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Envoyer les décomptes de salaire au format PDF ou par e-mail

Avec PDF / E-Mail, vous créez les décomptes de salaire au format PDF, les téléchargez dans une archive ZIP et/ou les envoyez par e-mail. Les spécialistes de la paie effectuent l'envoi après le calcul et le contrôle du traitement de salaire, en parallèle de l'approbation, du paiement et de la comptabilisation, et non pour remplacer ces étapes.

Objectif

  • Créer ensemble au format PDF les décomptes de salaire d'un traitement.
  • Construire les noms de fichier à partir des informations du traitement de salaire et des collaborateurs.
  • Envoyer les décomptes de salaire à l'adresse e-mail privée ou professionnelle enregistrée.
  • Utiliser des objets, des textes d'e-mail et des textes supplémentaires sur le décompte de salaire en fonction de la langue.

Conditions préalables

  • Le traitement de salaire est calculé et contrôlé par un spécialiste. Pour plus d'informations, voir Effectuer un traitement de salaire.
  • Sur la fiche employé, les champs Adresse e-mail privée ou Adresse e-mail de l'entreprise, ainsi que la sélection appropriée sous Envoi électronique, sont renseignés. Pour plus d'informations, voir Configurer les collaborateurs pour le décompte de salaire.
  • Le Code langue des collaborateurs est correct si vous utilisez des textes propres à chaque langue.
  • Pour l'envoi par e-mail, au moins une configuration existe dans Paramètre Mail ; le compte de messagerie Business Central est contrôlé dans Smtp Mail Setup.

Procédure

Configurer Paramètre Mail

  1. Ouvrez la page Paramètre Mail.
  2. Saisissez un Code unique et un Commentaire.
  3. Sous Sujet, saisissez le début de l'objet.
  4. Sous Bloc de texte, sélectionnez le bloc de texte du corps du message.
  5. Saisissez le Nom de l'expéditeur et l'Adresse de l'expéditeur.
  6. Activez au format HTML si les lignes de texte doivent être envoyées dans un e-mail au format HTML.
  7. Ouvrez Smtp Mail Setup et contrôlez le compte de messagerie Business Central utilisé.

L'objet est composé du Sujet, du nom du mois dans la langue concernée et de l'année de la date de décompte. Avec Traduction Sujet, vous pouvez traduire le Sujet dans chaque langue. Si une traduction manque, SwissSalary utilise le texte par défaut.

Le bloc de texte est constitué de Texte supplémentaire Nom et des lignes Ligne supplémentaire Texte associées. SwissSalary recherche d'abord les lignes qui correspondent au Code langue de la personne, puis utilise les lignes sans langue à défaut.

Tipp

Vous pouvez utiliser des espaces réservés dans l'objet et le texte de l'e-mail. Par exemple, %Recipient_FirstName%, %Recipient_Surname% et %Recipient_Employee_No% sont disponibles pour l'objet. Le texte de l'e-mail accepte également des espaces réservés liés au traitement de salaire, tels que %Employee_No%, %Payroll_13thAmount% et %Payroll_ST-XXXX%.

Préparer l'envoi électronique pour les collaborateurs

  1. Ouvrez la Fiche employé.
  2. Contrôlez l'Adresse e-mail privée et l'Adresse e-mail de l'entreprise.
  3. Sous Envoi électronique, sélectionnez Adresse e-mail privée ou Adresse e-mail de l'entreprise.
  4. Contrôlez le Code langue.

Pour l'envoi, SwissSalary utilise exclusivement l'adresse sélectionnée sous Envoi électronique. Si le champ est vide, SwissSalary crée le fichier PDF, mais n'envoie aucun e-mail à cette personne.

Wichtig

Si Envoi électronique fait référence à une adresse, le champ d'adresse e-mail correspondant doit être renseigné. SwissSalary valide cette attribution avant l'envoi.

Créer et envoyer les décomptes de salaire

  1. Ouvrez la page Traitements de salaire, puis les décomptes de salaire du traitement souhaité.
  2. Sélectionnez les collaborateurs dont vous voulez traiter les décomptes de salaire.
  3. Sélectionnez PDF / E-Mail.
  4. Activez Télécharger sous forme d'archive ZIP si vous voulez télécharger les fichiers PDF générés.
  5. Sous Nom de fichier, contrôlez le modèle du nom de fichier. La valeur proposée est Payroll %Payroll_No% - Employee %Employee_No%.
  6. Sous E-Mail, sélectionnez le code Paramètre Mail souhaité si vous voulez envoyer les documents.
  7. Si nécessaire, ajoutez un fichier sous Joindre un document. Ce fichier est joint à chaque e-mail.
  8. Activez Décomptes de salaire modifiés uniquement pour ne générer que les décomptes qui ont changé par rapport au décompte précédent du même type.
  9. Si nécessaire, sous Texte supplémentaire, sélectionnez un bloc de texte supplémentaire pour le décompte de salaire.
  10. Exécutez l'état et confirmez la demande de sécurité pour l'envoi par e-mail.

Vous devez activer Télécharger sous forme d'archive ZIP ou sélectionner une valeur sous E-Mail. SwissSalary crée un fichier PDF pour chaque décompte de salaire sélectionné. Lors de l'envoi par e-mail, le système enregistre également la date et l'utilisateur de l'envoi électronique dans l'en-tête de salaire.

Particularités

Noms de fichier

Le champ Nom de fichier accepte notamment les espaces réservés suivants :

  • %Payroll_No%
  • %Employee_No%
  • %Employee_ID%
  • %Employee_Surname%
  • %Employee_FirstName%
  • %PostingMonth%
  • %PostingMonthText%
  • %PostingYear%

SwissSalary remplace les caractères non valides et ajoute l'extension de fichier .pdf.

Texte supplémentaire sur le décompte de salaire

Le Texte supplémentaire apparaît sur le décompte de salaire, et non dans le texte de l'e-mail. SwissSalary recherche d'abord les lignes qui correspondent au Code langue de la personne, puis utilise les lignes sans langue à défaut.

Décomptes de salaire modifiés uniquement

Pour Décomptes de salaire modifiés uniquement, SwissSalary compare les montants bancaires et les montants des genres de salaire avec le décompte de salaire précédent du même type pour la même personne. S'il n'existe aucun décompte antérieur, le décompte actuel est créé.

IncaMail

Si vous activez IncaMail dans Paramètre Mail, SwissSalary complète l'adresse du destinataire pour IncaMail. Les options Crypté, En recommandé et Privé définissent les indicateurs IncaMail correspondants dans l'objet.

Warnung

Contrôlez les destinataires, la période de décompte et les pièces jointes avant de confirmer. L'état envoie immédiatement les décomptes de salaire générés au moyen du compte de messagerie configuré.

Bon à savoir

  • Vous laissez Envoi électronique vide, mais attendez tout de même des e-mails — SwissSalary crée le PDF, mais ne l'envoie pas ; le collaborateur ne reçoit pas le décompte.
  • Vous sélectionnez l'envoi privé ou professionnel sans renseigner l'adresse e-mail correspondante — la validation s'interrompt et personne ne reçoit le décompte.
  • Vous ne sélectionnez ni le téléchargement ZIP ni l'e-mail — l'état ne démarre pas.
  • Vous ne contrôlez les destinataires, la période et les pièces jointes qu'après la confirmation — l'envoi démarre immédiatement avec des données incorrectes.
  • Vous activez Décomptes de salaire modifiés uniquement et attendez tous les PDF — aucun fichier n'est généré si les montants bancaires et des genres de salaire n'ont pas changé.

Voir aussi