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Lohnabrechnungen als PDF oder E-Mail versenden

Mit PDF / E-Mail erzeugen Sie Lohnabrechnungen als PDF, laden sie als ZIP herunter und/oder versenden sie per E-Mail. Payroll-Fachpersonen erledigen den Versand nach dem berechneten und geprüften Lohnlauf — parallel zu Freigabe, Zahlung und Buchung, nicht als Ersatz für diese Schritte.

Zweck

  • Lohnabrechnungen eines Lohnlaufs gesammelt als PDF erzeugen.
  • Dateinamen mit Angaben zum Lohnlauf und zu den Mitarbeitenden bilden.
  • Lohnabrechnungen an die hinterlegte private oder geschäftliche E-Mail-Adresse senden.
  • Sprachabhängige Betreffzeilen, Mailtexte und zusätzliche Texte auf der Lohnabrechnung verwenden.

Voraussetzungen

  • Der Lohnlauf ist berechnet und fachlich geprüft. Weitere Informationen finden Sie unter Einen Lohnlauf durchführen.
  • Auf der Personalkarte sind Private E-Mail oder Firma E-Mail und die passende Auswahl unter Elektronischer Versand gepflegt. Weitere Informationen finden Sie unter Mitarbeitende für die Lohnabrechnung einrichten.
  • Der Sprachcode der Mitarbeitenden ist korrekt, wenn Sie sprachabhängige Texte verwenden.
  • Für den E-Mail-Versand ist auf Mail Einrichtung mindestens eine Einrichtung vorhanden; das Business Central-E-Mail-Konto ist über Smtp Mail Einrichtung geprüft.

Ablauf

Mail Einrichtung einrichten

  1. Öffnen Sie die Seite Mail Einrichtung.
  2. Erfassen Sie einen eindeutigen Code und eine Bemerkung.
  3. Erfassen Sie unter Betreff den Betreffanfang.
  4. Wählen Sie unter Textblock den Textbaustein für den Nachrichtentext.
  5. Erfassen Sie Absendername und Absenderadresse.
  6. Aktivieren Sie HTML formatiert, wenn die Textzeilen als HTML-Mail ausgegeben werden sollen.
  7. Öffnen Sie Smtp Mail Einrichtung und prüfen Sie das verwendete Business Central-E-Mail-Konto.

Der Betreff besteht aus Betreff, dem sprachabhängigen Monatsnamen und dem Jahr des Abrechnungsdatums. Über Übersetzung Betreff können Sie Betreff je Sprache übersetzen. Fehlt eine Übersetzung, verwendet SwissSalary den Standardtext.

Der Textbaustein wird aus Zusatztext Name und den zugehörigen Zusatztext Zeile-Zeilen gebildet. SwissSalary sucht zuerst Zeilen mit dem Sprachcode der Person und verwendet ersatzweise Zeilen ohne Sprache.

Tipp

In Betreff und Mailtext können Sie Platzhalter verwenden. Für den Betreff stehen beispielsweise %Recipient_FirstName%, %Recipient_Surname% und %Recipient_Employee_No% zur Verfügung. Der Mailtext unterstützt zusätzlich lohnlaufbezogene Platzhalter, beispielsweise %Employee_No%, %Payroll_13thAmount% und %Payroll_ST-XXXX%.

Elektronischen Versand bei Mitarbeitenden vorbereiten

  1. Öffnen Sie die Personalkarte.
  2. Prüfen Sie Private E-Mail und Firma E-Mail.
  3. Wählen Sie unter Elektronischer Versand entweder Private E-Mail oder Firma E-Mail.
  4. Prüfen Sie den Sprachcode.

Beim Versand verwendet SwissSalary ausschliesslich die unter Elektronischer Versand gewählte Adresse. Ist das Feld leer, erstellt SwissSalary zwar die PDF-Datei, versendet für diese Person jedoch keine E-Mail.

Wichtig

Wenn Elektronischer Versand auf eine Adresse verweist, muss das entsprechende E-Mail-Feld gefüllt sein. SwissSalary validiert diese Zuordnung vor dem Versand.

Lohnabrechnungen erstellen und versenden

  1. Öffnen Sie die Seite Lohnläufe und die Lohnabrechnungen des gewünschten Lohnlaufs.
  2. Markieren Sie die Mitarbeitenden, deren Lohnabrechnungen Sie verarbeiten möchten.
  3. Wählen Sie PDF / E-Mail.
  4. Aktivieren Sie Als Zip-Archiv herunterladen, wenn Sie die erzeugten PDF-Dateien herunterladen möchten.
  5. Prüfen Sie unter Dateiname das Dateinamensmuster. Der Vorschlag lautet Payroll %Payroll_No% - Employee %Employee_No%.
  6. Wählen Sie unter E-Mail den gewünschten Mail Einrichtung-Code, wenn Sie die Dokumente versenden möchten.
  7. Fügen Sie bei Bedarf unter Dokument beilegen eine zusätzliche Datei hinzu. Diese Datei wird jeder E-Mail angehängt.
  8. Aktivieren Sie Nur veränderte Lohnabrechnungen, wenn nur gegenüber der vorherigen Lohnabrechnung desselben Typs geänderte Abrechnungen erzeugt werden sollen.
  9. Wählen Sie unter Zusatztext bei Bedarf einen zusätzlichen Textbaustein für die Lohnabrechnung.
  10. Starten Sie den Bericht und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage für den E-Mail-Versand.

Sie müssen mindestens Als Zip-Archiv herunterladen aktivieren oder einen Wert unter E-Mail wählen. SwissSalary erstellt pro ausgewählter Lohnabrechnung eine PDF-Datei. Beim E-Mail-Versand speichert das System auf dem Lohnkopf zusätzlich Datum und Benutzer des elektronischen Versands.

Besonderheiten

Dateinamen

Das Feld Dateiname unterstützt unter anderem folgende Platzhalter:

  • %Payroll_No%
  • %Employee_No%
  • %Employee_ID%
  • %Employee_Surname%
  • %Employee_FirstName%
  • %PostingMonth%
  • %PostingMonthText%
  • %PostingYear%

SwissSalary ersetzt ungültige Zeichen und ergänzt die Dateiendung .pdf.

Zusätzlicher Text auf der Lohnabrechnung

Zusatztext erscheint auf der Lohnabrechnung, nicht im Mailtext. SwissSalary sucht zuerst Zeilen mit dem Sprachcode der Person und verwendet ersatzweise Zeilen ohne Sprache.

Nur geänderte Lohnabrechnungen

Bei Nur veränderte Lohnabrechnungen vergleicht SwissSalary die Bankbeträge und Lohnartenbeträge mit der vorherigen Lohnabrechnung desselben Typs für dieselbe Person. Gibt es keine frühere Abrechnung, wird die aktuelle Lohnabrechnung erstellt.

IncaMail

Wenn Sie IncaMail im Mail Einrichtung aktivieren, ergänzt SwissSalary die Empfängeradresse für IncaMail. Die Optionen Verschlüsselt, Eingeschrieben und Private steuern die entsprechenden IncaMail-Kennzeichen im Betreff.

Warnung

Prüfen Sie Empfängerauswahl, Abrechnungsperiode und Anhänge vor dem Bestätigen. Der Bericht versendet die erzeugten Lohnabrechnungen unmittelbar über das eingerichtete E-Mail-Konto.

Gut zu wissen

  • Sie lassen Elektronischer Versand leer und erwarten trotzdem E-Mails — SwissSalary erstellt die PDF, versendet aber nicht; die Abrechnung kommt nicht an.
  • Sie setzen den Versand auf Private oder Firma, ohne die passende E-Mail-Adresse — die Validierung bricht ab, niemand erhält die Abrechnung.
  • Sie wählen weder ZIP-Download noch E-Mail — der Bericht startet nicht.
  • Sie prüfen Empfänger, Periode und Anhänge erst nach dem Bestätigen — der Versand läuft sofort mit den falschen Daten.
  • Sie aktivieren Nur veränderte Lohnabrechnungen und erwarten alle PDFs — unveränderte Bank- und Lohnartenbeträge erzeugen keine Datei.

Siehe auch