Processi principali dell'elaborazione salariale

SwissSalary ti guida dai dati aziendali e dei dipendenti configurati fino alla registrazione, al pagamento e alla dichiarazione, passando per l’elaborazione mensile dei salari. Questo articolo illustra ai responsabili delle paghe e ai partner Business Central la sequenza delle operazioni e spiega quando devi verificare i dati o completare uno stato. Usalo come guida prima della prima elaborazione produttiva e come riferimento per la sequenza mensile e annuale.

Prerequisiti

SwissSalary dispone di una licenza e il gruppo amministrativo per calcoli è configurato.
Sono noti i ruoli nell’azienda, in particolare chi esegue il calcolo, chi approva, chi registra e chi paga.
Gli articoli dettagliati collegati in Vedere anche forniscono le istruzioni operative. Questo articolo illustra la sequenza.

Panoramica del processo

Un normale processo di elaborazione salariale è costituito da fasi distinte:

Configurare le informazioni di base: Configurare le paghe, i gruppi amministrativi per calcoli, le categorie contabili, i gruppi di lavoro, i calendari e i conti bancari.
Preparare le assicurazioni e Swissdec: Inserire le informazioni necessarie per AVS, AD, CAF, LPP e le altre assicurazioni. Configurare Swissdec ELM per le dichiarazioni salariali elettroniche.
Configurare i dipendenti: Inserire i dati di assunzione e di elaborazione salariale, assegnare il gruppo amministrativo per calcoli, il gruppo di lavoro, la categoria contabile, la banca e le coperture assicurative e, se necessario, aggiungere i dati relativi all’imposta alla fonte.
Gestire gli elementi salariali: Utilizzare i tipi di salario per definirne gli effetti sul calcolo, sulle assicurazioni sociali, sulle imposte e sulla registrazione. Inserire gli elementi ricorrenti in Elementi salario con un periodo di validità.
Preparare i dati variabili: Inserire o importare importi, quantità, tempi e assenze in Relazione d'attività giornale salario.
Testare ed eseguire il trattamento salario: Verificare il giornale e i dati di base dei dipendenti. Avviare quindi Contabilizzare salario per il gruppo amministrativo per calcoli e il periodo desiderati.
Controllare e approvare il risultato: Controllare in particolare Conteggio Salari, Lista delle differenze, Posti salario e i dati di pagamento. Se la procedura di approvazione è attiva, il trattamento salario deve essere approvato da una persona diversa da quella che lo ha calcolato.
Pagare: Creare il file di pagamento con File ISO 20022 o il report di pagamento necessario.
Registrare: Con Contabilizzare salari, il trattamento salario controllato viene trasferito alla contabilità finanziaria e, se applicabile, alla contabilità dei costi in base alla configurazione.
Dichiarare e completare: Trasmettere ed elaborare le dichiarazioni dell’imposta alla fonte e le dichiarazioni salariali Swissdec. Alla fine dell’anno, creare le dichiarazioni annuali e i certificati di salario richiesti.

Wichtig

Il calcolo, l’approvazione, la registrazione, il pagamento e la dichiarazione sono fasi distinte del processo. Un trattamento salario calcolato non viene automaticamente registrato, pagato o dichiarato alle autorità e agli assicuratori.

Preparazione mensile

Iniziare il mese controllando le modifiche apportate dall’ultima elaborazione:

assunzioni, uscite e modifiche della percentuale di impiego
elementi salariali assegnati nuovi o terminati
modifiche ai dati bancari, familiari, assicurativi o relativi all’imposta alla fonte
elementi salariali variabili, spese, ore e assenze
registrazioni retroattive o future nella sequenza temporale

In Relazione d'attività giornale salario è possibile acquisire righe da un altro giornale o importarle da Excel. L’azione Somma mostra il numero, la quantità e l’importo delle righe attualmente filtrate. Con Procedura di test, SwissSalary crea un trattamento salario di prova per il dipendente selezionato, visualizza il conteggio salariale e annulla quindi il trattamento generato e non registrato.

Trattamento salario e stato

La pagina Trattamenti salari presenta i trattamenti salario con i relativi dati di calcolo, pagamento e registrazione. Il Centro ruoli distingue tra trattamenti aperti, non registrati e registrati. Verificare quindi sempre lo stato corrente prima di eseguire un’azione successiva.

È possibile annullare un trattamento salario non registrato con Annullare elaborazione conteggio salari. Non è possibile usare questa azione per annullare un trattamento salario registrato. Reimpostare un blocco della cancellazione esistente solo se non è ancora stato eseguito alcun pagamento bancario. In caso contrario, possono verificarsi pagamenti errati o duplicati.

Se la procedura di approvazione è attiva in Dati di base salari, SwissSalary impedisce di registrare un trattamento salario non approvato. La persona che ha calcolato il trattamento salario non può approvarlo personalmente.

Contributi e dichiarazioni svizzeri

Il calcolo del salario usa le informazioni configurate per AVS, AD, assegni familiari, LPP, imposta alla fonte e altre trattenute assicurative o relative alle prestazioni. I tipi di salario determinano gli importi che confluiscono nelle rispettive basi. I contratti assicurativi, le coperture e le assegnazioni ai dipendenti devono quindi essere coerenti prima del trattamento salario.

Swissdec ELM è un processo di dichiarazione successivo. La configurazione comprende, tra l’altro, la versione del protocollo, l’ambiente di test o di produzione, la numerazione, il livello di protezione, l’URL del distributore e il certificato SUA. Il Centro ruoli mostra le dichiarazioni salariali in base allo stato di elaborazione, ad esempio quando manca un completamento o un risultato.

Punti di controllo consigliati

Controllare il processo almeno in corrispondenza di queste transizioni:

Prima del calcolo: I dati di base, le assicurazioni, l’imposta alla fonte e le righe del giornale sono completi?
Prima dell’approvazione: Il salario lordo e netto, le trattenute, gli scostamenti e i dati di pagamento sono corretti?
Prima della registrazione: Il trattamento salario è approvato e la data di registrazione e la configurazione di registrazione sono corrette?
Prima del pagamento: Il processo di pagamento, la data di pagamento, il codice banca e i dati bancari dei dipendenti sono corretti?
Prima della dichiarazione: Il periodo di elaborazione salariale, le assegnazioni dei contratti e la popolazione dichiarata sono corretti?

Informazioni utili

Il calcolo, l’approvazione, la registrazione, il pagamento e la dichiarazione Swissdec vengono trattati come un’unica fase: il trattamento calcolato non è registrato, pagato o dichiarato.
Un trattamento non registrato viene annullato anche se il pagamento bancario è già stato eseguito o il blocco della cancellazione è impostato: possono verificarsi pagamenti duplicati e saldi incoerenti.
La registrazione viene eseguita senza approvazione o la persona che ha calcolato il trattamento lo approva: il trattamento rimane bloccato o il principio del doppio controllo non viene rispettato.
I dati di base, le assicurazioni, l’imposta alla fonte e il giornale vengono controllati solo dopo il trattamento definitivo: le correzioni richiedono l’annullamento e un nuovo calcolo e ritardano il pagamento.
Swissdec ELM viene confuso con il calcolo mensile: la dichiarazione rimane aperta anche se il salario è già stato pagato.

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