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Approvare, correggere o annullare un trattamento salario

Controllare i risultati salariali calcolati e decidere se approvare il trattamento, annullarlo e ricalcolarlo oppure autorizzarlo per il pagamento e la registrazione. Il lavoro viene svolto dagli specialisti paghe; se il processo di approvazione è attivo, partecipa una seconda persona autorizzata. Questo passaggio segue immediatamente il calcolo del salario. Contemporaneamente è possibile inviare i conteggi salariali; in seguito si eseguono il pagamento ISO 20022 e la registrazione.

Prerequisiti

  • Il trattamento salario definitivo è calcolato e visibile nella pagina Trattamenti salari. Per ulteriori informazioni, vedere Eseguire un trattamento salario.
  • Si dispone dell'accesso a Trattamenti salari e ai report di controllo, almeno il conteggio salariale, l'elenco delle differenze e i posti salario.
  • Gli scostamenti rispetto al mese precedente sono stati chiariti o documentati. Per ulteriori informazioni, vedere Confrontare i trattamenti salario e chiarire gli scostamenti.
  • Per l'approvazione, il processo di approvazione è attivato nei dati di base salari ed è disponibile una seconda persona autorizzata.

Controllare i risultati salariali

  1. Aprire la pagina Trattamenti salari.
  2. Selezionare il trattamento da controllare.
  3. Controllare i conteggi salariali, i posti salario e l'elenco delle differenze.
  4. Riconciliare il numero di dipendenti e i valori lordi, delle deduzioni e netti.
  5. Controllare i pagamenti bancari e i casi particolari, quali assunzioni, uscite, modifiche retroattive e imposta alla fonte.
Wichtig

L'approvazione non sostituisce il controllo specialistico. Conferma soltanto che il trattamento controllato può essere utilizzato per le azioni successive.

Approvare il trattamento salario

Se il processo di approvazione è attivo:

  1. Selezionare il trattamento controllato.
  2. Selezionare Flusso di lavoro e quindi Approvazione.
  3. Verificare che siano indicati la data di approvazione e la persona che approva.

La persona che ha calcolato il trattamento salario non può approvare lo stesso trattamento. Un trattamento già approvato non può essere approvato di nuovo. Senza approvazione, SwissSalary blocca sia l'esportazione ISO 20022 sia la registrazione.

Correggere gli errori prima della registrazione o annullare il trattamento salario

Se il controllo evidenzia un errore di calcolo:

  1. Non pagare il trattamento.
  2. Annullare il trattamento aperto.
  3. Correggere i dati di base, TimeMachine o del giornale errati.
  4. Eseguire di nuovo i controlli di prova e di plausibilità.
  5. Creare un nuovo trattamento salario definitivo.
  6. Ripetere il controllo specialistico e, se necessario, l'approvazione.

Durante l'annullamento, SwissSalary rimuove le testate salario, i posti salario, i dati bancari registrati e le altre informazioni successive create per il trattamento. I dati del giornale e degli orari interessati tornano quindi disponibili per la correzione e un nuovo calcolo.

Questa azione non consente di annullare un trattamento registrato.

Gestire il blocco storno

Durante la creazione di un file di pagamento, SwissSalary può impostare il Blocco storno. Il trattamento appare quindi come non registrato, ma è protetto da un annullamento accidentale.

Resettare il blocco solo dopo aver accertato che non sia stato eseguito alcun pagamento bancario:

  1. Selezionare il trattamento non registrato e bloccato.
  2. Selezionare Resettare il blocco dello storno.
  3. Leggere l'avviso relativo a pagamenti errati o duplicati.
  4. Confermare solo se la banca non ha eseguito il file.
  5. Annullare quindi il trattamento e creare un nuovo file di pagamento dopo la correzione.
Warnung

Non resettare mai il blocco storno finché un file di pagamento potrebbe essere ancora in elaborazione nell'e-banking. In caso contrario, una nuova esportazione può generare pagamenti duplicati.

Decidere in base allo stato

Situazione Procedura
Il trattamento è aperto e corretto Approvarlo, se necessario, quindi pagarlo e registrarlo
Il trattamento è aperto ed errato Annullarlo, correggere i dati di base e ricalcolare
Il trattamento non è registrato e presenta un blocco storno Chiarire lo stato del pagamento al di fuori di SwissSalary; resettare il blocco solo se non è stato eseguito alcun pagamento
Il trattamento è registrato Gli utenti non possono più annullare il trattamento; definire il processo di correzione specialistico e contabile
Hinweis

Lo storno completo di un trattamento salario già registrato ed eventualmente pagato non fa parte di questo processo. Coordinare un caso simile con gli specialisti responsabili delle paghe e delle finanze.

Informazioni utili

  • Si considera l'approvazione come un controllo specialistico: essa autorizza soltanto il pagamento e la registrazione, quindi gli errori nel salario netto passano inosservati.
  • La stessa persona che ha calcolato il trattamento lo approva: viene meno il principio del doppio controllo.
  • Si resetta il Blocco storno mentre il file bancario potrebbe essere ancora in elaborazione nell'e-banking: possono verificarsi pagamenti duplicati.
  • Si tenta di resettare un trattamento registrato con Annullare elaborazione conteggio salari: non è possibile; è necessario seguire il processo di correzione contabile.

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