Table of Contents

Inviare i conteggi salariali come PDF o e-mail

Con PDF / E-Mail si creano i conteggi salariali come file PDF, li si scarica come archivio ZIP e/o li si invia per e-mail. Gli specialisti paghe eseguono l'invio dopo il calcolo e il controllo del trattamento salario, in parallelo all'approvazione, al pagamento e alla registrazione, non in sostituzione di questi passaggi.

Scopo

  • Creare insieme come file PDF i conteggi salariali di un trattamento.
  • Formare i nomi dei file con i dati del trattamento salario e dei dipendenti.
  • Inviare i conteggi salariali all'indirizzo e-mail privato o aziendale registrato.
  • Utilizzare oggetti, testi delle e-mail e testi supplementari sul conteggio salariale in base alla lingua.

Prerequisiti

  • Il trattamento salario è calcolato e controllato da uno specialista. Per ulteriori informazioni, vedere Eseguire un trattamento salario.
  • Nella Scheda dipendente sono registrati l'Indirizzo e-mail privato o l'Indirizzo e-mail impresa e la selezione appropriata in Invio elettronico. Per ulteriori informazioni, vedere Configurare i dipendenti per il conteggio salariale.
  • Il Codice lingua dei dipendenti è corretto se si utilizzano testi specifici per la lingua.
  • Per l'invio tramite e-mail, in Parametri Mail è presente almeno una configurazione; l'account e-mail di Business Central è controllato tramite Smtp Mail Setup.

Procedura

Configurare Parametri Mail

  1. Aprire la pagina Parametri Mail.
  2. Immettere un Codice univoco e un Commento.
  3. In Oggetto, immettere l'inizio dell'oggetto.
  4. In Blocco del testo, selezionare il blocco di testo per il corpo del messaggio.
  5. Immettere il Nome mittente e l'Indirizzo mittente.
  6. Attivare Formato HTML se le righe di testo devono essere inviate come e-mail HTML.
  7. Aprire Smtp Mail Setup e controllare l'account e-mail di Business Central utilizzato.

L'oggetto è composto da Oggetto, dal nome del mese specifico della lingua e dall'anno della data conteggio. Con Traduzione Soggetto è possibile tradurre l'Oggetto per ogni lingua. Se manca una traduzione, SwissSalary utilizza il testo standard.

Il blocco di testo è formato da Testo supplementare Nome e dalle relative righe Linea supplementare Testo. SwissSalary cerca prima le righe con il Codice lingua della persona e, in alternativa, utilizza le righe senza lingua.

Tipp

Nell'oggetto e nel testo dell'e-mail è possibile utilizzare segnaposto. Per l'oggetto sono disponibili, ad esempio, %Recipient_FirstName%, %Recipient_Surname% e %Recipient_Employee_No%. Il testo dell'e-mail supporta inoltre segnaposto relativi al trattamento salario, ad esempio %Employee_No%, %Payroll_13thAmount% e %Payroll_ST-XXXX%.

Preparare l'invio elettronico per i dipendenti

  1. Aprire la Scheda dipendente.
  2. Controllare l'Indirizzo e-mail privato e l'Indirizzo e-mail impresa.
  3. In Invio elettronico, selezionare Indirizzo e-mail privato oppure Indirizzo e-mail impresa.
  4. Controllare il Codice lingua.

Per l'invio, SwissSalary utilizza esclusivamente l'indirizzo selezionato in Invio elettronico. Se il campo è vuoto, SwissSalary crea il file PDF, ma non invia alcuna e-mail per questa persona.

Wichtig

Se Invio elettronico fa riferimento a un indirizzo, il campo e-mail corrispondente deve essere compilato. SwissSalary convalida questa assegnazione prima dell'invio.

Creare e inviare i conteggi salariali

  1. Aprire la pagina Trattamenti salari e i conteggi salariali del trattamento desiderato.
  2. Selezionare i dipendenti di cui si desidera elaborare i conteggi salariali.
  3. Selezionare PDF / E-Mail.
  4. Attivare Scaricare come archivio Zip per scaricare i file PDF generati.
  5. In Nome file, controllare il modello del nome del file. Il valore proposto è Payroll %Payroll_No% - Employee %Employee_No%.
  6. In E-Mail, selezionare il codice Parametri Mail desiderato per inviare i documenti.
  7. Se necessario, aggiungere un altro file in Allegare documento. Questo file viene allegato a ogni e-mail.
  8. Attivare Soltanto i conteggi salari modificati per generare solo i conteggi modificati rispetto al conteggio precedente dello stesso tipo.
  9. Se necessario, in Testo supplementare, selezionare un blocco di testo supplementare per il conteggio salariale.
  10. Eseguire il report e confermare la richiesta di sicurezza per l'invio tramite e-mail.

È necessario attivare Scaricare come archivio Zip o selezionare un valore in E-Mail. SwissSalary crea un file PDF per ogni conteggio salariale selezionato. Durante l'invio tramite e-mail, il sistema memorizza inoltre nella testata salario la data e l'utente dell'invio elettronico.

Particolarità

Nomi dei file

Il campo Nome file supporta, tra gli altri, i segnaposto seguenti:

  • %Payroll_No%
  • %Employee_No%
  • %Employee_ID%
  • %Employee_Surname%
  • %Employee_FirstName%
  • %PostingMonth%
  • %PostingMonthText%
  • %PostingYear%

SwissSalary sostituisce i caratteri non validi e aggiunge l'estensione .pdf.

Testo supplementare sul conteggio salariale

Il Testo supplementare appare sul conteggio salariale, non nel testo dell'e-mail. SwissSalary cerca prima le righe con il Codice lingua della persona e, in alternativa, utilizza le righe senza lingua.

Soltanto i conteggi salariali modificati

Con Soltanto i conteggi salari modificati, SwissSalary confronta gli importi bancari e gli importi dei tipi di salario con il conteggio salariale precedente dello stesso tipo per la stessa persona. Se non esiste un conteggio precedente, viene creato quello corrente.

IncaMail

Se si attiva IncaMail in Parametri Mail, SwissSalary completa l'indirizzo del destinatario per IncaMail. Le opzioni Criptato, Raccomandata e Privato controllano i relativi identificatori IncaMail nell'oggetto.

Warnung

Controllare i destinatari, il periodo di conteggio e gli allegati prima di confermare. Il report invia immediatamente i conteggi salariali generati tramite l'account e-mail configurato.

Informazioni utili

  • Si lascia vuoto Invio elettronico, ma si attendono comunque e-mail: SwissSalary crea il PDF, ma non lo invia e il dipendente non riceve il conteggio.
  • Si imposta l'invio come privato o aziendale senza immettere l'indirizzo e-mail corrispondente: la convalida si interrompe e nessuno riceve il conteggio.
  • Non si seleziona né il download ZIP né l'e-mail: il report non si avvia.
  • Si controllano i destinatari, il periodo e gli allegati solo dopo la conferma: l'invio inizia immediatamente con dati errati.
  • Si attiva Soltanto i conteggi salari modificati e si prevedono tutti i PDF: se gli importi bancari e dei tipi di salario non sono cambiati, non viene generato alcun file.

Vedere anche