un traitement non comptabilisé alors que le paiement bancaire a déjà été exécuté ou que le blocage de l’annulation est défini : des paiements en double et des soldes incohérents peuvent en résulter.
Vous comptabilisez sans approbation ou laissez la personne qui a calculé le traitement l’approuver : le traitement reste bloqué ou le principe du double contrôle n’est plus respecté.
Vous vérifiez les données de base, les assurances, l’impôt à la source et le journal uniquement après le traitement définitif : les corrections imposent une annulation et un nouveau calcul et retardent le paiement.
Vous confondez Swissdec ELM avec le calcul mensuel : la déclaration reste ouverte même si le salaire a déjà été payé.

Table of Contents