Contabilizzare un trattamento salario
La registrazione completa definitivamente un trattamento salario controllato e, a seconda della configurazione, trasferisce i posti salario alla contabilità finanziaria e alla contabilità analitica. Gli specialisti delle paghe o delle finanze con autorizzazione alla registrazione procedono dopo l'autorizzazione e il controllo e, se attiva, l'approvazione; in genere, in parallelo o dopo il pagamento ISO 20022, in base al processo interno. Prima della registrazione devono essere completati i controlli, quali il confronto dei trattamenti salario e la riconciliazione dei conti salario.
Prerequisiti
- Il trattamento salario non registrato è stato controllato e autorizzato da uno specialista. Per ulteriori informazioni, vedere Approvare, correggere o annullare un trattamento salario.
- Il trattamento è approvato se il processo di approvazione è attivo.
- Gli scostamenti e i saldi sono stati chiariti. Per ulteriori informazioni, vedere Confrontare i trattamenti salario e chiarire gli scostamenti e Riconciliare mensilmente i conti salario e i saldi dei dipendenti.
- La data di registrazione è concordata con la contabilità finanziaria; la matrice di registrazione e l'integrazione COFI sono configurate.
- Il pagamento e il file bancario sono stati chiariti in base al processo interno, prima o in parallelo alla registrazione.
Wichtig
La registrazione è il passaggio definitivo del trattamento salario. Un trattamento registrato non può essere resettato con Annullare elaborazione conteggio salari né registrato di nuovo.
Controlli prima di contabilizzare il trattamento salario
Prima della registrazione, controllare:
- il Giornale contabile COFI;
- il Giornale contabile RCIE, se si utilizza la contabilità analitica;
- i documenti di contabilità finanziaria creati in base alla configurazione;
- i totali rispetto al conteggio salariale precedentemente approvato.
Determinare la data di registrazione
La Data di registrazione determina il periodo finanziario in cui avviene la registrazione. SwissSalary propone la data conteggio del trattamento salario selezionato.
Prima di iniziare, verificare:
- se la data rientra in un periodo di registrazione consentito;
- se corrisponde alla chiusura mensile della contabilità finanziaria.
Contabilizzare il trattamento salario
- Aprire la pagina Trattamenti salari.
- Selezionare il trattamento non registrato.
- Selezionare Contabilizzare salari.
- Controllare il N° trattamento dei salari e la Data conteggio di sola lettura.
- Immettere o confermare la Data di registrazione.
- Confermare la richiesta di sicurezza per l'elaborazione definitiva.
Se non è ancora presente un file di pagamento per il trattamento, SwissSalary visualizza un avviso prima della registrazione. Annullare se il processo prevede che il pagamento venga preparato prima. Dopo la registrazione il trattamento salario non può più essere modificato; eventuali correzioni devono essere effettuate nella contabilità finanziaria.
Controllare il risultato della registrazione
Dopo la corretta registrazione, SwissSalary imposta il trattamento su Registrato e memorizza:
- la persona che ha eseguito la registrazione;
- la data di registrazione;
- la data in cui è avvenuta la registrazione.
Controllare quindi:
- lo stato Registrato nella pagina Trattamenti salari;
- il Giornale contabile COFI;
- il Giornale contabile RCIE, se si utilizza la contabilità analitica;
- i documenti o i movimenti di contabilità finanziaria creati in base alla configurazione;
- i totali rispetto al conteggio salariale precedentemente approvato.
Tipp
Archiviare i giornali di controllo insieme alla documentazione di autorizzazione. In questo modo rimane tracciabile quale trattamento controllato è stato elaborato con quale data di registrazione.
Gestire gli errori
| Momento | Procedura |
|---|---|
| Prima della conferma | Annullare il report, quindi correggere il trattamento salario e la data di registrazione |
| La registrazione si interrompe a causa di un errore di configurazione o di assegnazione conto | Analizzare il messaggio di errore, correggere la configurazione e registrare di nuovo lo stesso trattamento non registrato |
| Il trattamento è già registrato | Non è possibile registrarlo di nuovo |
| L'errore viene rilevato solo dopo la corretta registrazione | Definire il processo di correzione contabile e specialistico per le paghe |
Informazioni utili
- Si esegue la registrazione quando il processo di approvazione è attivo e il trattamento è ancora aperto: la registrazione viene bloccata.
- Si esegue la registrazione prima che il file di pagamento sia pronto, anche se il processo richiede prima il pagamento: il pagamento e la COFI non coincidono più.
- Si seleziona una Data di registrazione errata: il trattamento viene registrato nel periodo finanziario sbagliato.
- Si tenta di resettare un trattamento registrato con Annullare elaborazione conteggio salari: non è possibile; le correzioni richiedono il processo contabile.
Vedere anche
- Approvare, correggere o annullare un trattamento salario
- Confrontare i trattamenti salario e chiarire gli scostamenti
- Riconciliare mensilmente i conti salario e i saldi dei dipendenti
- Inviare i conteggi salariali come PDF o e-mail
- Pagare i salari con ISO 20022
- Riconciliare i trattamenti salario registrati con la contabilità finanziaria e analitica
- Trasmettere e completare le dichiarazioni salariali Swissdec
- Processi principali dell'elaborazione paghe